Tapahtuman järjestäminen  – mitä lupia tarvitaan ja miksi?

Tässä artikkelissa on listattu keskeisimmät luvat ja ilmoitukset, joita tapahtumajärjestäjän on hyvä huomioida.

Tapahtuman järjestäminen lähtee usein innostuneesta työryhmästä ja siihen ryhdytään helposti ilman aikaisempaa kokemusta. Tapahtuman järjestämiseen liittyy kuitenkin monia käytännön velvoitteita – erityisesti lupien ja ilmoitusten osalta. Luvat eivät ole pelkkää byrokratiaa, vaan ne varmistavat tapahtuman turvallisuuden, sujuvuuden ja lainmukaisuuden. Lupien lisäksi on syytä kiinnittää huomiota myös saavutettavuuteen ja turvallisuuteen. Sosiaalinen vastuu tapahtumatuotannossa tarkoittaa sitä, että tapahtuman järjestäjät ottavat huomioon ihmisten hyvinvoinnin, yhdenvertaisuuden ja turvallisuuden kaikissa tuotannon vaiheissa.

Yleisötilaisuusilmoitus poliisille

Jos tapahtuma on yleisölle avoin ja siihen odotetaan osallistuvan merkittävä määrä ihmisiä, on siitä tehtävä ilmoitus poliisille. Ilmoitus tulee tehdä vähintään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa, mutta käytännössä suositellaan vähintään kuukauden varoaikaa – etenkin suurissa tai monipäiväisissä tapahtumissa. Poliisi arvioi ilmoituksen perusteella mm. turvallisuusjärjestelyt ja voi antaa ohjeita tai ehtoja tapahtuman toteuttamiseen.

Lisätietoja: https://poliisi.fi/muut-luvat-ja-ilmoitukset

Tapahtumapaikan lupa

Tapahtuman järjestäminen vaatii aina luvan tapahtumapaikan haltijalta – olipa kyseessä puisto, tori, koulu tai yksityinen tila. Lupa kattaa usein myös alueen käytön, rakenteiden pystyttämisen ja mahdolliset liikennejärjestelyt. Lisätietoja esim. kunnan sivuilta: https://www.seinajoki.fi/kulttuuri-ja-liikunta/tapahtumakaupunki-seinajoki/luvat-ja-ilmoitukset/

Meluilmoitus

Jos tapahtuma aiheuttaa erityistä melua – esimerkiksi ulkoilmakonsertti tai moottoriurheilutapahtuma – on tehtävä meluilmoitus paikalliselle ympäristöviranomaiselle. Ilmoitus on tehtävä viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa. Ilotulitukset ja pyrotekniikka tulee mainita erikseen ja niistä on ilmoitettava myös poliisille.

Lisätietoja: https://www.seinajoki.fi/kulttuuri-ja-liikunta/tapahtumakaupunki-seinajoki/luvat-ja-ilmoitukset/

Musiikinkäyttölupa

Musiikin julkinen esittäminen vaatii luvan Teostolta tai muulta oikeudenhaltijalta. Lupa voi olla esimerkiksi tapahtumalupa, taustamusiikkilupa tai kymppilupa riippuen musiikin käytön laajuudesta. Luvan puuttuminen voi johtaa jälkikäteisiin korvauksiin.

Lisätietoja: https://www.teosto.fi/musiikin-kayttajat/luvat

Tilapäinen anniskelulupa

Jos tapahtumassa tarjoillaan alkoholijuomia, tarvitaan tilapäinen anniskelulupa. Luvan myöntää aluehallintovirasto (AVI), ja se on voimassa korkeintaan kuukauden ajan. Hakemuksessa arvioidaan mm. henkilökunnan pätevyys ja anniskelualueen rajaus. Käsittelyaika on keskimäärin noin kuukausi.

Lisätietoja: https://www.avi.fi/web/avi/anniskeluluvat

Opasteet ja rakenteet

Tilapäiset opasteet, kyltit ja rakenteet – kuten teltat tai lavat – vaativat usein erillisen ilmoituksen tai luvan. Nämä haetaan yleensä samassa yhteydessä tapahtumaluvan kanssa esimerkiksi Lupapiste-palvelun kautta.

Lisätietoja: https://www.lupapiste.fi/

Vertailutaulukko tapahtumatyypeistä ja lupavaatimuksista

Käytännön tarkistuslista tapahtumajärjestäjälle

Huomioi, että lupien käsittelyajat vaihtelevat luvan tyypin ja viranomaisen mukaan:

• Yleisötilaisuusilmoitus poliisille: vähintään 5 vrk ennen tapahtumaa, mutta suositellaan 1–4 viikkoa etukäteen.
• Tapahtumapaikan lupa: riippuu alueen haltijasta, mutta suositellaan hakemaan hyvissä ajoin (2–4 viikkoa ennen).
• Meluilmoitus: yleensä 30 vrk ennen tapahtumaa.
• Musiikinkäyttölupa
• Tilapäinen anniskelulupa: (AVI): käsittelyaika noin 1 kuukausi.
• Opasteet ja rakenteet

Tapahtuman kesto ei vaikuta siihen, tarvitaanko lupa. Jos tapahtuma on yleisölle avoin ja siihen odotetaan osallistuvan merkittävä määrä ihmisiä, on siitä tehtävä yleisötilaisuusilmoitus poliisille – vaikka kyseessä olisi vain yhden päivän tapahtuma. Myös muut luvat, kuten meluilmoitus tai anniskelulupa, voivat olla tarpeen tapahtuman luonteen mukaan.

Turvallisuus tapahtumaviestinnässä

On erittäin tärkeää kertoa tapahtuman turvallisuudesta osana viestintää. Se lisää osallistujien luottamusta ja varmistaa, että kaikki tietävät turvatoimista ja ohjeista. Turvallisuusviestintään voi sisältyä esimerkiksi:

• Yleisötilaisuusilmoitus poliisille ja sen perusteella saadut turvallisuusohjeet.
• Tapahtuman järjestäjän turvallisuusjärjestelyt, kuten ensiapupisteet ja evakuointisuunnitelmat.
• Turvallisuuteen liittyvät ohjeet osallistujille, kuten mitä tehdä hätätilanteessa ja mistä löytää apua.

Tapahtuman onnistunut toteutus edellyttää huolellista suunnittelua myös saavutettavuuden ja sosiaalisen turvallisuuden osalta:

Saavutettavuus

Tapahtuman tulee olla mahdollisimman monen ihmisen saavutettavissa – fyysisesti, digitaalisesti ja sosiaalisesti. Tämä tarkoittaa esimerkiksi:

• Esteettömyys: Tilat ovat esteettömiä liikuntarajoitteisille (esim. rampit, hissit, WC:t).
• Kielellinen saavutettavuus: Ohjelma ja viestintä ovat saatavilla useilla kielillä tai selkokielellä.
• Aistien saavutettavuus: Tarjotaan esim. induktiosilmukoita kuulovammaisille tai visuaalisia opasteita.
• Taloudellinen saavutettavuus: Lippujen hinnat ovat kohtuullisia tai tarjolla on maksuttomia vaihtoehtoja.
• Sosiaalinen saavutettavuus: Tapahtuma on avoin eri taustoista tuleville ihmisille ilman syrjintää.

 Sosiaalinen turvallisuus

Turvallisuus ei tarkoita vain fyysistä turvallisuutta, vaan sosiaalista turvallisuutta:

• Fyysinen turvallisuus: Riittävät pelastussuunnitelmat, ensiapuvalmius, turvallisuushenkilöstö.
• Psyykkinen turvallisuus: Tapahtumassa on turvallinen ilmapiiri, jossa ketään ei syrjitä tai häiritä.
• Turvallisemman tilan periaatteet: Selkeät ohjeet siitä, miten osallistujia kohdellaan kunnioittavasti.
• Häirintäyhdyshenkilöt: Tapahtumassa on nimettyjä henkilöitä, joihin voi ottaa yhteyttä häirintätilanteissa.

Luvat ja huolellinen etukäteissuunnittelu eivät ole este vaan mahdollistaja – ne suojaavat tapahtuman järjestäjää, osallistujia ja ympäristöä. Jos olet epävarma, mitä lupia tapahtumasi vaatii, kannattaa olla yhteydessä paikallisiin viranomaisiin hyvissä ajoin.

Tapahtumabisnekseen hybridiosaamista -hanke on osa Euroopan unionin osarahoittama, ja sen kesto on 1.2.2024–31.1.2026. Hanke on Seinäjoen ammattikorkeakoulun toteuttama. Hankkeen verkkosivut: Tapahtumabisnekseen hybridiosaamista – SEAMK Projektit

Katja Jaskari
projektipäällikkö, Tapahtumabisnekseen hybridiosaamista -hanke
Seinäjoen ammattikorkeakoulu

Satu Lautamäki
yliopettaja, KTT
Seinäjoen ammattikorkeakoulu

Katja Jaskari on digitaalisen kulttuurin maisteriopiskelija Turun yliopistossa, kulttuurituottaja YAMK, AmO, AmE, tapahtumatuotannon asiantuntija, liiketoiminnan ja asiakkuuksien kehittäjä sekä jatkuvan oppimisen edistäjä.

Satu Lautamäki työskentelee yliopettajana kulttuurituotannon amk- ja yAMK-tutkinto-ohjelmissa, ja opettamisen lisäksi suunnittelee ja toteuttaa tki-hankkeita. Osaamisalueita ovat mm. luovien alojen kehittäminen, pk-yrittäjyys, kansainvälisyys, palvelumuotoilu sekä monialainen tuotekehitys.