Toiminnanohjaus kotihoidossa

Hyvinvointiteknologian artikkelisarjan seitsemännessä julkaisussa tutustutaan kotihoidon toiminnanohjusjärjestelmään. Sarjan ensimmäisessä artikkelissa tutustuttiin Withings-älykelloon ja sen tuomiin mahdollisuuksiin turvata arkea. Sarjan toisessa artikkelissa kerrottiin insinöörien tarpeesta sosiaali- ja terveydenhuollossa. Sarjan kolmas artikkeli käsitteli etälaitteiden hyödyntämistä sairaanhoitajakoulutuksessa. Sarjan neljäs artikkeli toi esille Monialaisen teknisen asiantuntijuuden sosiaali- ja terveydenhuollon tukena. Sarjan viidennessä julkaisussa tutustuttiin Emfit QS -vuodeanturin hyötykäyttöön kotihoidossa käyttäen Seinäjoen kotihoitoa case-esimerkkinä. Kuudes julkaisu tutustutti SeAMK hyvinvointiteknologian lainaamiseen

Kotihoito murroksessa

Kotihoito on ollut murroksessa viimeisten vuosien aikana. Suomessa hoiva- ja palvelumallin kehittämisen tavoitteena on ollut vähentää vanhusten laitoshoitoa ja tukea ikääntyneiden kotona asumista. Tämä tavoite on tuonut esiin väestön ikääntymisen aiheuttamat haasteet erityisesti julkisessa kotihoidossa. Kotihoidon palvelut kattavat asiakkaan hoivaan ja hoitoon liittyvät tehtävät sekä arjen toimivuudesta huolehtimisen. Tavoitteena on vastata asiakkaiden hoidon, hoivan ja tuen tarpeisiin yhteistyössä omaisten, läheisten ja eri toimijoiden kanssa. Palvelut tulisi järjestää asiakaslähtöisesti. Kotihoidon toimintaympäristön monet muuttujat, kuten asiakkaiden terveydentilan nopeat muutokset ja vaihtelevat asiakasmäärät, tekevät kuitenkin palvelun ennakoinnista haastavaa

Kotihoidon tueksi on tullut paljon erilaisia teknologisia ratkaisuja. Kotona asumista tukevia teknologioita on ollut jo pitkään ja ne kehittyvät jatkuvasti, tässä artikkelissa tutustutaan kotihoitajien tukena olevaan toiminnanohjausjärjestelmään ja sen tuomaan muutokseen.

Kotihoito ennen toiminnanohjausta

Kotihoitajien työ alkaa työpisteestä, jossa kotihoitajat saavat listan työpäivän käynneistä ja tehtävistä. He ottavat tehtävälistauksen lisäksi mukaansa avaimet, joilla pääsevät hoidettavien asiakkaittensa luokse. Päivän kierroksen ja tehtävien jälkeen he jonottavat muutamalle työpisteen koneelle, kirjautuvat potilastietojärjestelmään ja raportoivat jokaisen käynnin erikseen asiakkaittensa potilastietoihin.

Kuva 1. Kotihoidon työprosessi aamuvuorossa ennen mobiiliteknologian käyttöönottoa (mukaillen Mitikka 2016.)

Kotihoito toiminnanohjausjärjestelmän tukena

Toiminnanohjausjärjestelmässä on talletettuna tiedot kotihoitajista ja asiakkaista. Kotihoitotiimejä ohjataan järjestelmän avulla, jolloin saadaan järjestettyä tiimien työt tehokkaasti. Asiakkaiden osalta järjestelmässä on taustatiedot, palvelutiedot ja tiedot esimerkiksi omaisista.

Kotihoitajien työkaluna on mobiililaite. Mobiililaitteen avulla kotihoitajat näkevät työpäivän ja tulevien työpäivien asiakaskäynnit ja työtehtävät. Laitteessa näkyy myös asiakas- ja osoitetiedot ja sen avulla kotihoitaja voi hakea potilastietojärjestelmästä tarvittaessa potilastiedot. Kotihoitajat pääsevät asiakkaittensa luokse pääosin asiakkaiden luona olevien koodilukollisesta avainkaapista saatavien avainten avulla. Mobiililaitteeseen voidaan asentaa myös ohjelmisto, jonka avulla hoitaja voi avata asiakkaiden ovet, jos asiakkailla sähkölukko. Nämä eivät ole kuitenkaan yleistyneet vielä. Asiakkaiden luona tehtyjen tehtävien jälkeen kotihoitajat pääsevät mobiililaitteella suoraan tallentamaan tehtävät asiakkaiden potilastietoihin. Asiakaskierroksen jälkeen ei tarvitse enää mennä työpisteen koneille ”jonottamaan”.

Kuva 2. Kotihoidon työprosessi aamuvuorossa mobiiliteknologian käyttöönoton jälkeen (mukaillen Mitikka 2016.)

Toiminnanohjausjärjestelmä

Tietotekninen toiminnanohjaus on yleistynyt myös hoiva-alalla, jonne se on omaksuttu teollisuuden ja liikkeenjohdon maailmasta. Toiminnanohjausjärjestelmät ovat tietokoneohjelmia, jotka keskittyvät organisaatioiden resursseihin ja toiminnan suunnitteluun

Toiminnanohjausjärjestelmillä pyritään optimoimaan henkilöstöresurssien kohdentaminen kotihoidossa, mikä on käsin tehtynä aikaa vievää ja haastavaa. Ideaalitilanteessa järjestelmä optimoi käynnit useiden taustamuuttujien perusteella, varmistaen parhaan mahdollisen resurssien kohdentamisen asiakastarpeisiin nähden.

Järjestelmän integroiminen muuttaa kotihoidon arkea ja henkilöstön työtä, vaikuttaen henkilöstötarpeeseen, työnjakoon, organisointiin ja osaamisvaatimuksiin. Systeemiajattelu auttaa ymmärtämään kokonaisuuksien toimintaa ja vuorovaikutusta, lisäten näin kompleksisten systeemien ymmärrystä.

Toiminnanohjaus edellyttää hoivatyön standardointia, mikä sisältää työntekijöiden kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistämisen ja asiakaskäyntien ajankäytön tarkemman kontrollin. Mobiililaitteiden avulla johto voi seurata työntekijöiden asiakaskäyntejä tarkemmin ja suunnitella ajankäyttöä suhteessa asiakkaiden tarpeisiin. Myös yllättävät ja ylimääräiset käynnit voidaan ohjata lähimmälle hoitajalle, joka lisää tehokkuutta ja nopeuttaa hoitoa. Kirjausten kautta saadaan ajantasaista tietoa asiakkaiden voinnista. Työntekijöiden on noudatettava etukäteen määriteltyjä käyntiaikoja, kirjattava säännöllisesti tietoja asiakkaiden voinnista ja yhdistettävä kirjaustyö hoitoon ja hoivaan. Kirjaamista valvoo myös GillieAI -tekoälyalusta joka auttaa kotihoitajia huomioimaan asiakkaiden riskejä Gillie.ai – Tiedolla johtamisen esimerkkinä terveydenhuollossa .

Etelä-Pohjanmaalla on pitkään ollut käytössä kaksi eri järjestelmää Nursepuddy (Nursebuddy | Homecare Software | Domiciliary Care Software) ja Hilkka (Hilkka – Marketplace). Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue (HVA) kilpailutti toiminnanohjausjärjestelmän syksyllä 2024, jotta alueelle saataisiin vain yksi järjestelmä. Lifecare kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmä voitti kilpailutuksen ja käyttöönotto HVA:lla on maaliskuussa 2025 (Lifecare ikääntyvien palveluissa ja kotihoidossa).

Pohdintaa

Teknologian hyödyntäminen sosiaali- ja terveydenhuollossa lisääntyy nopeasti. Toiminnanohjausjärjestelmiä on ollut käytössä noin 10 vuotta, joten ne eivät ole enää aivan uusi juttu, järjestelmien lisääntyessä tarvitaan niiden jatkokehittämistä ja yhteensovittamista eli integraatiota. Yksittäisille kotihoitajille useat järjestelmät näkyvät lähinnä siinä, että heidän työnsä siirtyy mobiililaitteisiin, joiden avulla eri toimenpiteet tehdään. Taustalla tarvitaan kuitenkin paljon ohjelmisto- ja muuta työtä, jotta tämä onnistuisi.

Kotihoidon asiakkaille tämä uusi toimintatapa voi olla yllättävää. Suurin osa heistä kuuluu sukupolveen, joka ei ole käyttänyt tietokoneita ja muita laitteita samalla tavalla kuin nykyiset työelämässä olevat. Tämä voi aiheuttaa väärinkäsityksiä kotihoitotilanteissa. Asiakkaan toteamus “kyllä hoitaja täällä kävi, mutta se vain pelasi puhelimella” kuvaa konkreettisesti tätä kuilua.

Toiminnanohjausjärjestelmä ja integraatiot sosiaali- ja terveydenhuollon muihin järjestelmiin tuo tehokkuutta ja mahdollistaa useamman asiakkaan hoitamisen. Järjestelmän avulla myös päällekkäinen työ vähenee ja kotihoitajat voivat hoitaa yksittäisen asiakkaan asiat kerralla kuntoon, virhemarginaalit vähenee. Kotihoitajilta vaaditaan lisää teknologista osaamista, joka on myös tärkeää huomioida peruskoulutuksesta lähtien.

Sami Perälä
kehittämispäällikkö
SEAMK, hyvinvointi ja luovuus

Arttu Mustajärvi
TKI-asiantuntija
SEAMK, hyvinvointi ja luovuus

Lähteet

Eskelinen, K. 2023. Kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmiä tulisi kehittää hoivan erityispiirteet huomioiden. Digitalisaatio&sosiaaliala. Saatavilla 6.3.2025. Kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmiä tulisi kehittää hoivan erityispiirteet huomioiden – Sosiaalialan digitalisaatio

Jäntti, N., Solehmainen, M. 2022. Kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmä sairaanhoitajan näkökulmasta. Opinnäytetyö, sosiaali- ja terveysalan ammattikorkeakoulututkinto sairaanhoitajakoulutus. Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu. Saatavilla 11.3.2025 Jantti_Solehmainen.pdf

Miettinen, J., Mäkinen, M., Leikas, J., Jutila, T. & Veko, T. 2020. Vastuullinen toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen kotihoidossa. Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy. FinJeHeW. PDF-dokumentti. Saatavilla 6.3.2025. 77883-Article Text-252372-1-10-20221025.pdf

Mitikka, M. 2016. Kotihoidon mobiiliteknologia ja uudet toimintamallit- mikä muuttuu? PDF-dokumentti. Saatavilla 6.3.2025 Kotihoidon mobiiliteknologia ja uudet toimintamallit mikä muuttuu? – PDF Ilmainen lataus