Miten meni HEROESin ensimmäinen vuosi
Olen nyt vuoden verran toiminut HEROES-yliopistoallianssin laadunvalvojana, Quality Assurance Officer’ina. Tehtäväni on seurata HEROESin toimintaa nimenomaan hanketoiminnan näkökulmasta, siis siihen, miten hanketyötä voidaan tehostaa, ja miten hankkeen toimintojen ja työkalujen teko edistyy. Siihen, miten hyvin kehitettävät toiminnot ja materiaalit soveltuvat opiskelijoiden ja muiden toiminnan kohderyhmien käyttöön, keskitytään hankkeen vaikuttavuuteen liittyvässä työpaketissa 10.
Vuoden aikana olen osallistunut mahdollisuuksien mukaan HEROES-toimintaan SEAMKissa, vaikka en olekaan, ihan tarkoituksella, ollut aktiivisena tekijänä missään työpaketissa. Näin olen saanut osallistuvan arvioinnin kautta tietoa hankkeen käytännön etenemisestä ja toiminnasta. Lisäksi joulukuussa toteutin kyselyn allianssin aktiivisille toimijoille eri maissa.
Tässä artikkelissa kokoan HEROES-laadunvarmistuksen keskeisiä havaintoja vuodelta 2025 sekä esitän joitain kehittämistoimenpiteitä vuosille 2026–2027. Artikkeli perustuu HEROESin ohjausryhmälle ja allianssin johdolle antamaani englanninkieliseen arviointiraporttiin.
HEROESin ensimmäisen vuoden toiminnasta olen tehnyt esim. seuraavia havaintoja:
- Allianssin käynnistys on kokonaisuutena onnistunut, mutta työn eteneminen on ollut kovin epätasaista eri työpakettien välillä.
- Roolien ja vastuiden selkeys, erityisesti ohjaus- ja johtoryhmien ja hankkeen johdon välillä, sekä työpakettien välisen työn koordinointi ovat selkeitä kehittämiskohteita.
- Viestintä ja tiedonhallinta, esim. Teams-rakenne, yhteinen kalenteri ja dokumenttien löydettävyys ovat toistuvia haasteita. Samoin hankkeen virallisten verkkosivujen päivitys viivästyi aivan joulun aluspäiville.
- Liikkuvuuden, erityisesti opiskelijaliikkuvuuden, rahoituksen puute ja aikataulutus ovat merkittäviä riskitekijöitä hankkeen numeeristen tavoitteiden saavuttamiselle.
Kyselytuloksista
Joulukuussa tehdyssä kyselyssä yhtenä osana oli arvioida kahdeksaa väittämää Likert-asteikolla 1–5. Alla keskiarvot ja mediaanit väittämittäin. Kaikkiaan vastaajia kyselyyn oli 47, ja vastausprosentti oli 60,2, jota voidaan pitää sähköpostikyselylle hyvänä.
| Väittämä | Keskiarvo | Mediaani |
| 1. HEROES-allianssi on lähtenyt kokonaisuutena hyvin käyntiin. | 3.8 | 4.0 |
| 2. HEROES-viestintä on pitänyt minut hyvin ajan tasalla ja aidosti mukana. | 3.5 | 4.0 |
| 3. HEROES on jo alkanut tuottaa odotettuja hyötyjä ja vaikutuksia. | 3.6 | 4.0 |
| 4. Allianssin johtamisessa roolit ja vastuut ovat olleet selkeät. | 3.2 | 3.0 |
| 5. HEROES etenee kokonaisuutena hyvin kohti tavoitteitaan. | 3.9 | 4.0 |
| 6. Yhteistyö HEROES-allianssin eri toimijoiden välillä on toiminut hyvin. | 3.8 | 4.0 |
| 7. HEROESiin liittyvä yhteistyö omassa korkeakoulussamme on toiminut hyvin. | 4.2 | 4.0 |
| 8. Omassa korkeakoulussamme on ollut riittävät resurssit ja tarvittava osaaminen HEROESin toteuttamiseen. | 4.0 | 4.0 |
| Yhteensä | 3.7 | 4.0 |
Väittämissä huomio kiinnittyy erityisesti kohtaan 4, eli siihen, että vastaajat arvioivat hankkeen johdon vastuut ja tehtävät ainakin jonkin verran epäselviksi.
Seuraavaksi kysyttiin keskeisiä haasteita HEROES-toiminnassa tähän mennessä, ja aiemmin esille tullut asia koettiin keskeisimmäksi, eli työpakettien ja tehtävien päällekkäisyys ja riippuvuudet.
| Havaittu haaste | n | % |
| Päällekkäisyydet työpaketeissa (WP) ja/tai tehtävissä | 25 | 53.2 % |
| Henkilöstön sitoutuminen | 12 | 25.5 % |
| HEROESin ICT-ratkaisut | 12 | 25.5 % |
| Sidosryhmien osallistaminen | 11 | 23.4 % |
| HEROESin viestintä on epäselvää ja/tai riittämätöntä | 11 | 23.4 % |
| Ohjeistukset, mallipohjat tai dokumentit ovat epäselviä | 10 | 21.3 % |
| Työpakettien sisäinen viestintä epäselvää tai riittämätöntä | 6 | 12.8 % |
| Projektiaikataulun noudattaminen | 3 | 6.4 % |
Edelleen kyselyssä selvitettiin sitä, millaisia riskejä vastaajat HEROES-toiminnassa ovat havainneet, ja todennäköisimmiksi riskeiksi nostettiin erityisesti hajanaiset institutionaaliset/kansalliset säännöt (55,3 %) sekä osallistujien aktivointi (38,3 %). Kyselyssä selvitetyt riskit olivat lähinnä niitä, jotka oli jo hankehakemuksessa sellaisiksi mainittu.
| Todennäköisin riski | n | % |
| Hajanaiset organisaatio- ja/tai kansalliset säännöt sekä lainsäädäntö | 26 | 55.3 % |
| Opiskelijoita tai henkilöstöä on vaikea saada mukaan toimintaan ja tuotoksiin | 18 | 38.3 % |
| Epätarkoituksenmukaiset johtamis- ja hallintorakenteet | 13 | 27.7 % |
| Liitännäiskumppaneiden ja sidosryhmien sitouttaminen toimintaan | 10 | 21.3 % |
| Kumppaneiden väliset kulttuurierot | 9 | 19.1 % |
| Kumppaneiden erilaiset intressit ja mieltymykset | 8 | 17.0 % |
| Merkittävät viivästykset tai suunniteltujen tuotosten heikko laatu | 7 | 14.9 % |
| Riittämättömät viestintä- ja levitystoimet | 6 | 12.8 % |
Keskeiset havainnot
Johtaminen, roolit ja vastuut
Roolien ja vastuiden selkiyttäminen on keskeisin kehittämiskohde. Kyselyn, työpakettiraporttien ja havainnoinnin perusteella ilmenee tarve selkeyttää päätöksentekoelinten, kuten ohjaus- ja johtoryhmien tehtäviä. Myös työpakettien väliset riippuvuudet, päällekkäisyydet ja toisten tuotteiden valmistumisen odottaminen heikentävät hanketyön tehokkuutta. Tämä näkyy sekä kyselyssä että raportoiduissa käytännön havainnoissa. Tarve yhteisille työpakettien rajapintatyöpajoille ja etenemisen näkyvyydelle korostuu.
Viestintä ja tiedonhallinta
Viestintä sai kyselyssä keskiarvon 3,5/5. Käytännön haasteina korostuvat tiedon hajautuminen useisiin kanaviin, Teams-ympäristön sekavuus sekä dokumenttien tallennuskäytännöt. Lisäksi yhteisen, toimivan kalenterin puute verkkosivuilla on tunnistettu toistuvaksi heikkoudeksi, ja myös kokouskutsujen lyhyt varoaika on noussut esiin.
Resursointi ja liikkuvuus
Resursointi omassa organisaatiossa arvioitiin vahvaksi (4,0/5), mutta allianssitasolla erityisesti liikkuvuuden (opiskelija- ja henkilöstöliikkuvuus) rahoitus ja aikataulutus muodostavat riskin. Havainnoissa korostuu se, että yleisten Erasmus+ -liikkuvuusrahoitusten 6–8 kk ennakointi ei aina sovi allianssin nopeaan toteutukseen.
Päätelmät
Vuonna 2025 HEROES on edennyt käynnistysvaiheessa kokonaisuutena hyvin, mutta laadunvarmistuksen näkökulmasta kriittiset kehityskohteet liittyvät erityisesti työpakettien väliseen koordinointiin ja päällekkäisyyksien hallintaan, viestinnän ja tiedonhallinnan selkeyteen ja liikkuvuuden resurssien varmistamiseen. Näihin kohdistuvilla käytännön toimilla voidaan tukea projektin vaikuttavuuden kasvua ja edistymistä kohti kunnianhimoisia KPI-tavoitteita.
Jari Alanko
Erityisasiantuntija, kansainvälinen TKI
SEAMK
Kirjoittaja on 1990-luvulla kansainväliseen hanketoimintaan hurahtanut kaikkien alojen kiistaton erikoisasiantuntija, siis valtiotieteiden maisteri, joka on erikoistunut rahoituksen hakemiseen, hakemusten tekemiseen ja arviointiin.
Asiasanoja: Hanketoiminta, Kansainvälisyys, Arviointi, Yliopistoallianssi