Toiminnanohjauksen demoympäristö opetuksessa

Tietojärjestelmien opetuksessa käytännön kokeilut mahdollistavat monipuolisen oppimisen ja SeAMKissa opiskelijoilla on mahdollisuus päästä kokeilemaan toiminnanohjauksen eri moduuleita ja prosesseja toiminnanohjauksen demoympäristössä. Käyn seuraavissa luvuissa läpi muutamia kokemuksia käytännönläheisestä opettamisesta, jossa demoympäristön käyttö yhdistetään esimerkkien kautta laajempiin asiakokonaisuuksiin.

Kokonaisuus

Toiminnanohjauksen ymmärryksen kannalta on tärkeä hahmottaa sidosryhmien ja käyttäjien moninaisuus. Järjestelmän ympärille syntyy monipuolinen käyttäjien ja ylläpitäjien joukko, joiden toimilla on vaikutuksia mm. järjestelmän hyödyntämismahdollisuuksiin, datan laatuun ja päätöksentekoon. Suurin osa tiedon syöttäjistä ja hyödyntäjistä ovat yrityksen sisäisiä toimijoita, mutta käyttöönotossa ja ylläpidossa ulkoistuksilla saattaa olla merkittävämpi rooli.

Järjestelmän moninaisuus ei rajoitu sidosryhmiin. Toiminnanohjausjärjestelmät kätkevät sisäänsä useita varsin erilaisia toiminnallisuuksia kirjanpidosta tuotannonhallintaan ja projektinhallinnasta CRM:än. Eri käyttäjäryhmillä on myös erilaisia toiveita kunkin osakokonaisuuden toimintaan, mikä haastaa sekä käyttöönottoprojektia että myöhempää järjestelmän käyttöä.

Demoympäristö auttaa tunnistamaan erilaiset työntekijäroolit sekä miten asiakkuudet ja toimittajat näkyvät järjestelmässä. Samoin demoyritys tutustuttaa opiskelijat eri moduuleihin ja auttaa hahmottamaan järjestelmän niiden muodostamana kokonaisuutena. ERPin mukanaan tuomat integraation edut avautuvat sitä mukaa, kun toisaalla syötettyä tietoa on mahdollista tarkastella muissa moduuleissa oleellisilta osin.

Moduulit ja prosessit

Varsinainen työskentely ERPissä tapahtuu eri moduulien tarjoamien syöttö- ja raporttilomakkeiden kautta. ERPin prosessit voivat tapahtua joko yksittäisen moduulin sisällä tai läpi leikata useampia moduuleja. Kurssilla käsiteltiin mm. verkkokauppaan liittyviä prosesseja, jossa verkkokauppamoduuli huolehti tietojen näkyvyydestä asiakkaalle, mutta koko prosessin toteuttaminen edellyttää yhteistyötä hankinta- ja varastomoduulin sekä laskutus- ja kirjanpitomoduulien kanssa. Tilauksesta syntyvä toimittajiin, asiakkaaseen ja kirjanpitoon suuntautuvat tietovirta on helpompi tunnistaa ja hahmottaa käytännön esimerkeistä kuin pelkästään luettuna.

Kurssilla käsiteltiin myös työntekijän elinkaarta yrityksessä. Demoympäristö kautta voidaan julkaista työpaikkailmoitus, hallinnoida rekrytointiprosessia, kirjata työntekijätiedot, allekirjoituttaa työsopimus sähköisesti ja lopulta hallinnoida työsuhdetta työvuorojen suunnittelun ja työaikakirjausten kautta. Järjestelmän avulla voidaan myös rakentaa perehdytys- ja lähtösuunnitelmat sekä varmistaa, että kyseisen henkilön esimies varmistaa prosessien toteuttamisen erillisten tehtävälistojen kautta. Näin opiskelija pääsee näkemään, miten työsuhteen eri vaiheet toteutuvat toiminnanohjausjärjestelmässä samalla vertaillen tilanteeseen, jossa järjestelmää ei olisi käytössä. Formalisointi tuo etuja, mutta samalla käyttäjien on sitouduttava toimintamalleihin, joita ei välttämättä ilman järjestelmää toteutettaisi ollenkaan. Näin päästää pohtimaan hyöty-/panossuhteita ja sitä, minkälaiset toimintamallit yritykseen kannattaa rakentaa.

Konfigurointi ja räätälöinti

Valittu demoympäristö mahdollistaa eri valikkojen halutunlaisten konfiguraatiot ja yksinkertaisten räätälöintien kokeilut. Keskustelu räätälöinnistä ja niiden vaikutuksista käyttöliittymän, liiketoimintalogiikan tai tietokantayhteyksien osalta saattaa jäädä abstraktiksi ja olla osin vaikeasti hahmotettavissa. Demoympäristössä opiskelijat pääsevät toteuttamaan muusta järjestelmän toiminnasta irrallisen räätälöinnin, joka vastaa liiketoiminnan tietotarpeeseen. Tämä toteutus toimii lähtökohtana keskustelulle siitä, miksi räätälöinnit saattavat myöhemmissä vaiheessa aiheuttaa haasteita järjestelmän ylläpidon kannalta esimerkiksi järjestelmäpäivitysten yhteydessä. Oma räätälöinti helpottaa myös monimutkaisemman räätälöinnin vaikutusten arviointia tilanteissa, joissa hyödynnetään osittain olemassa olevia käyttöliittymän, liiketoimintalogiikan tai datarakenteen osia yhdistettynä uusiin toiminnallisuuksiin.

Eri moduulien konfiguraatiot mahdollistavat tutustumisen järjestelmien säätömahdollisuuksiin ilman varsinaista räätälöintiä. Esimerkiksi olemassa olevien valikoiden valintavaihtoehtoja voidaan muokata vastaamaan paremmin yrityksen tarpeita tai hallinnoida eri kieliversioita. Tämä liittyy osin myös järjestelmän master datan hallintaan ja lopulta siihen, minkälaista dataa järjestelmä tuottaa raportointia ja päätöksentekoa varten. Kuten jo aiemmin todettua, on oleellista hahmottaa tarkoituksenmukaisuus liiketoiminnan ja sen kehittämisen kannalta.

Järjestelmäasiantuntijuus

Lopulta on kyse opiskelijan valmistaimisesta järjestelmäasiantuntijan roolissa toimimiseen. Roolissa korostuu kyky käyttää järjestelmää monipuolisesti, tehdä pienimuotoisia konfiguraatioita ja räätälöintejä itsenäisesti sekä viestinnälliset taidot käyttäjien ja järjestelmätoimittajan kanssa keskusteltaessa. Tehtävän menestyksekäs hoitaminen edellyttää monipuolista osaamista, mutta demoympäristön tarkoituksena on synnyttää uskallusta kokeilemaan ja toisaalta tunnistaa oma osaaminen ja kyvyt tämän tyyppiseen rooliin.

Vaikkei opiskelija järjestelmäasiantuntijan uralle ohjautuisikaan, niin toiminnanohjausjärjestelmät tulevat jossakin muodossa varmasti vastaan eri tehtävissä. Näissäkin tapauksissa on hyvä pitää mielessä demoympäristön kautta tehdyt havainnot järjestelmästä kokonaisuutena, erilaisten prosessien toteutuksesta sekä järjestelmiin liittyvistä haasteista ja niiden kautta saavutettavista hyödyistä.

Mikko Kulmala
Lehtori
Seinäjoen ammattikorkeakoulu