Selvitys audiovideokirjastoista

Johdanto

Seinäjoen ammattikorkeakoulussa on pidemmän aikaa ollut keskustelua ja siihen liittyvää tarvetta audiovideokirjastolle, johon talletettaisiin podcastien ja videoiden raakaversiot. Nykytilanteessa erityisesti hankkeissa tuotetut videot jäävät vain Youtuben kaltaisiin virallisiin kanaviin talletettuihin versioihin, jolloin usein varsinaiset alkuperäiset versiot ovat hajanaisesti talletettuina esim. ulkoisille kovalevyille, verkkokansioihin ja/tai Teams-kansioihin.

Syksyllä 2022 havahduttiin siihen tosiasiaan, että neljällä SeAMKin ESR-rahoitteisella hankkeella, nimittäin Training 4.0:XR-, Tuotekehitys-, AutoESR- ja TehoData-hankkeella oli tavoitteena julkaista hankkeen tulokset oppimisympäristössä hankkeidensa sisällöistä. Keväällä 2023 päädyttiin näissä hankkeissa yhteistuumin rakentamaan yhdessä oppimisympäristöä, jota voitaisiin käyttää yhteistä pohjaa näille kaikille hankkeille. Samalla näissä hankkeissa havaittiin tarve tallettaa hankkeissa tuotettua materiaalia kuten dokumentteja, esimerkiksi käyttöohjeita ja videoita kuten eri tilaisuuksien tallenteista siten, että ne ovat kaikkien sidosryhmien saatavilla. Lisäksi näiden tulisi olla paikassa, jossa ne säilyvät myös hankkeiden päätyttyä. Nykytilanteessa hankkeiden tuottama materiaali on usein tallennettu hankkeen päättämään paikkaan, josta sitä voi hankkeen jälkeen olla vaikea löytää tai käsitellä hankkeen päätyttyä.

Havaittuun tarpeeseen vastaamiseksi hankkeiden yhteistyönä selvitettiin materiaalin tallentamiseen yhteiseen keskitetysti hallinnoituun paikkaan tarkoitettuja ratkaisuja. Tämän lisäksi vertailtiin tarkemmin kolmea vaihtoehtoa. Vertailun tuloksena saatiin havaintoja ja suosituksia jatkokäsittelyä varten.

Vertailun kohteet ja menetelmä

Vertailuun valikoitui kolme vaihtoa, Microsoft 365:n SharePoint, Kaltura ja UbiCast. Näistä Kaltura ja UbiCast ovat erityisesti AV-kirjastoja ja Microsoft 365:n SharePoint yleisempi yhteistyö- ja materiaalialusta. Seinäjoen ammattikorkeakoululla kuten useilla muillakin organisaatioilla on Microsoft 365:n SharePoint käytössä jakamisen ja yhteistyön ohjelmistona. Kaltura on käytössä mm. useissa korkeakouluissa videoiden julkaisualustana, mutta UbiCast videoiden julkaisualustana puolestaan on Suomessa harvinaisempi.

Ensinnäkin Microsoft 365:n SharePoint jakamisen ja yhteistyön ohjelmistona edistää tuottavuutta parantaen jokaisen projektitiimien ja organisaatioiden välistä tiimityötä (Microsoft, i.a.). Microsoftin mukaan voit Sharepointissa jakaa tiedostoja, tietoja, uutisia ja resursseja joko PC- tai Mac-tietokoneilla sekä mobiililaitteilla. Toisena vertailtavana ohjelmistona Kaltura on sisältökeskus, joka tekee mahdolliseksi yhteistyön luomisen, lisäten sitoutumista ja tarjoten kanavien välistä seurantaa vaikuttavien oivallusten saamiseksi (Kaltura, i.a.). Kalturan mukaan verrattoman joustavuuden ja skaalautuvuuden ansiosta videoportaalisi voi näyttää, tuntua ja toimia juuri niin kuin haluaisitkin sen toimivan. Kolmantena ohjelmistona vertailuun valittu Ubicast-palvelu lupaa tuoda opiskelijan oppimiskokemuksena ainutlaatuisia kurssimateriaaleja, joita on rikastettu automaattisella diatunnistuksella ja puheesta tekstiksi -ominaisuuksilla (Ubicast, i.a). Lisäksi kyseisessä palvelussa on tarjolla älykäs indeksointijärjestelmä, jolloin opiskelijat voivat katsella ja katsoa sisältöjä yhä uudelleen omalla rytmillään käyttäen hakusanoja ja palata aina kiinnostaviin hetkiin. Vielä opiskelijat voivat luoda omia kommenttejaan, liittää kuvia ja dokumentteja sekä aloittaa keskusteluita.

Ennakkoasetelmana on se, että Microsoft 365:n Sharepoint toimii parhaiten tiimityön parhaaksi, Kaltura toimii parhaiten videoiden julkaisualustana ja Ubicastin vahvuudet ovat oppimissisällöissä. Vertailua varten tarkennettiin vertailtavia ohjelmistoille annettuja vaatimuksia ja tarkennetuille vaatimuksille annettiin painoarvot. Vertailtavat vaatimukset olivat ryhmitelty toiminnallisiin sekä ei-toiminnallisiin vaatimuksiin. Toiminnallisissa vaatimuksissa tarkasteltiin ohjelmistojen perusvaatimuksia, hallinnollisia vaatimuksia, viestinnällisiä vaatimuksia, raportointiin ja analysointiin liittyviä vaatimuksia, ohjelmistojen hakuun liittyviä vaatimuksia, oppimispolkujen luontiin ja hallintaan liittyviä vaatimuksia sekä ohjelmistojen tietoturvaan liittyviä vaatimuksia. Ei-toiminnallisissa eli perusvaatimuksissa tarkasteltiin vastaavasti web-sivupohjaisuutta, asennusmahdollisuuksia organisaation palvelimille, pilvipalveluita, mobiilipalveluita, saatavilla olevia kieliversioita, hintaa ja hinnoitteluperiaatteita, lisenssityyppejä, yhtäaikaisten käyttäjien määriä, käyttäjähallintaa, skaalautuvuutta, järjestelmien palveluasteita, varmuuskopiointia, laitteistovaatimuksia sekä tuettuja käyttöjärjestelmiä. Käytännössä jokainen vertailun osa-alue arvioitiin ja pisteytettiin toisistaan riippumatta vertailukohteiden osalta eri hankeasiantuntijoiden toimesta. Tulokset kirjattiin taulukkoon, josta pisteytys ja perustelut käyvät ilmi.

Havainnot ja suositukset

1. Käytetty menetelmä toimi hyvin. Sen avulla vaihtoehdot saatiin vertailua samoin perustein ja niiden erot kävivät selkeästi ilmi. Vertailumenetelmää voi siten suositella muihinkin vastaaviin tilanteisiin.

2. Koska hankkeiden tarve kattaa muunkin tyyppistä materiaalia kuin AV-materiaalia, eivät erityisesti AV-kirjastoiksi tarkoitetut ratkaisut sovellu hankkeiden tarvitsemaksi yleisratkaisuksi. Tässä mielessä vertailuun olisi jälkikäteen ajateltuna ollut hyvä selvittää ja valita muitakin SharePointin kaltaisia vaihtoehtoja.

3. Vertailukohteista hankkeiden tarpeeseen soveltui vertailun tulosten perusteella Microsoft 365:n SharePoint perustuen sen integroitavuuteen jo olemassa olevaan järjestelmään. Lisäksi SeAMKilla on laajasti käytössä Microsoft 365:n SharePointiin liittyviä lisenssejä, joiden avulla alustan jatkokehityksen monipuolisuus on paremmin saavutettavissa, kuin että järjestelmän rajapinnat ja muut vaadittavat ominaisuudet ostettaisiin tai rakennettaisiin erikseen. Sitä vastoin, jos tarve olisi pelkästään AV-materiaaliin liittyvä, olisi ainakin Kaltura varteenotettava vaihtoehto, joskin sen hyödyt tulevat parhaiten esille, kun käyttöä on paljon ja tarpeisiin liittyy mm. materiaalin käytön ja käyttäjien analytiikka yms. kaupallisen tai vastaavan toiminnan tuki.

Johtopäätökset ja suositukset

Eri vaihtoehtojen systemaattinen selvittäminen ja vertailu oli hyödyllistä usealla tavalla. Toisaalta sen avulla saatiin tehtyä vertailu selkeästi ja perustellusti, ja toisaalta myös havaitun tarpeen yksityiskohdat tarkentuivat vertailukohteiden määrittelyn ja vertailun tekemisen yhteydessä. Vertailun avulla saatiin myös haluttu tulos, eli suositus valittavasta vaihtoehdosta.

Selvityksen mukaisesti hankkeiden käyttöön parhaiten soveltuvalle Microsoft 365:n Sharepoint -ohjelmistoon saatiin hankkeiden aikana luotua materiaalien jakamiseen Microsoft 365:n Sharepointtiin “TKI- sandbox”- osio, jonka kautta materiaalia pystyttiin linkittämään muille sivustoille kuten esimerkiksi SeAMK- projektit sivustolle ja erillisille hankkeista kertoville nettisivuille sekä hankkeiden aikana luotuun hankkeiden yhteiseen oppimisympäristöön. Tehdyn selvityksen perusteella voidaan nyt suositella, että organisaatiotasolla SeAMKissa tulee tehdä tarvittavat päätökset, jotta Microsoft 365:n Sharepoint-järjestelmä otetaan käyttöön audiovideokirjastoksi.

Kiitämme hankkeittemme rahoittajaa tämän artikkelin kirjoittamisen tukemisesta. Training 4.0:XR-, Tuotekehitys-, AutoESR- ja TehoData-hankkeet ovat kaikki Keski-Suomen ELY-keskuksen rahoittamia ESR-hankkeita. TehoData-hanke rahoitetaan REACT-EU-välineen määrärahoista osana Euroopan unionin COVID-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia.

Raine Kauppinen
lehtori, automaatio- ja tietotekniikka
TehoData-hanke
SeAMK

Juha-Matti Arola
projektipäällikkö, SeAMK TKI
TehoData- ja Digitalisaatio ajoneuvojen jälkimarkkinoiden toimissa (AutoESR)- hankkeet
SeAMK

Juho Pirttilahti
projektipäällikkö, SeAMK TKI
Kasvua tuotekehityksellä Etelä-Pohjanmaan valmistavan teollisuuden pk-yrityksissä -hanke
SeAMK

Janne Kapela
projektipäällikkö, SeAMK TKI
Training 4.0:XR-hanke
SeAMK

Lähteet:

​Kaltura. (i.a). Kaltura. https://corp.kaltura.com/video-collaboration-communication/enterprise-video-portal/

Microsoft. (i.a). SharePoint. https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/sharepoint/collaboration

UbiCast. (i.a). UbiCast. https://www.ubicast.eu/