Yhteistyösuhteiden digitaalinen suorituskykymittaristo
Tukevatko verkostosi menestystäsi – yhteistyösuhteiden digitaalinen suorituskykymittaristo
Seinäjoen ammattikorkeakoulu on toteuttanut yhdessä Vaasan yliopiston kanssa hankkeen, jossa yrityksille on kehitetty työkaluja yhteistyösuhteiden ja verkostojen suorituskyvyn mittaamiseen. SeAMK toteutti kaksi osakokonaisuutta, joissa ensimmäisessä kehitettiin suorituskykyyn vaikuttavien tekijöiden mittarit ja toisessa osassa on kehitetty mittari simuloinnista saatavan hyödyn arviointiin. Nämä mittarit digitalisoitiin ja ne ovat kaikkien yritysten käytettävissä Seinäjoen ammattikorkeakoulun kotisivuilla välilehdellä Yrityksille – Kehittämistyökalut yrityksille.
Suorituskyvyn mittaristo koostuu toimintamallista, joka koostuu neljästä työpajasta. Työpajoja varten on luotu valmiit pohjat ohjattuun työskentelyyn. Ensimmäisessä työpajassa kartoitetaan yrityksen verkosto ja valitaan ne yhteistyösuhteet, jotka sillä hetkellä tai tulevaisuudessa arvioidaan tärkeiksi yrityksen ja verkoston suorituskyvyn näkökulmasta. Tätä varten on toimintamalliin kehitetty työkalu, jonka avulla arvioidaan kunkin yhteistyösuhteen strateginen merkitys yritykselle. Seuraavien työpajojen teemat ovat Markkinointi, Järjestelmät ja prosessit ja Yhteistyösuhteiden ominaisuudet ja niiden ohjaus. Viimeisessä työpajassa tehdään johtopäätökset yhteistyösuhteiden nykytilasta ja määritellään kunkin suhteen tavoitetila. Lisäksi suunnitellaan kehittämistoimenpiteet aikatauluineen ja vastuuhenkilöineen. Lisäksi yritys voi arvioida, mitä hyötyä se saisi toimitusketjun simuloinnista. Jokaisen työpajan teemaan liittyy digitaalinen mittari, jonka avulla yritys arvioi yhteistyösuhteitaan, saa niistä palautteen ja kehittämisehdotuksia.
Työpaja 1 Markkinointi sisältää kaksi mittaria: Markkinaorientaatio ja Markkinointikyvykkyys, joiden avulla arvioidaan millä tavalla asiakas- ja kilpailijatietoa hankitaan ja käytetään yhteistyössä. Työpaja 2 Järjestelmät ja prosessit –teemassa mittarina on Informaation käyttö, jossa selvitetään informaation käyttöä ja käytön laajuutta yhteistyösuhteissa. Kolmannessa työpajassa on kaksi mittaria: Yhteistyösuhteiden sosiaalinen ulottuvuus ja Yhteistyösuhteiden ohjaus. Neljännessä työpajassa tehdään yhteenveto kolmen aikaisemman työpajan tuloksista ja laaditaan suunnitelmat kehittämistoimenpiteiden toteuttamiseen aikataulutuksineen sekä nimetään vastuuhenkilöt.
Työpajatyöskentely
Työpajatyöskentely on suunniteltu noin kahden tunnin mittaisiksi tiiviiksi sessioiksi. Kussakin työpajassa käydään ensimmäisenä läpi työpajan tarkoitus ja tavoitteet sekä työpajan työjärjestys.
Kukin työpaja koostuu sekä ohjeistetusta työpajan kulusta että siihen liittyvästä digitaalisesta mittarista. Mittari sisältää kysymyksiä, joiden avulla arvioidaan kunkin teeman osalta yhteistyösuhteen suorituskykyä. Kysymyksistä on pyritty laatimaan mahdollisimman yksiselitteisiä ja selkeitä – mutta myös yleispäteviä Toisin sanoen kysymyksissä saattaa olla myös sellaisia, jotka kenties tuntuvat vaikeilta vastata juuri oman yrityksen perspektiivistä.
Kysymykset antavat myös viitteitä siitä, minkälaisista tekijöistä nykytilakuvaus muodostuu ja antaa näin keskustelijoille osviittaa siihen, minkälaisiin asioihin tulisi kiinnittää huomiota. jotta päästäisiin yhteistyön tavoitetilaan.
Suorituskykymittaristo
Mittaristo koostuu suorituskyvyn arviointiin tarkoitettujen kysymyslomakkeiden avulla. Yleisimmin vastaajaa pyydetään ottamaan kantaa erilaisiin väittämiin ja arvioimaan kuinka hyvin jokin väittämä vastaa tietyn yhteistyösuhteen toimintaa. Kaikissa osioissa on myös linkki työpajan materiaaliin, joka ohjaa työpajan kulkua ja toimii myös työpajan muistiona.
Arviointilomakkeiden kysymyksiin vastataan työpajassa kaikkien työpajaan osallistuvien kanssa yhdessä. Näin kaikkien mielipiteet tulevat huomioiduksi arvioinnissa ja syntyy mahdollisimman totuudenmukainen kuva ko. yhteistyösuhteen vaikutuksesta suorituskykyyn.
Vastaukset tallentuvat tietokantaan ja vastauksista saa välittömän palautteen. Palautteisiin pääsee palaamaan koska tahansa kirjautumalla uudelleen yrityksen tunnuksilla järjestelmään. Tämän jälkeen vastaaja saa palautteen sekä numeerisena että sanallisena. Lisäksi vastaaja saa tuloksista graafisen kuvauksen, jossa näkyvät myös omat tulokset vertailuna muiden vastaajien tuloksiin. Aikaisempiin tuloksiin ja palautteisiin voi palata milloin tahansa, jos haluaa vaikkapa vertailla yhteistyön suorituskyvyn kehittymistä.
Lopuksi
Yhteistyön suorituskyky on yrityksen ja toimitusketjun/verkoston menestymiselle tärkeää. Usein yrityksessä on vaikeaa tunnistaa omien yhteistyösuhteiden vaikutus menestymiseen. Joskus on jopa vaikea tunnistaa, mikä yhteistyösuhde on vaikuttavuudeltaan kaikkein merkittävin. Nyt kehitettyyn suorituskykymittaristoon on valittu sellaiset tekijät, jotka ovat aikaisempien tutkimusten perusteella tunnistettu kaikkein merkittävimmiksi sekä yrityksen että yhteisverkostojen menestymisessä. Arvioinnin palautteita hyödyntämällä yritys voi lähteä systemaattisesti kehittämään verkostojensa suorituskykyä.
Kirsti Sorama
yliopettaja, SeAMK Liiketoiminta ja kulttuuri
Sanna Joensuu-Salo
yliopettaja, SeAMK Liiketoiminta ja kulttuuri