Mittaa, seuraa ja kehitä - johda smartisti
Nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä muutoskyvykkyys on yrityksille iso kilpailuetu, jos ei jo elinehto. Yrityksen tulee pystyä reagoimaan muuttuviin olosuhteisiin tehokkaasti ja mukautua asiakkaiden tarpeisiin ja markkinoihin. Mittaaminen auttaa yritystä seuraamaan, arvioimaan ja tekemään perusteltuja päätöksiä kerättyyn ja analysoituun tiedon pohjautuen.
Tiedolla johtaminen onkin keskeinen osa organisaatioiden menestyksekästä toimintaa nykypäivänä. Organisaatiot, jotka kykenevät käyttämään reaaliaikaista ja automatisoidusti tuotettua dataa osana päätöksentekoa, voivat saavuttaa kilpailuetua tunnistamalla esimerkiksi markkinatrendejä, asiakkaiden tarpeita tai toiminnan ongelmakohtia. Dataa voidaan käyttää myös esimerkiksi liiketoiminnan prosessien optimoimiseen, suorituskyvyn seurantaan sekä riskienhallintaan.
Myrsky-hanke järjesti Johtamisen uudet tuulet –valmennuksen syksyllä 2023. Tiedolla johtaminen oli yhden valmennuskerran teemana. Valmennuksessa keskustelimme tiedolla johtamisen tilasta EP:n pk-yrityksissä sekä tiedolla johtamiseen liittyvistä keskeisistä asioista kuten datan keruu sekä visualisointi. Mukana oli myös esimerkkejä tiedolla johtamisen piloteista.
Tiedolla johtaminen pk-yrityksissä Etelä-Pohjanmaalla
SeAMKin hankkeissa tehtyjen selvityksen mukaan pk-yritysten tulosmittarit painottuvat tulevaisuudessa yhä enemmän tuloksellisuuden ja tuottavuuden mittareihin (Arola & Frimodig, 2020, s. 162–163). Lisäksi on havaittu, että tiedolla johtamisen osaamistaso Etelä-Pohjanmaan pk-yrityksissä on selkeän kaksijakoinen, osassa tiedolla johtaminen on hyvin hallussa ja osassa huonosti, mutta jokaisessa pk-yrityksessä tunnistettiin tiedolla johtamisen kehittämispotentiaali yrityksen menestymisen kannalta (Arola & Talvitie, 2022, s.106–107). Kokemuksemme mukaan, joissakin isommankin liikevaihdon omaavissa pk-yrityksissä ei ole edes toiminnanohjausjärjestelmää (ERP), ja joissakin yrityksissä nojaudutaan excelin käyttöön, koska toiminnanohjausjärjestelmä ei toimi kunnolla.
Haasteeksi yrityksissä on erityisesti osoittautunut tiedon saaminen tietojärjestelmistä ulos kuten toiminnanohjausjärjestelmistä. Laitekohtaisesti tarkastellen esimerkiksi laserleikkureista ei välttämättä saada dataa ulos, vaan joudutaan asentamaan ulkoisia antureita. Tämän myötä saatetaan kohdata haasteita tuon anturidatan yhdistämisessä esimerkiksi toiminnanohjausdataan, erityisesti kappaletavaratuotannon seuraamisessa. Kokemuksemme mukaan pk-yrityksillä on niukasti aikaa ja tietotaitoa tiedolla johtamisen menetelmien käyttöönottoon.
SeAMKin hankkeissa on tuotettu erilaisia pilotteja liittyen tiedolla johtamisen eri osa-alueisiin. Yhtenä esimerkkinä voitaisiin mainita matkailualan tarpeisiin suunniteltu kävijälaskuri, jossa pyritään mahdollisimman yksinkertaiseen ja halpaan toteutukseen hyödyntäen olemassa olevia webkameroita ja tietokoneita (Ylimäki & Arola, 29.12.2022). Avoimeen dataan perustuvana pilottina on kehitetty autoverolaskuri, jossa maahan tuotavien autoverojen arvoja lasketaan Verohallinnosta tuotavien verotustietojen avulla (Ylimäki & Arola, 30.12.2022). Lisäksi on tuotettu useita visualisointipilotteja, joissa hyödynnetään Microsoft Power BI-työkaluja esimerkiksi laserleikkurin käyttöasteeseen, ja omakustannustiedon laskemiseen liittyen.
Erilaisia tietolähteitä ja datan visualisointi
Tietoa voidaan kerätä suoraan antureista, eri järjestelmistä kuten toiminnanohjaus-järjestelmät (Enterprise Resource Planning, ERP), käyttäjien suorien kirjausten kautta sekä erilaisilla kyselytutkimuksilla. Lisäksi pk-yrityksen on hyödyllistä käyttää esim. valtion, kuntien ja yhteisöjen tarjoamista tietolähteistä avointa dataa, joka on julkista, koneluettavaa, uudelleenkäytettävää ja maksutonta tietoa.
Pk-yrityksissä käytetään liian usein paljonkin aikaa tulosmittarien tulosten laskentaan ja raporttien koostamiseen, vaikka ne voitaisiin hyvin automatisoida mm. erilaisten visualisointiohjelmistojen kuten Microsoft Power BI:n avulla ja näin hyötyä jatkuvasti ajanmukaisesta tiedosta. Nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä tieto vanhenee nopeasti ja jälkikäteen laskettuna tiedolla on vähäinen merkitys yrityksen päivittäisessä johtamisessa.
Tutkimusprosessi
Kuten kaikessa kehittämistyössä, on myös tiedolla johtamisessa hyvä pitää mielessä tutkimusprosessin vaiheet. ”Sitä saat, mitä mittaat” on hyvä aloitus eli päätä ensin mitä haluat mitata. Tämä päätös ohjaa keräämään oikean tiedon. Pelkkä tiedon keruu ei tietenkään riitä, vaan vain sen tarkka analysointi voi antaa yrityksen päätöksenteolle ja kehittämiselle pohjaa. On myös tärkeää, että projektin eri vaiheet resursoidaan ja aikataulutetaan alusta lähtien. Analysoinnin tulokset on hyvä käydä läpi myös henkilöstön kanssa, eikä jättää vain johdon tiedoksi. Henkilöstön ajatukset ja ideat kehittämistoimiin liittyen voivat antaa uusia näkökulmia ja sitouttavat myös muutoksiin. Kehittämistoimien käytäntöön viennin vaikuttavuus arvioidaan taas uudelleenmittauksella.
Apua tiedolla johtamiseen tarjolla
Jos heräsi kiinnostus tiedolla johtamiseen, on Myrsky-hankkeella tästä teemasta kolmen kerran yritysryhmäsparraus tarjolla marraskuussa. Katso lisää ja ilmoittaudu täällä: Tiedosta kilpailukykyä -valmennus – SeAMK Projektit
SeAMK on myös mukana hankkeessa, jossa kootaan valtakunnallisesti yhteiselle alustalle yrittäjille räätälöityjä lyhyempiä ja laajempia koulutusmateriaaleja uuden oppimiseen verkon kautta. Sivusto löytyy osoitteesta yritystenmuutoskumppanina.fi.
Tiina Hietala
aluekehittäjä, asiantuntija, TKI
SeAMK
Juha-Matti Arola
projektipäällikkö
SeAMK
Kirjoittajat toimivat asiantuntijoina Myrsky-hankkeessa.
Toimenpiteet tuotetaan Myrsky – Yritysten muutoskyvykkyys, vihreä siirtymä ja digitalisaatio Länsi Suomessa-hankkeessa. Tiedolla johtamisen esille nostetut pilotit on tuotettu Datasta ketteryyttä ja uutta liiketoimintaa (TehoData)-hankkeessa. Molemmat hankkeet rahoitetaan REACT-EU-välineen määrärahoista osana Euroopan unionin COVID-19-pandemian johdosta toteuttamia toimia. Rahoittajana toimii Keski-Suomen ELY.
Lähteet:
Arola, J.-M. & Frimodig, A. (2020). Tuotannon mittaamisen ja tiedon visualisoinnin nykytila teollisissa pk-yrityksissä Etelä-Pohjanmaalla. Teoksessa: P. Junell, J. Hirvonen, A. Sivula, H. Rasku & S. Saarikoski (toim.) Seinäjoen ammattikorkeakoulu 2020: SeAMK Tekniikan tutkimus, kehittäminen ja opetus rakentamassa alueellista innovaatioekosysteemiä (s.148–164). (Seinäjoen ammattikorkeakoulun julkaisusarja B. Raportteja ja selvityksiä 155). http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2020091769971
Arola, J.-M. & Talvitie, J. (2022). Datan hallinnan nykytila pk-yrityksissä Etelä-Pohjanmaalla. Teoksessa S. Päällysaho, P. Junell, M. Salminen-Tuomaala, S. Uusimäki, E. Varamäki, S. Saarikoski & M. Karvonen (toim.), Seinäjoen ammattikorkeakoulu 2022: Opetusta, oppimista, tutkimusta ja kehittämistä: SeAMK 30 vuotta (s.95–107). (Seinäjoen ammattikorkeakoulun julkaisusarja A. Tutkimuksia 38). https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022121571806
Ylimäki, T. & Arola, J.-M. (29.12.2022). Tekoäly tuo tarkkuutta matkailuyrityksen kävijädataan. Seinäjoen ammattikorkeakoulu 2022: @SeAMK-lehti. https://lehti.seamk.fi/alykkaat-ja-energiatehokkaat-jarjestelmat/tekoaly-tuo-tarkkuutta-matkailuyrityksen-kavijadataan/
Ylimäki, T. & Arola, J.-M. (30.12.2022). Autoveropäätösten data käytettyjen autojen maahantuonnin tukena. Seinäjoen ammattikorkeakoulu 2022: @SeAMK-lehti. https://lehti.seamk.fi/alykkaat-ja-energiatehokkaat-jarjestelmat/autoveropaatosten-data-kaytettyjen-autojen-maahantuonnin-tukena/
