Innoverstaassa uusia ajatuksia yhteisöllisten etätyötilojen perustamisen avuksi

Unelmien etätyötila -innoverstastyöpaja kokosi etätyötilojen kehittämisestä kiinnostuneet toimijat yhteiseen Teams-tapaamiseen pohtimaan etätyötilojen tulevaisuutta. Innoverstas-konsepti soveltuu hyvin tuote- tai palveluideoiden kehittämiseen silloin kun tarve on tiedossa, mutta konkreettisia ratkaisuvaihtoehtoja ei vielä ole olemassa.  Kestoltaan noin puolen päivän pituista työpajakonseptia on mahdollista hyödyntää toimialasta riippumatta ja se pitää sisällään johdatuksen aiheeseen tai käytännön case-esimerkkejä sekä ohjattua verstastyöskentelyä. Innoverstaassa ideaa voidaan jalostaa helposti eteenpäin työpajan osallistujien osaamiseen pohjalta.

Unelmien etätyötila -innoverstaan tarkoituksena oli avata keskustelua liittyen yhteisöllisten etätyötilojen tai hubien perustamiseen. Tavoitteena oli ideoida ja suunnitella, miten saada rakennettua alueen tarpeisiin soveltuva yhteisöllinen etätyötila. Mitä tilalla esimerkiksi tavoitellaan, millainen tilan tulisi olla tai mitä palveluita sieltä pitäisi löytyä?

Tulevaisuuden etätyötila voisi olla esimerkiksi tiedon ja taidon talo, toimistohotelli tai alueen toimijoiden yhteiskäyttötila. Tilan tulisi soveltua eri ryhmille, kuten muun muassa etätyöntekijöille, yksinyrittäjille, freelancereille, aloitteleville yrityksille, opiskelijoille sekä paluumuuttajille.

Oppia Jämsä Tehtaan kokemuksista

Innoverstaan aluksi kuultiin yhteisömanageri Petteri Koskisen esitys yhteisöllisen etätyöympäristön perustamisesta Jämsään – kertomus Jämsä Tehtaan vuoden mittaisesta syntyprosessista. Liikkeelle lähdettiin siitä, että mietittiin mihin tarkoitukseen ja kenelle ollaan perustamassa tiloja. Jämsä Tehtaassa päädyttiin siihen, että etätyötilassa tulee olla paikkoja kohtaamiseen, hiljaiseen työskentelyyn, kokoustamiseen ja koulutustilaisuuksien järjestämiseen, sosiaalitilat sekä hyvät kahvittelutilat. Myös sijainnilla on merkitystä, sillä tilojen on hyvä olla helposti saavutettavat ja näkyä katukuvassa. Tärkeää on myös tilojen muunneltavuus ja muokattavuus tarpeiden mukaisesti.

Tällä hetkellä Jämsä Tehdas on etätyötila, yhteisö ja ideapöllyttämö, jonka toiminnan ytimessä on hyvä etätyöpäiväkokemus. Omaa työtään yhteisömanagerina Koskinen kuvaili konseptijohtamiseksi sekä tunnelman vaalimiseksi. Jämsä Tehdas tarjoaa käyttäjilleen viihtyisien työskentelytilojen lisäksi myös muuta: kerran viikossa on tarjolla mm. Tehtaan aamuporinat, Tehtaan päivälenkki sekä Tehtaan päiväkahvit. Lisäksi Jämsä Tehtaalla on Lounastauko-podcasteja. Toiminta on siis jatkuvaa palvelumuotoilua käyttäjien näkökulmasta.

Jämsä Tehdas on saanut hyvän vastaanoton ja toimintaa kehitetään eteenpäin. Parhaillaan Jämsä Tehtaalla työstetään sitä, kuinka saadaan lisää vakipelaajia Tehtaan joukkueeseen. Mikä on kaikkein oleellisinta tunnelman ja yhteisön näkökulmasta ja kuinka päästää vaikuttavuudessa eteenpäin. Tärkeää on myös aikaansaada uutta toimeliaisuutta ja liiketoimintaa.

Ideat esiin yhdessä työskennellen

Varsinaisen työpajatyöskentelyn ensimmäisessä vaiheessa etsittiin ja ideoitiin erilaisia elementtejä, joita yhteisöllisen etätyötilan tulisi pitää sisällään. Osallistujat jaettiin neljään 4 – 5 hengen pienryhmään. Jokainen osallistuja mietti ensin yksin ja tämän jälkeen koko ryhmän kesken erilaisia elementtejä, joista etätyötila voisi muodostua. Ideat kirjattiin sähköisille post-it -lapuille yhteisesti jaetulle Jamboard-alustalle, niin että jokainen lappu piti sisällään vain yhden elementin tai idean. Jokaisen pienryhmän tavoitteena oli saada kirjatuksi vähintään 20 ideaa.

Tämän vaiheen tulokset osoittavat, että unelmien etätyötilan tulisi pitää sisällään hyvinkin erilaisia elementtejä (Kuvio 1). Hyvin tärkeään rooliin nousivat fyysiset puitteet ja infrastruktuurit. Tilan tulisi olla esimerkiksi viihtyisä, muunneltavissa ja sopia monenlaiseen tarkoitukseen. Siellä pitäisi olla toimivat nettiyhteydet, hyvä valaistus, kalusteet, sosiaalitilat sekä mahdollisuus pitää kokouksia muita häiritsemättä.  Lisäksi sijainnin tärkeyttä korostettiin. Etätyötilan tulisi olla siis lähellä ja hyvin saavutettavissa sekä sen pihassa pitäisi sijaita tarpeeksi parkkitilaa autoille. Positiivista olisi myös, jos etätyötila sijaitsisi ympäristöltään luonnonkauniissa paikassa ja sen lähellä sijaitsisi ravintola. Yllättäen saunomismahdollisuus nousi esiin jokaisen ryhmän keskusteluissa.

Unelmien etätyötilan yhtenä tärkeänä elementtinä nostettiin esiin lisäksi yhteisön merkitys. Työskentelyn ohella olisi tärkeää, jos etätyötila mahdollistaisi myös vapaamuotoisempaa toimintaa, kuten esimerkiksi after work -kokoontumisia tai siellä voisi harrastaa liikuntaa. Myös lastenhoidolle tai jopa lemmikkien hoidolle työpäivän aikana nähtiin tarvetta. Näiden ohella esiin nostettiin tilaus jonkinlaiselle tilamanagerille, joka huolehtisi käytännön asioista ja ratkoisi mahdollisia eteen tulevia ongelmia.

Ideoinnin perusteella etätyötilassa voisi kenties olla myös vaikka paikka päiväunille, riippumatto, höpötystila, konsolipelinurkkaus, oma etätyötilan toimistokoira, lammas, lehmä tai marsu. Voisiko etätyötilassa olla myös taidenäyttely tai voisiko etätyötila ollakin pyörien päällä ja liikuteltavissa paikasta toiseen? Ideointi osoitti, että unelmien etätyötilaa voi rakentaa ja koostaa hyvin erilaisista elementeistä.

Kuvio 1. Esimerkki yhden ryhmän ideoimista elementeistä, joita unelmien yhteisöllisen etätyötila voisi pitää sisällään.

Ajatusten kiteyttämistä

Työpajan seuraavassa vaiheessa pienryhmiä pyydettiin hyödyntämän ensimmäisessä vaiheessa ideoituja elementtejä ja kokoamalla parhaista elementeistä ja ideoista unelmiensa etätyötila. Uusien elementtien ideointi oli edelleen kuitenkin myös tässä vaiheessa sallittua ja käytössä oli kaikkien ryhmien ideoimat elementit. Ryhmät kokosivat kukin omille Jamborad-alustoille omat ehdotuksensa (Kuvio 2).  Lopuksi pienryhmät esittelivät lyhyesti muille omat ideansa.

Pienryhmät suunnittelivat erilaisia etätyötilakokonaisuuksia. Yhteistä unelmien etätyöpisteelle oli kaikkien tarvittavien fasiliteettien löytyminen sekä työtilan yleinen viihtyvyys ja yhteisöllisyys. Yhteisöllisyyttä voisi parantaa esimerkiksi yhteisten tilaisuuksien avulla ja tarjoamalla verkottumiseen konkreettisia mahdollisuuksia. Tulisi saada aikaiseksi “törmäyttämistä”, erilaisten toimijoiden kohtaamisia. Tilan tulisi olla sekä työhyvinvointia edistävä että työn tekemistä tukeva.

Pienryhmissä tuli esille myös se, että tila olisi hyvä saada useiden eri toimijoiden tietoisuuteen ja käyttöön eli mahdollisimman laaja käyttäjäkunta, laajat käyttöajat sekä selkeät pelisäännöt tilan käyttöön. Esimerkiksi (etä)opiskelijoiden toivottiin myös hyödyntävän tilaa, samoin yhtenä mahdollisena kohdejoukkona nostettiin esiin etäomaishoitajat.

Kuvio 2. Esimerkki yhden ryhmän suunnittelemasta unelmien yhteisöllisestä etätyötilasta.

Lopuksi

Yhteenvetona voidaan todeta, että etätyötilakonsepteilla on kysyntää ja tarvetta. Etätyötilat voivat olla kuitenkin hyvin erilaisia ja olisi tärkeää osata valikoida kunkin alueen kannalta sopivat vaihtoehdot. Joka tapauksessa etätyötilat tuovat alueelle tärkeää yhteisöllisyyttä ja vetovoimaa sekä mahdollistavat etätyön tekemisen monenlaisissakin tilanteissa. Parhaimmillaan etätyöpiste tuo esille paikallisen osaamisen ja on näin tärkeä osa myös kunnan elinvoimaa.

Monipaikkaisuus ja paikkariippumattomuus ovat työelämän muutoksia, jotka ovat tulleet jäädäkseen. Etätyöpisteiden tulee seurata tilojen ja toimintojen osalta työelämän muutosta sekä tarjota vaihtoehtoja ja ratkaisuja erilaisiin työpäiviin. Yhteisöllinen etätyötila voi jatkossa olla yhä useamman uusi lähityöyhteisö.

Seliina Päällysaho, tutkimuspäällikkö, Seinäjoen ammattikorkeakoulu
Marjo Vistiaho, korkeakouluasiamies, Seinäjoen ammattikorkeakoulu

Tämä artikkeli on kirjoitettu osana Etätyöpisteet elinvoiman kasvualustoina -hanketta, jota rahoittaa Etelä-Pohjanmaan liitto Työ- ja elinkeinoministeriön alueiden kehittämisen AKKE-varoista.

Hanketta toteuttavat Leader Aisapari yhdessä Kaustisen seutukunnan, Centria ammattikorkeakoulun ja Seinäjoen ammattikorkeakoulun kanssa. Hankkeen verkostokumppaneita ovat Kuudestaan ry, Jämsän kaupunki, Teuvan kunta, Lappilaiset kylät ry, Witas Oy, Äänekosken kaupunki ja Rautjärven kunta.