Näin rakentui SeAMKin lukuvuoden avajaiskonsertti
Osana SeAMKin 30-vuotisjuhlia SeAMK avasi lukuvuoden tutkinto-opiskelijoilleen ja henkilökunnalleen avajaiskonsertilla. Konsertti järjestettiin Kampusrannassa SeAMK Kampuksella perjantaina 2.9.2022.
Miksi juuri konsertti ja miten sellainen toteutetaan?
SeAMKin opiskelijoille ja henkilökunnalle haluttiin tarjota yhteinen elämys, joka poikkesi täysin SeAMKin arjesta ja oli uudenlainen tapa juhlistaa lukuvuoden avajaisia. Musiikki on ihmisiä yhteentuova taiteenmuoto ja suurellekin ihmismassalle toteutettavissa. SeAMKilaisten yhteinen juhla päätettiin näiden syiden takia toteuttaa konsertin muodossa.
Jotta tällainen konsertti sitten saadaan toteutettua, on hyvä tietää, mitä kaikkea konsertin rakentaminen vaatii. Riittääkö, että on äänentoistolaitteet, lava, esiintyjät ja somessa pari julkaisua? Entä jos pitää striimata, mitä se vaatii? Hyviä ja tärkeitä kysymyksiä kaikki. Suuren tapahtuman järjestelyissä on näiden lisäksi otettava lukematon määrä ns. näkymättömiä asioita huomioon. Näihin lukeutuu esimerkiksi johtavan järjestyksenvalvojan numeron tiedottaminen tapahtuman työntekijöille ja vaikkapa roskisten määrän, sijainnin ja tilavuuden varmistaminen. Järjestelyihin kuuluva to do –lista on pitkä ja ennen kaikkea laaja.
Kevään ennakkojärjestelyjä
Avajaiskonsertin järjestelyt alkoivat konkreettisesti maalis-huhtikuussa, jolloin kartoitettiin konsertin aikataulua, sopivaa tapahtuma-aluetta sekä artistien saatavuutta syyskuun alkuun sekä artistien hintatietoja. Konsertti määriteltiin uusien opiskelijoiden ensimmäisen viikon loppuun, johtuen muun muassa lukuvuoden aloituksesta, uusien startista ja SAMOn avajaisista. Ulkoilmakonsertista johtuen tapahtumaa ei haluttu siirtää liian myöhään syksyllä.
SeAMKin opiskelijoiden ja henkilökunnan yhteiseen konserttiin toivottiin jo alkuvaiheissa isommalta joukolta palautetta artisteista sekä opiskelijoilta että henkilökunnalta. Huhtikuussa osallistettiin opiskelijakunta SAMOn hallitusta ja muutamia opiskelijoita artistin esiäänestyksessä ja -kartoituksessa. Esikartoituksen jälkeen päädyttiin muutaman esiintyjän tarkempaan kartoitukseen. Näistä tehtiin huhtikuun lopulla kysely kaikille opiskelijoille ja henkilöstölle. Sekä opiskelijoiden että henkilöstön äänestyksen voitti Portion Boys, joka varattiin kyselyn tulosten jälkeen toukokuussa. Samoihin aikoihin tehtiin myös aluevaraus Kampusrantaan, jota pidettiin vaihtoehdoista sopivimpina ensimmäiseen ulkoilmakonserttiin erityisesti, kun kyseessä on SeAMKin 30-vuotisjuhlavuosi.
Lavaan, äänentoistoon, valaistukseen, järjestyksenvalvontaan ja lupa-asioihin liittyvät järjestelyt päädyttiin ottamaan tilaisuuteen talon ulkopuolelta. Näihin liittyviä käytäntöjä tarkennettiin konkreettisesti kesäkuun alussa. Tarjouspyyntövaihe oli aloitettu jo maaliskuussa. Kesälomat ja kesän festarit hieman katkaisivat järjestelyjä.
Lupa-asiat ja tiiviimpi järjestelyvaihe
Turvallisuuteen ja lupa-asioihin liittyen osallistuvien ihmisten määrä oli rajoitettu ja määrä haluttiin myös tietää etukäteen, jonka vuoksi ilmoittautumisissa päädyttiin ennakkoilmoittautumiseen. Alueelle saapumiseksi päädyttiin ottamaan rannekkeet, jotta ihmisten tulo alueelle on mahdollisimman helppoa ja nopeaa myös järjestyksenvalvojille. Ilmoittautumisjärjestelmässämme on valmiina tapahtumailmoittautumiseen yhdistettävissä oleva QR-koodi, joten rannekkeen nouto tapahtui kätevästi koodilla ilman nimi- tai opiskelijatunnusten näyttämistä.
Kyselyiden jälkeinen ensimmäinen ennakkoviesti kaikille opiskelijoille ja henkilöstölle viestittiin intranetissä ja Tuudossa heinäkuussa. Tapahtumien järjestely on alkutuotantovaiheessa lähes täysin toimistotyötä. Varaukset, luvat, tiedotteet sisäisesti ja ulos sekä pienten yksityiskohtien varmistaminen vievät paljon aikaa.
Tuottajalla ja tiimillä täytyy olla konkreettinen lopputulos selkeänä tiedossa, jotta kaikki päämäärään vievät valmistelut saadaan hoidetuksi. Ensimmäistä kertaa järjestettävän tapahtuman tukena ei ole edellisen tapahtuman raportteja tai muistioita, eikä tiedossa ole vielä ns. paranneltavia yksityiskohtia, joten tuntosarvet pitää olla korkealla ja tapahtumaa tuleekin kelattua mielessä ja palavereissa läpi useaan otteeseen.
Elokuussa alkoi viestinnän tiiviimpi vaihe, jolloin viestittiin edellä mainittujen lisäksi Teamsissä, sähköpostitse, ilmoitustauluilla kaikissa SeAMKin kiinteistöissä, infonäytöillä, somessa, verkkosivuilla sekä vielä ennen tapahtumaa myös keskusradion kautta. Lisäksi tapahtuma oli kansainvälisten opiskelijoiden tapahtumakalenterissa.
Elokuussa kiinnitettiin Henrikki toiseksi esiintyjäksi ja varmisteltiin SAMOlta ennen konserttia olevaa ohjelmaa. Tapahtumaviikon järjestelyt liittyivät rannekkeiden noutoon ja siitä viestimiseen sekä itse tapahtuman rakentamiseen ja somistamiseen, lupa-asioiden tarkentamiseen ja yhteistyötahoneuvotteluihin. Lisäksi tapahtuma-alueesta tehtiin kartta, jotta sekä alueen ulkopuolella, että sisäpuolella olevat ihmiset löytäisivät mahdolliset kiertotiet tai kulun alueelle ja esimerkiksi vessaan.
Tapahtumapäivänä Portion Boys villitsi
Itse tapahtumapäivä oli lämpimähkön alkusyksyn jälkeen hieman kolea ja vettäkin tihuutteli taivaalta. Konsertissa päästiin kuitenkin mukavaan tunnelmaan. Kansainvälisiä opiskelijoita oli saapunut paikalle runsaasti, ja mukaan mahtui sekä suomenkielisissä tutkinto-ohjelmissa opiskelevia että henkilökuntaa.
Tapahtumaan oli ilmoittautuneita noin 600, mutta paikalle saapunut määrä oli pienempi. Portion Boys sai kuitenkin aikaisesta ajankohdasta huolimatta ihmiset mukavaan juhlafiilikseen. He vetivät tapahtumassa tunnin setin, joka sisälsi yhtyeen taipaleen soitetuimmat hitit sekä suurelle yleisöllekin tutut “Nautin elämästä” ja “Vauhti kiihtyy”. Koleasta kelistä huolimatta tunnelma oli lämmin ja hyväntuulinen.
Tilaisuuden aloitti SAMOn visa, jonka jälkeen rap-artisti ja SeAMKin alumni Henrikki aloitti varsinaisen konserttiosuuden. Tilaisuuden juonsi kulttuurituotannon opiskelija Aleksi Haapaluoma. Henrikin vedon jälkeen Aleksi ja rehtori Jaakko Hallila kävivät keskustelua syksyn aloituksesta, Jaakon omista tunnelmista juuri tämän korkeakoulun rehtorina toimimisesta, sekä SeAMKin yhteisöllisyydestä.
Avoin kommunikaatio on myös mahdollistanut sen, että SeAMK on kehittynyt siksi mikä SeAMK tänä päivänä on. Jos siinä olisi kuilua emmekä keskustelisi ja kuuntelisi toisiamme, niin SeAMK tuskin olisi tässä pisteessä, totesi rehtori Jaakko Hallila.
Tapahtuman jälkeinen palaute
Tapahtuman jälkeen kerättiin palautetta osallistuneilta. Vastausprosentti jäi 24 %:iin, mutta arviot olivat kohtalaisen hyviä. Hymynaama-asteikolla huippuarvosanan (5/5) antoi 48 % vastaajista, ja seuraavaksi parhaan (4/5) 38 % arvosanasta. Kaksi huonointoina arvosanaa antoi yhteensä 7 vastaajaa.
Avointen vastausten iso määrä ilahdutti järjestäjiä. Näissä palautteissa nousivat esille muun muassa molemmat artistit ja rehtorin puheenvuoro, kokonaisuus ja järjestelyt, tunnelma ja viihtyminen sekä henkilöstön mukanaolo. Kehittävinä kohteina mainittiin englanninkielen vähäisyys molempien artistien laulaessa suomeksi, kylmä sää, ajankohta, tarjoilujen puute sekä vastaajan oma kiireisyys.
Kiitämme kaikkia tapahtumaan osallistujia ja myös muita palautteen antajia.
Outi Kemppainen, viestintä- ja markkinointipäällikkö, SeAMK
Sanna Kantola, tapahtumatuotannon harjoittelija, SeAMK
