Hankkeen vaikuttavuuden laajempi arviointi – työkalu hankesuunnittelun ja loppuraportin kirjoittamisen tueksi

Työkalun tarve

Pääsääntöisesti rahoittajat vaativat alkaneella rahoitusohjelmakaudella hankkeen vaikuttavuuden kuvaamista selkeämmin ja laajemmin kuin aiemmilla rahoituskausilla. Etenkin kansainvälisissä rahoitushauissa vaikuttavuus on jo pitkään ollut tärkeä hankkeiden pisteytyksen osa-alue. Tällöin on tärkeää panostaa tulosten ja vaikuttavuuden kuvaamiseen laajemmin jo hankesuunnitelmissa, jolloin saadaan paremmat pisteet ja enemmän hankerahoitusta.​

Vaikuttavuusmittarit tulee suunnitella huolellisesti, jotta ne peilaavat hankkeen tavoitteita ja kontekstia. Lisäksi mittareita on seurattava ja arvioitava säännöllisesti hankkeen edetessä. Näin voidaan tehdä tarvittavia muutoksia ja varmistaa, että hanke saavuttaa toivotut vaikutukset.

Monet rahoittajat edellyttävät jo hakuvaiheessa, että hakija kuvaa mahdollisimman selkeästi sekä hankkeen konkreettiset tuotokset että pitkän aikavälin odotettavissa olevan vaikuttavuuden. Tämä auttaa rahoittajaa arvioimaan, millaisia tuloksia hankkeella tavoitellaan ja miten ne kytkeytyvät laajempiin tavoitteisiin. Vastaavasti vaikuttavuuden kuvaaminen on usein keskeinen osa myös hankkeiden loppuraportointia, jossa rahoittajat haluavat nähdä, kuinka hyvin asetetut tavoitteet on saavutettu ja millaisia pidempiaikaisia vaikutuksia toiminnalla on ollut.

Hankesuunnitelmassa ja loppuraportissa kuvattavia asioita voivat olla esimerkiksi seuraavat asiat:

• Tulokset: Konkreettiset ja määrälliset tulokset.
• Vaikutukset: Esimerkiksi kohderyhmiin, toimintatapoihin tai alueeseen kohdistuvat vaikutukset.
• Laajempi vaikuttavuus: Millaista pidempiaikaista vaikuttavuutta saadaan aikaan.
• Muutos: Mitä muutoksia saadaan aikaan ja miten ne näkyvät kohderyhmissä.
• Hyödyt: Hyödynsaajat ja miten he hyötyvät hankkeen toimenpiteistä.

Työkalun tavoite ja käyttötapa

Työkalu on kehitetty tukemaan vaikuttavuuden ja tulosten hyödyntämisen kuvaamista hankkeiden valmistelussa.  Työkalua voidaan hyödyntää myös jo käynnissä olevien hankkeiden osalta loppuraporttien kirjoittamisessa ja vaikuttavuuden arvioimisessa laajemman kehyksen mukaan hankkeen päättyessä.

Hankkeen suunnitteluvaiheessa työkalua voi hyödyntää etenkin hankkeen valmistelutiimi, joka vastaa hankesuunnitelman kirjoittamisesta ja sitä kautta myös tavoitteiden, toimenpiteiden ja mittareiden määrittelystä. Työkalu tukee tiimiä varmistamaan, että hankkeen suunnitelma on realistinen ja vastaa asetettuihin tavoitteisiin.

Hankkeen päättymisvaiheessa työkalua voivat käyttää projektipäällikkö ja muut projektityöntekijät arvioidakseen, kuinka hyvin tavoitteet on saavutettu ja millaisia tuloksia on syntynyt. Tulokset ja havainnot voidaan käsitellä myös ohjausryhmässä ennen hankkeen päättymistä, jotta saadaan yhteinen näkemys hankkeen onnistumisesta ja mahdollisista jatkotoimista.

Alla esitetyistä mittareista voidaan valita 3–5 hankkeen tavoitteisiin ja sisältöön parhaiten soveltuvaa mittaria, joita voidaan hyödyntää joko hankesuunnitelman vaikuttavuusosiossa tai hankkeen loppuraportin vaikuttavuuden kuvaamisessa. Kunkin vaikuttavuutta kuvaavan osa-alueen (1. Kumppanuudet ja verkostot, 2. Tiedollinen/ osaamisen kehittämisen vaikuttavuus tai Koulutusvaikutus, 3. Ympäristövaikutukset, 4. Digitaalinen ja tekninen vaikuttavuus, 5. Sosiaalinen vaikutus, 6. Imagollinen vaikutus, 7. Asiantuntijoiden ja sidosryhmien antama arvio vaikuttavuudesta, 8.  Vaikutus yritystoiminnan kehittymiseen, 9. Vuorovaikutus) yhteydessä on esitetty apukysymyksiä, jotka auttavat jäsentämään ja konkretisoimaan vaikutusten kuvausta ja kirjoitusprosessia. Näiden kysymysten avulla voidaan pohtia esimerkiksi, ketä hanke hyödyttää, millä tavoin ja millä aikavälillä vaikutukset ilmenevät.

Lisäksi on esitetty esimerkkejä mahdollisista numeerisista mittareista, joiden avulla vaikutuksia tai vaikuttavuutta voidaan mitata ja seurata. Numeeriset mittarit tukevat laadullista kuvausta ja auttavat osoittamaan hankkeen tuloksia konkreettisella ja vertailukelpoisella tavalla.

Vaikuttavuuden osa-alueet hankesuunnitelmassa ja loppuraportissa

Käytännössä kaikkien rahoittajien hankesuunnitelmissa vaaditaan jo hakuvaiheessa arvioimaan sitä, miten hanke linkittyy keskeisiin alueellisiin tai valtakunnallisiin strategioihin tai ohjelmiin ja miten hanke edistää niissä mainittuja tavoitteita. Ylläesitellyt vaikuttavuuden osa-alueet tarjoavat rakenteen, jonka avulla on helpompaa kuvata näitä hankkeen pidemmän aikavälin vaikutuksia jo suunnitteluvaiheessa sekä arvioida niiden toteutumista hankkeen päättyessä. Työkalu auttaa määrittelemään, mihin osa-alueisiin hanke pyrkii vaikuttamaan ja millaisia tuloksia tavoitellaan. Rahoittaja arvioi hankesuunnitelmaa pisteyttäessään, miten hankkeen toimenpiteet edistävät siihen nostettuja strategioiden tavoitteita.

Loppuraportissa työkalu auttaa puolestaan arvioimaan ja konkretisoimaan toteutuneet vaikutukset. Vaikutusten laadullisen kuvauksen ohella on tärkeää täydentää niitä numeerisilla mittareilla, jotka tuovat selkeämmin esiin myös vertailukelpoisia tuloksia.

Erilaisten strategioiden hyödyntäminen vaikuttavuuden kuvaamisessa

Etelä-Pohjanmaalla hankesuunnitelmissa voi kuvata yhteyttä seuraaviin strategioihin tai ohjelmiin.

• Maakuntastrategia
• Älykkään erikoistumisen strategia
• Ruokaprovinssi 2030 strategia
• Etelä-Pohjanmaan alueellinen maaseudun kehittämissuunnitelma 2023 – 2027
• Ilmasto- ja kiertotaloustiekartta

Lisämateriaalia vaikuttavuuden arviointiin liittyen

 Vaikuttavuuden kuvaamisessa hankesuunnitelmassa tai loppuraportissa voi hyödyntää useita olemassa olevia työkaluja. Vaikuttavuuden mittaamiseen on useita erityyppisiä ja eri teemoihin liittyviä julkaisuja verkossa. Voit tarkistaa löytyykö esimerkiksi seuraavista linkeistä hyödynnettäviä työkaluja.

• Heliskoski, Jonna, Humala, Henna, Kopola, Riina, Tonteri, Anna ja Tykkyläinen, Saila (2017). VAIKUTTAVUUDEN ASKELMERKIT. Työkaluja ja esimerkkejä palveluntuottajille. https://www.sitra.fi/app/uploads/2018/03/vaikuttavuuden-askelmerkit.pdf
• Innokaupungit: Työkirja ekosysteemien vaikuttavuuden kirittämiseksi https://innokaupungit.fi/wp-content/uploads/2024/02/Vaikuttavuusmalli-Tyokirja_.pdf
• Kostilainen , Harri (2007). Sosiaalisten vaikutusten mittaaminen ja hyödyntäminen, esimerkkejä sosiaalisia päämääriä tavoittelevista organisaatioista. Miksi mitata? Mitä hyötyä? Miten mitata? https://www.researchgate.net/publication/373041167

Vaikuttavuutta voi arvioida myös kuvaamalla yksinkertaisesti, millaisia muutoksia hankkeessa tavoiteltiin ja mitä saatiin aikaan.

Edelleen voit hyödyntää esimerkiksi YK:n kestävän kehityksen periaatteita ja peilata hankkeen tavoitteita ja tuloksia niihin ja johtaa vaikuttavuuden ulottuvuuksia niiden avulla: https://um.fi/documents/35732/0/yk-kestavan-kehityksen-tavoitteet-agenda2030-esite+%281%29.pdf/4ec2c85e-4bd2-c645-8f1d-f6967042a5e7?t=1581596869552

Kohderyhmät

Vaikuttavuuden kuvaamisessa on hyvä huomioida hankkeelle määritellyt kohderyhmät. Tällöin kiinnitetään huomioita siihen, että jokaiseen kohderyhmän kohdassa mainittuun ryhmään kohdentuu jotain tuloksia tai vaikutuksia. Hankkeelle määritellään välittömät ja välilliset kohderyhmät jo hankesuunnitelmassa ja ne ovat siten hankekohtaisia. Hankkeen välittömät kohderyhmät ovat niitä, joihin toimenpiteet kohdennetaan. Näitä ovat useimmissa hankkeissa:

• Yritykset ja muut työelämätahot.
• Koulutuksiin tai muihin tilaisuuksiin osallistuvat henkilöt.
• Alueen asukkaat.
• Yhteisöt tai järjestöt.
• Yhteiskunta ja kansalaiset.
• Muut koulutusorganisaatiot.
• Opiskelijat.
• Alan asiantuntijat ja sidosryhmät.
• Viranomaiset.

Välillisiä kohderyhmiä ovat voivat olla esimerkiksi:

• Rahoittajat ja sijoittajat: Rahoittajat, kuten valtion virastot, säätiöt, yritykset tai muut organisaatiot, jotka rahoittavat TKI-hankkeita, ovat usein kiinnostuneita hankkeen vaikuttavuudesta. He haluavat tietää, miten heidän sijoituksensa tuottavat tuloksia ja mitkä ovat hankkeen taloudelliset ja yhteiskunnalliset hyödyt.
• Hankkeen toteuttajat ja tutkijat: Voidaan kuvata esimerkiksi vaikutusta toteuttajien oman osaamisen kehittymiseen, vaikutuksia tai tiedon jakamista opetukseen, vaikutuksia toteuttajien verkostoihin tai toimintatapoihin.
• Alan asiantuntijat ja sidosryhmät: Hankkeen erityisalaan liittyvät asiantuntijat ja sidosryhmät voivat olla kiinnostuneita sen tuloksista ja vaikutuksista. He voivat käyttää hankkeen tuottamaa tietoa omassa työssään ja päätöksenteossaan.
• Hallitus ja viranomaiset: Julkisen sektorin edustajat, kuten hallitus ja viranomaiset, voivat seurata TKI-hankkeiden vaikuttavuutta yhteiskunnallisten tavoitteiden saavuttamisen näkökulmasta. He haluavat tietää, miten hankkeet edistävät esimerkiksi talouskasvua, työllisyyttä ja innovaatioita.

Taru Mäki
tutkimus- ja kehittämispäällikkö
SEAMK

Kirjoittaja on kehittänyt vaikuttavuuden mittaristoja Euroopan unionin osarahoittamassa TKI-kumppanuusmallilla enemmän ja vaikuttavampaa TKI-toimintaa Etelä-Pohjanmaalle -hankkeessa, jossa tutkimusalueena oli erityisesti tiedon jakamisen vaikuttavuuden kehittäminen pk-yritysyhteistyössä.

Seliina Päällysaho
tutkimuspäällikkö
SEAMK

Kirjoittaja on kehittänyt erilaisia toimintamalleja tukemaan korkeakoulujen ja yritysten välistä yhteistyötä ja toimi projektipäällikkönä Euroopan unionin osarahoittamassa TKI-kumppanuusmallilla enemmän ja vaikuttavampaa TKI-toimintaa Etelä-Pohjanmaalle -hankkeessa.