TCO-työkalu tuo kustannusten kokonaiskuvan yritysten päätöksentekoon

Yritysten investointi- ja hankintapäätöksiä ohjaa edelleen usein hankintahinta. Vaikka tiedostetaan, ettei pelkkä ostohinta kerro koko totuutta, käytännön vertailutilanteissa huomio kiinnittyy helposti siihen, mikä näyttää edullisimmalta juuri päätöshetkellä. Tämä lähestymistapa sisältää kuitenkin merkittävän riskin: todelliset kustannukset syntyvät vasta käytön aikana. 

TCO-ajattelu, eli kokonaiskustannusten tarkastelu, tarjoaa tähän systemaattisen ratkaisun. Se auttaa ymmärtämään, mitä jokin ratkaisu todella maksaa yritykselle koko elinkaarensa aikana ja millaisia taloudellisia vaikutuksia valinnalla on pitkällä aikavälillä. 

Mitä on TCO-ajattelu?

TCO on lyhenne sanoista Total Cost of Ownership. Sillä tarkoitetaan kaikkia niitä kustannuksia, joita syntyy tuotteen, palvelun tai järjestelmän hankinnasta, käyttöönotosta, käytöstä ja lopulta siitä luopumisesta. TCO ei siis keskity yksittäiseen kustannuserään, vaan koko elinkaaren aikaisiin vaikutuksiin. 

Käytännössä TCO-ajattelu siirtää huomion ostotilanteesta arkeen. Sen sijaan, että kysyttäisiin paljonko tämä maksaa nyt, kysytään, kuinka paljon tämä ratkaisu sitoo rahaa, aikaa ja resursseja tulevina vuosina. Juuri tämä näkökulman muutos tekee TCO:sta arvokkaan työkalun päätöksenteossa. 

TCO-työkalu päätöksenteon tukena

Yritysten toimintaympäristö on monimutkaistunut. Digitaaliset järjestelmät, ulkoistetut palvelut ja nopeasti muuttuvat liiketoimintamallit tarkoittavat, että kustannukset jakautuvat useisiin eri lähteisiin. Yhä suurempi osa kustannuksista syntyy epäsuorasti henkilöstön ajankäytöstä, järjestelmäintegraatioista, virheiden korjaamisesta tai tehottomista prosesseista. Ilman kokonaisvaltaista tarkastelua nämä kustannukset jäävät helposti näkymättömiksi. TCO tuo ne näkyviksi ja mahdollistaa realistisemman arvion investoinnin todellisesta vaikutuksesta yrityksen talouteen. 

TCO-työkalu on käytännön apuväline, jolla kokonaiskustannukset voidaan laskea ja vertailla. Se voi olla yksinkertainen laskentamalli tai kehittyneempi ohjelmisto, mutta olennaista on, että se pakottaa tunnistamaan kaikki merkittävät kustannuserät ja arvioimaan niitä useamman vuoden ajalta. Kun kustannuksia tarkastellaan esimerkiksi kolmen tai viiden vuoden aikajänteellä, esiin nousevat erot, jotka eivät näy pelkässä hintavertailussa. Ratkaisu, joka on alkuinvestointina kalliimpi, voi osoittautua kokonaisuudessaan edullisemmaksi, jos sen käyttö on sujuvampaa, vaatii vähemmän manuaalista työtä tai vähentää virheitä. 

TCO myynnin ja asiakasperustelujen välineenä

Yksi TCO-ajattelun kiinnostava soveltamismahdollisuus liittyy yrityksen myynti- ja markkinointiprosessiin. Usein kilpailutilanteessa yritys joutuu perustelemaan asiakkaalle, miksi sen tarjoama ratkaisu on hinnaltaan korkeampi kuin kilpailijan. Ilman selkeää laskennallista pohjaa keskustelu ajautuu helposti mielikuviin ja subjektiivisiin arvioihin. TCO tarjoaa mahdollisuuden siirtää keskustelu hinnasta arvoon. Kun asiakkaalle voidaan konkreettisesti osoittaa, miten kokonaiskustannukset muodostuvat käytön aikana, kalliimpi hankintahinta saa usein uuden merkityksen. Asiakas alkaa tarkastella ratkaisua investointina, ei kuluna. 

Esimerkiksi järjestelmä, joka on nopeampi ottaa käyttöön ja helpompi käyttää, voi säästää huomattavan määrän henkilöstön työaikaa. Vastaavasti ratkaisu, joka vaatii vähemmän ylläpitoa tai tarjoaa luotettavamman tuen, voi pienentää riskiä käyttökatkoihin ja niistä aiheutuviin liiketoimintahaittoihin. TCO-laskelma tekee nämä vaikutukset näkyviksi ja numeerisesti vertailtaviksi. 

Myynnin näkökulmasta TCO-työkalu toimii myös yhteisenä keskustelupohjana. Sen sijaan, että myyjä väittää ratkaisunsa olevan parempi, asiakas osallistuu itse laskelman tekemiseen ja näkee vaikutukset omista lähtökohdistaan. Tämä lisää luottamusta ja parantaa päätöksen perusteltavuutta asiakkaan sisällä. On myös tärkeää erottaa TCO ja ROI (Return on Investment) toisistaan. TCO keskittyy kustannuksiin ja vastaa kysymykseen, kuinka paljon ratkaisu kokonaisuudessaan maksaa. ROI puolestaan tarkastelee tuottoja ja hyötyjä. Parhaimmillaan nämä kaksi yhdistyvät, jolloin yritys näkee sekä investoinnin hinnan että sen liiketoiminnallisen arvon. Erityisesti myyntitilanteissa TCO toimii usein ensimmäisenä askeleena. Kun kokonaiskustannukset on ymmärretty, voidaan siirtyä keskustelemaan siitä, millaista hyötyä ratkaisu tuottaa ja miksi se on asiakkaalle kannattava valinta. 

Yhteenveto

TCO-ajattelu auttaa yrityksiä tekemään parempia ja kestävämpiä päätöksiä. Se tuo esiin kustannuksia, jotka muuten jäisivät piiloon, ja ohjaa tarkastelemaan investointeja pitkän aikavälin näkökulmasta. Samalla se tarjoaa yrityksille tehokkaan tavan perustella ratkaisujensa arvoa tilanteissa, joissa pelkkä hintavertailu ei tee oikeutta kokonaisuudelle. Kun kokonaiskustannukset tunnetaan, päätöksenteko perustuu faktoihin eikä oletuksiin. Tämä hyödyttää sekä ostajaa että myyjää ja johtaa usein ratkaisuihin, jotka kestävät aikaa. 

SEAMKin hallinnoimassa, Euroopan unionin osarahoittamassa Prosessien kehittäminen tuottavuuden edistäjänä -hankkeessa on laadittu yksinkertainen TCO-työkalu kokonaiskustannusten laskemiseksi, ja se on avoimesti saatavilla hankkeen verkkosivulla. Hyödynnä maksuton materiaali ja käytä kokonaisvaltaista kustannustietoisuutta hankinnoissasi tai myyntisi tukena. 

Terhi Ojaniemi 
projektipäällikkö, aluekehittäjä 
SEAMK
 

Ojaniemi työskentelee projektipäällikkönä Euroopan unionin osarahoittamassa Prosessien kehittäminen tuottavuuden edistäjänä -hankkeessa. Hankkeen yhtenä päätavoitteena on lisätä alueen yritysten tietämystä asiakasvaatimusten tunnistamisesta.  

Lue lisää Prosessien kehittäminen tuottavuuden edistäjänä (EAKR) -hankkeen verkkosivuilta.