Sosiaalihuollon kirjaaminen muutoksessa: asiakasohjaajien kokemuksia kirjaamisesta

Taustaa

Mari Juhala (2026) on yamk-opinnäytetyössään selvittänyt sosiaalihuollon työntekijöiden kokemuksia kirjaamisesta. Kirjaaminen on keskeinen osa sosiaalihuollon asiakastyötä ja tiedonhallintaa. Sen avulla varmistetaan, että asiakkaan tilanteeseen liittyvä olennainen tieto on saatavilla oikeille henkilöille oikeaan aikaan (Juhala, 2026, 9). Lainsäädäntö velvoittaa sosiaalihuollon asiakastietojen kirjaamiseen ja määrittää kirjattavat tiedot (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023).

Sosiaalihuollon kirjaaminen on murrosvaiheessa meneillään olevien lakimuutosten ja kansallisten kehittämistoimien myötä (Juhala, 2026, s. 7). Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto otettiin käyttöön vuonna 2018 (Hujanen ym., 2021, s. 362). Se on osa valtakunnallisia tietojärjestelmäpalveluita eli Kanta-palveluita. Uusi asiakastietolaki (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023) tuli voimaan vuoden 2024 alusta. Se velvoittaa sosiaalihuollon palvelunantajia liittymään Kanta-palveluihin vuoden 2026 syyskuuhun mennessä. Tämä on luonut hyvinvointialueille merkittäviä kehittämispaineita, erityisesti tietojärjestelmien uudistamisen osalta (THL, 2026, Liittyminen sosiaalihuollon Kanta palvelujen käyttäjäksi -luku).

Kanta-palveluihin liittymisen myötä sosiaalihuollossa otetaan käyttöön rakenteiset asiakirjat, joita julkisen ja yksityisen sosiaalihuollon palvelunantajat tulevat käyttämään (Juhala, 2026, s. 10). Rakenteisella kirjaamisella tarkoitetaan asiakastiedon kirjaamista THL:n määrittelemiin asiakirjarakenteisiin, jotka julkaistaan Sosmeta-palvelussa. Rakenteinen kirjaaminen muuttaa myös kirjaamisessa käytettävää kieltä ja termistöä. Asiakasohjaajien osalta se tarkoittaa kouluttautumista ja suurta muutosta kirjaamisen tapaan (Juhala, 2026, s. 7, 10).

Sosiaali- ja terveysministeriön (2025) selvityksessä tuodaan esille yleiskuvaa sosiaali- ja terveysalan ammattilaisten kirjaamisen kuormittavuudesta ja hyödyistä osana arjen työtä sekä selvitetään kirjaamiskäytänteitä. Selvityksen mukaan sote-alan ammattilaiset käyttävät kirjaamiseen paljon aikaa, osa ammattilaisista käyttää siihen yli kolme tuntia päivässä. Asiakastietojen kirjaamista pidetään tärkeänä osana työtä, mutta samalla se koetaan kuormittavana (Sosiaali- ja terveysministeriö (STM), 2025).

Asiakasohjaajien kokemuksien selvittäminen

Juhalan (2026) opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää sosiaalihuollon kirjaamista sekä tunnistaa siihen liittyviä haasteita ja kuormittavia tekijöitä. Tavoitteena oli tarkastella kirjaamisen tilannetta asiakasohjaajien kokemana. Lisäksi tavoitteena oli tuoda esiin arjen dokumentoinnin merkitystä asiakasohjaajan työssä sekä selvittää, miten kirjaamista voisi kehittää ja miten kirjaamisosaamista tulisi ylläpitää.

Opinnäytetyö toteutettiin monimenetelmällisenä tutkimuksena. Aineisto kerättiin sähköisellä Webropol-kyselyllä (N=45), joka toteutettiin anonyymisti Pirkanmaan hyvinvointialueen kotona asumista tukevien palvelujen ja omaishoidon tuen asiakasohjaajille. Tutkimusaineisto analysoitiin määrällisen tutkimuksen analyysimenetelmiä hyödyntäen, ja avoimet vastaukset analysoitiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin avulla.

Kirjaamisen haasteita

Tulosten perusteella tunnistettiin erityisesti kirjaamiseen liittyviä haasteita ja kuormitustekijöitä, joista keskeisimpinä korostuivat ajan puute sekä vaihtelevat kirjaamiskäytännöt ja -tottumukset. Tietojärjestelmien toimivuuden koettiin myös aiheuttavan asiakasohjaajille haasteita. Asiakas- ja potilastietojärjestelmät eivät tue riittävästi kirjaamista (Juhala, 2026, s. 28). Selkeiden ja yhtenäisten kirjaamisohjeiden puute aiheuttaa lisäkuormitusta asiakasohjaajille. Kirjaaminen koetaan kuitenkin hyvin merkityksellisenä niin itselle, asiakkaille kuin muille ammattilaisille (emt., s. 32).

Työyhteisön yhteisen keskustelun koetaan tukevan kirjaamisen osaamista, mutta samaan aikaan asiakasohjaajilla on tarve kirjaamista koskevaan koulutukseen ja osaamisen ylläpitämiseen (Juhala, 2026, s. 36–38). Alla oleva kuvio 1. (Juhala, 2026, s. 37) osoittaa tekijöitä, jotka asiakasohjaajien vastausten perusteella edistävät hyvää ja laadukasta kirjaamista.

Kuvio 1. Hyvää ja laadukasta kirjaamista edistävät tekijät (N=45) (Juhala, 2026).

Tutkimustuloksissa korostuu systemaattisesti kolme keskeistä tekijää: selkeät ja yhtenäiset kirjaamisohjeet, riittävä aika kirjaamiseen sekä toimivat tietojärjestelmät. Organisaatioiden tulisi kohdentaa näihin riittävästi resursseja, jotta laadukkaalle ja hyvälle kirjaamiselle on olemassa tarvittavat edellytykset.

Kirjaamisen kehittäminen

Yhdenmukaisuuden lisääminen kirjaamiseen ja yhteisten käytäntöjen luominen edellyttää panostusta koulutukseen ja kehittämistyöhön. Juhalan (2026) opinnäytetyön tulokset ovat merkittäviä kirjaamisen käytäntöjen haasteisiin vastattaessa ja sosiaalihuollon kirjaamista kehitettäessä. Kirjaamisen tulee olla laadukasta ja hyvin dokumentoitua asiakastietoa, ja sen tulee olla sote-ammattilaisille selkeää toteuttaa. Kanta-palvelujen käyttöönotto sosiaalihuollossa lisää tarvetta rakenteista kirjaamista koskevalle koulutukselle. Opinnäytetyön tuloksia voidaankin hyödyntää sosiaalihuollon kirjaamista kehitettäessä ja koulutuksia suunniteltaessa Pirkanmaan lisäksi myös muilla hyvinvointialueilla.

Opinnäytetyön tuloksissa havaittiin samoja piirteitä kuin Sosiaali- ja terveysministeriön (2025) teettämässä selvityksessä, mikä korostaa laadukkaan kirjaamisen ja kirjaamisosaamisen kehittämisen merkitystä. Vaikka rakenteinen kirjaaminen on sosiaalihuollossa vielä osin käyttöönotto- ja vakiinnuttamisvaiheessa, toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti. Sosiaalihuoltolakiin valmistellut muutokset voivat tuoda uusia vaatimuksia myös palveluihin ja niiden dokumentointiin (Sosiaali- ja terveysministeriö (STM), 2026). Tämän vuoksi osaamisen jatkuva kehittäminen ja kirjaamiskäytäntöjen päivittäminen ovat välttämättömiä. Laadukas kirjaaminen säilyy keskeisenä työvälineenä asiakkaan oikeusturvan, palvelujen jatkuvuuden ja tiedon hyödyntämisen näkökulmasta.

Mari Juhala
Sosionomi YAMK, suunnittelija

Tiina Hautamäki
YTT, yliopettaja, opinnäytetyön ohjaaja
SEAMK

Artikkeli perustuu SEAMKissa tehtyyn opinnäytetyöhön: 

Juhala, M. (2026). Kirjaamisen rooli iäkkäiden palveluissa: asiakasohjaajien näkökulma ja käytännöt. [Ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytetyö, sosiaaliala]. Seinäjoen ammattikorkeakoulu. https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2026051813268

Muut lähteet

Hujanen, K., Kinnunen, U-M., Ailio, E., & Koivumäki, L.  (2021).  Sosiaalityön laadukas rakenteinen kirjaaminen sosiaalityöntekijöiden kuvaamana. Finnish Journal of eHealth and eWelfare, 13(4), 360–371. https://doi.org/10.23996/fjhw.109933

Jylhä, V. & Kuusisto, H. (2021). Turvallinen tiedonhallinta ja tiedon hyödyntäminen. Teoksessa T. Kurki, V. Jylhä & T. Kekoni (toim.), Asiakasturvallisuus sosiaali- ja terveysalalla (s. 117–132). Gaudeamus.

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023. https://www.finlex.fi/eli?uri=http://data.finlex.fi/eli/sd/2023/703/ajantasa/2026-01-16/fin

Sosiaali- ja terveysministeriö (STM). (2025). Selvitys kirjaamisen kuormittavuudesta ja hyötykäytöstä hyvinvointialueiden kokemana. Loppuraportti. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-00-6012-1

Sosiaali- ja terveysministeriö (STM). (2026). Sosiaalihuollon palvelu-uudistus. https://stm.fi/sosiaalihuollon-palvelu-uudistus