Lukujärjestyssuunnittelu SEAMKissa

Lukujärjestykset ovat keskeinen osa korkeakoulujen toimintaa, sillä ne vaikuttavat suoraan opiskelijoiden ja opettajien arkeen. Hyvin suunnitellut lukujärjestykset mahdollistavat sujuvan ja tehokkaan opetuksen, tukevat opintojen edistymistä sekä optimoivat korkeakoulun tilojen ja resurssien käyttöä. Ennakkoon laaditut ja julkaistut aikataulut auttavat opettajia suunnittelemaan omaa työtään sekä mahdollistavat opiskelijoiden opintojen, työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisen. Lukujärjestykset vaikuttavat siten myös opettajien työhyvinvointiin ja opiskelijoiden opiskelumotivaatioon.

Lukujärjestyksen laatiminen on monimutkainen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja eri tekijöiden huomioon ottamista. Erilaiset tarpeet, opetuksen esteet, kuormituspiikit, yllättävät muutokset ja resurssien rajallisuus (esim. tilat) tekevät suunnittelusta haastavaa.

Lukujärjestyssuunnittelu on keskeinen osa SEAMKin arkea

Lukujärjestyksen suunnittelu on kuin palapelin kokoamista, jossa on otettava huomioon tilaresurssit, opettajien toiveet ja opiskelijoiden tarpeet. Yhteistyö eri osapuolten välillä on avainasemassa onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseksi (kuva 1).

Lukujärjestys on opiskelijoiden ja opettajien ajan hallinnan väline, joka ilmoittaa, milloin ja missä opintojakson toteutuksen tunnit pidetään. Lukujärjestys määrittää opettajien ja opiskelijoiden arkea. Hyvin suunnitellut lukujärjestykset vaikuttavat niin opiskelijoiden kuin opettajienkin hyvinvointiin ja jaksamiseen.

Lukujärjestyssuunnittelua ohjaa opetuksen suunnittelun vuosikello ja rehtorin vahvistamat periodit. Vuosikello määrittelee, milloin suunnittelun eri vaiheet toteutuvat, ja siinä on määritelty lukujärjestyssuunnittelun ajankohdat. Opetuksen suunnittelun aiempien vaiheiden perusteella saadaan tietoja, joita käytetään lukujärjestyssuunnittelussa. Suunnittelua edeltävät vaiheet on tehtävä huolellisesti, jotta varsinainen lukujärjestysten laatiminen sujuu hyvin.

Koulutuspäälliköt tekevät vuosisuunnittelun excel-taulukoiden avulla tutkinto-ohjelmittain jokaiselle ryhmälle erikseen. Lukujärjestyskoordinaattorit avaavat toteutukset excel-taulukoiden perusteella ryhmäpohjaisesti koko lukuvuodeksi. Joissakin tutkinto-ohjelmissa myös koulutuspäälliköt avaavat toteutuksia.  Toteutusten avaamisen yhteydessä lisätään toteutus- ja ilmoittautumisajat, resurssit ja mahdolliset muut ryhmät, tarkistetaan koulutusala sekä toteutuksen perustiedot. Toteutusten avaamisen jälkeen koulutuspäälliköt tarkastelevat ryhmien ja opettajien kuormituksia sekä täydentävät opettajaresurssit toteutuksiin, joista vielä puuttuu opettaja.

Opettajat tekevät rytmitys- ja tilatoiveet niihin toteutuksiin, joihin heidät on merkitty opettajaksi. Syksyn toiveet tehdään huhtikuussa ja kevään toiveet lokakuussa. Tämän jälkeen lukujärjestykset suunnitellaan ryhmäkohtaisesti, mikä mahdollistaa opintojen rytmittämisen sekä etä- ja lähiopetuksen suunnittelun.

Opettajat voivat seurata ehdotustilassa olevia varauksia Pepin kalenterista. Opiskelijat näkevät julkaistut lukujärjestykset Lukkarikoneesta ja Tuudosta. Tuudosta näkyvät myös ehdotustilassa olevat lukujärjestykset. Lukujärjestykset julkaistaan viikko kerrallaan niin, että seuraavat kuusi viikkoa ovat aina julkaistuna. Vain lukujärjestyskoordinaattorit voivat tehdä muutoksia lukujärjestyksiin; opettajat eivät voi itse tehdä muutoksia tai tilavarauksia.

Lukujärjestyssuunnittelun kehitys

Lukujärjestyssuunnittelussa tapahtui iso muutos syksyllä 2016. SEAMK liittyi Peppi-konsortioon ja Peppi toiminnanohjausjärjestelmänä otettiin käyttöön. Käyttöönotto on tuonut merkittäviä parannuksia lukujärjestyssuunnitteluun, kuten paremman resurssien hallinnan ja yhteistyön mahdollistamisen. Ensimmäiset lukujärjestykset julkaistiin Pepissä tammikuussa 2017. Tässä yhteydessä perustettiin myös lukujärjestystiimi. Aikaisemmin koulutusyksiköissä oli yksi tai useampi lukujärjestyksentekijä. Tällä hetkellä SEAMKissa on kolme lukujärjestyskoordinaattoria.

Ennen Peppi-järjestelmää lukujärjestyssuunnittelussa oli käytössä Mimosa-ohjelma, joka asennettiin jokaisen käyttäjän koneelle. Mimosaan pohjatiedot jouduttiin syöttämään manuaalisesti (ryhmät, opettajat, opintojaksot ja toteutukset). Lukujärjestyksentekijät eivät nähneet toistensa lukujärjestyksiä, mikä aiheutti monenlaisia haasteita.  Mimosan aikaan opettajat ja opiskelijat näkivät lukujärjestykset vasta kun ne siirrettiin intranetiin ja julkaistiin siellä. Lukujärjestyksiä julkaistiin viikko kerrallaan sitä mukaa kun ne valmistuivat. Yhteisiä julkaisuaikatauluja ei ollut.

Peppi-järjestelmässä lukujärjestyssuunnittelun asiat ovat koottuna yhteen paikkaan, mikä on vähentänyt manuaalisen työn määrää. Peppi-järjestelmä toimii verkossa ja sieltä näkyy kaikki olemassa olevien resurssien tiedot reaaliajassa. Tämä helpottaa tilojen yhteiskäyttöä, yhteisten opettajien aikataulujen suunnittelua, kokonaisuuksien hahmottamista sekä lukujärjestyskoordinaattorien sijaistamista.  Peppi-järjestelmän koulutuksessa mieleenpainuvin tärkein oppi oli, että sitä mitä ei ole Pepissä, ei ole olemassakaan. Tavoitteena on edelleen kehittää järjestelmää vastaamaan entistä paremmin käyttäjien tarpeita.

Lukujärjestyssuunnittelun haasteet

Lukujärjestysten suunnittelua haastavat sille asetetut tarpeet, resurssien rajallisuus sekä reunaehdot, mm. tilojen vähentyminen, opetusryhmien määrän ja koon kasvu, opettajien ja ryhmien aikataulujen yhteensovittaminen sekä etä- ja lähiopetuksen yhdistäminen. Edellä mainituiden syiden vuoksi kokonaisuuksien hallitseminen ja suunnittelu on entistä vaativampaa ja tärkeämpää. Viime vuosina suurimmaksi haasteeksi on tullut opetustilojen vähentyminen, mikä johtuu tilojen käytön tehostamisen tarpeesta. Tiloja tarvitaan yhä enemmän myös hankekokouksiin, tiimipalavereihin, koulutuksiin ja muuhun toimintaan. Isojen opetustilojen käyttö aiheuttaa haasteita, sillä niihin täytyy sovittaa isojen ryhmien opetuksen lisäksi hankkeiden seminaareja, konferensseja, valintakokeita ja kaupunginorkesterin varauksia (Seinäjokisali).

Opetusryhmien määrät ovat lisääntyneet ja ryhmäkoot kasvaneet. Opettajien ja ryhmien aikataulujen yhteensovittaminen on haastavaa, erityisesti silloin, kun opettajat opettavat useissa eri tutkinto-ohjelmissa. Yhteisten opettajien ja opintojen määrä on kasvanut, mikä voi johtaa epätasaiseen työkuormaan, koska aikataulut suunnitellaan eri tutkinto-ohjelmien tarpeiden mukaan. Tekniikan alalla on jaksottainen lukujärjestys, kun taas muilla tutkinto-ohjelmilla lukujärjestys vaihtuu viikoittain. Monimuotoryhmien opetuksen aikataulut vaihtelevat, joten hyvän ja inhimillisen lukujärjestyksen suunnittelu voi olla haastavaa opettajalle, joka opettaa useamman tutkinto-ohjelman monimuotoryhmissä. Lukujärjestyssuunnitteluun vaikuttavat myös SEAMKin henkilökunnan yhteiset kokoukset ja tapahtumat sekä esihenkilöiden hyväksymät opetuksen esteet.

Etäopetus on tullut jäädäkseen, joten suunnittelussa täytyy huomioida sekä etä- että lähiopetus. Osa opettajista on mukana hankkeissa, mikä aiheuttaa nopeita aikataulumuutoksia. Äkillisiä muutoksia voivat aiheuttaa myös sairastumiset, opettajavaihdokset ja yllättävät tilatarpeet. Ryhmien harjoittelujaksot vaikuttavat tutkinto-ohjelmien opintojaksojen suunnitteluun lukuvuoden aikana.

Lukujärjestyssuunnittelu on monimutkainen prosessi ja sen huolellinen toteutus on tärkeää SEAMKin toiminnan sujuvuuden kannalta. Yhteistyöllä ja jatkuvalla kehittämisellä voimme varmistaa, että lukujärjestykset palvelevat kaikkia osapuolia parhaalla mahdollisella tavalla.

Jaana Kitinoja
Lukujärjestyskoordinaattori, tekniikan ja ruoka-alan koulutukset
SEAMK

Katja Saras
Lukujärjestyskoordinaattori, sosiaali- ja terveysalan koulutukset
SEAMK

Anu Sippola
Lukujärjestyskoordinaattori, liiketalouden, kulttuurin sekä kirjasto- ja tietopalvelualan koulutukset
SEAMK

Päivi Vähäsalo
Opintoasianpäällikkö, Opiskelijapalvelut
SEAMK