Hankeviestinnän starttipalaveri yhdistää henkilöt ja tavoitteet

Tutkimus‑ ja kehittämishankkeiden onnistuminen ei synny pelkästään hyvistä ideoista ja vahvasta asiantuntijuudesta. Yhtä tärkeää on se, miten hankkeesta viestitään: miten tavoitteet kirkastuvat, miten sidosryhmät tavoitetaan ja miten hankkeen tulokset tehdään näkyviksi ja vaikuttaviksi. SEAMKissa hankeviestinnän tueksi on kehitetty malli viestinnän starttipalaverista, joka kokoaa yhteen hankkeen projektihenkilöstön ja viestinnän asiantuntijat jo hankkeen alkuvaiheessa.

Mikä on viestinnän starttipalaveri?

Viestinnän starttipalaveri on aloittelevan hankkeen ja sitä koordinoivan organisaation viestinnän välinen yhteistapaaminen. Sen tavoitteena on luoda yhteinen ymmärrys hankkeen sisällöistä, viestinnän roolista ja käytännöistä sekä SEAMKin tarjoamasta tuesta. Malli on suunnattu erityisesti tutkimus‑ ja kehittämishankkeita koordinoiville korkeakouluille ja muille organisaatioille, joissa hankeviestintä on osa laajempaa strategista kokonaisuutta.

Käytännössä starttipalaveri toimii lähtölaukauksena viestintäyhteistyölle: se auttaa suuntaamaan viestinnän toimenpiteitä oikein ja varmistaa, että viestintä tukee hankkeen tavoitteita koko sen elinkaaren ajan.

Kasvokkainen kohtaaminen luo perustan luottamukselle

SEAMKin kokemusten mukaan erityisesti kasvokkainen starttipalaveri tuo viestintäyhteistyöhön merkittävää lisäarvoa. Kun ihmiset kohtaavat samassa tilassa, syntyy luontevaa vuorovaikutusta, joka on vaikeasti korvattavissa pelkällä sähköpostilla tai yksittäisillä etäpalavereilla. Kasvokkaisessa tapaamisessa osallistujat tutustuvat toisiinsa myös ihmisinä, eivät vain rooleina tai nimilistoina.

Kasvotusten keskustellessa on helpompi esittää kysymyksiä, jakaa keskeneräisiä ajatuksia ja tunnistaa hankkeen viestinnällisiä mahdollisuuksia ja haasteita. Samalla rakentuu luottamus, joka madaltaa kynnystä olla yhteydessä viestinnän asiantuntijoihin myös myöhemmissä vaiheissa. Tämä on erityisen tärkeää hanketyössä, jossa asiantuntijat työskentelevät usein itsenäisesti ja tiiviissä aikataulupaineessa.

Vaikka starttipalaveri voidaan tarvittaessa toteuttaa myös etänä, paikan päällä tapahtuva tapaaminen tukee parhaiten yhteisen ymmärryksen ja sitoutumisen syntymistä. Innostava ja osallistava ilmapiiri auttaa näkemään viestinnän luontevana osana hankkeen arkea, ei erillisenä velvoitteena.

Mitä starttipalaverissa tehdään?

SEAMKissa hankeviestinnän starttipalaveri on noin kahden tunnin mittainen tapaaminen. Prosessi käynnistyy usein hankkeen sisäisestä aloituskokouksesta, johon TKI‑viestinnän asiantuntija suositellaan kutsuttavaksi. Aloituskokouksessa viestintäsuunnitelmaa käsitellään lyhyesti, ja samalla sovitaan varsinaisen starttipalaverin ajankohdasta.

Itse starttipalaverin sisältöjä ovat:

• Vapaamuotoinen tutustuminen, jossa hankkeen ja SEAMKin viestinnän henkilöstö esittäytyvät ja luovat pohjaa yhteistyölle.
• SEAMKin viestinnän ja markkinoinnin esittely, mukaan lukien strategia, työnkuvat, viestintäkanavat, ohjeistukset ja hanketuki.
• Hankkeen tavoitteiden ja viestinnällisten tarpeiden tarkastelu, eli miten viestintä voi konkreettisesti tukea hanketta.
• Yhteinen suunnittelu, jossa sovitaan viestinnän ensimmäisistä askelmerkeistä ja kehitetään viestintäsuunnitelmaa yhdessä.
• Ydinviestien ja käytännön tarpeiden määrittely, jotta hankkeen keskeinen sanoma on selkeä ja puhuttelee kohderyhmiä.
• CRM‑järjestelmän hyödyntämisen läpikäynti, esimerkiksi sidosryhmien seurannan, uutiskirjeiden ja raportoinnin näkökulmasta.
• Motivointi ja käytännön opastus, joiden avulla viestintään liittyvä yhteydenotto koetaan helpoksi myös jatkossa.

Yhteinen suunnittelu tuo viestintään fokusta

Starttipalaverissa pureudutaan myös viestinnän konkreettisiin osa‑alueisiin. Yhteisen keskustelun avulla voidaan tunnistaa hankekohtaiset painopisteet ja räätälöidä viestintää niiden mukaisesti. Teemoina voivat olla esimerkiksi viestintäsuunnitelman viimeistely, hankkeen verkkosisällöt ja visuaalinen ilme, ydinviestien ja tarinallisten elementtien muotoilu sekä sopivien kanavien valinta eri kohderyhmille.

Samalla tarkastellaan median ja sosiaalisen median roolia hankkeen näkyvyyden vahvistamisessa sekä mahdollisuuksia viestinnälliseen yhteistyöhön muiden samankaltaisten hankkeiden kanssa. Tämä auttaa välttämään päällekkäistä työtä ja lisää hankkeen vaikuttavuutta.

Hyödyt näkyvät arjessa

SEAMKissa saatujen kokemusten mukaan viestinnän starttipalaveri helpottaa viestinnän toimenpiteiden suunnittelua ja nopeuttaa niiden käynnistämistä. Kun vastuut, käytännöt ja tukimahdollisuudet ovat alusta asti selkeitä, viestintä ei jää irralliseksi tai viime hetken tehtäväksi.

Monet hanketoimijat ovat kokeneet, että starttipalaveri on madaltanut kynnystä ottaa yhteyttä viestintään erilaisissa kysymyksissä. Samalla se on vahvistanut tunnetta siitä, että viestintä on yhteinen tehtävä ja että tukea on saatavilla koko hankkeen ajan.

Tapaamisen jälkeen katse eteenpäin

Starttipalaverin jälkeen laaditaan muistio, joka jaetaan osallistujille ja SEAMKin viestintätiimin Teams‑kanaville. Lisäksi sovitaan mahdollisista jatkopalavereista ja konkreettisista viestinnällisistä työtehtävistä. Viestintää toteutetaan sovitun suunnitelman mukaisesti, ja tapaamisen laajuutta ja muotoa voidaan sovittaa hankkeen tarpeiden mukaan.

Viestinnän starttipalaveri on ennen kaikkea investointi sujuvaan yhteistyöhön. Kun ihmiset kohtaavat, tavoitteet kirkastuvat ja viestinnälle rakennetaan yhteinen suunta jo alussa, luodaan edellytykset vaikuttavalle hankeviestinnälle.

Tuomas Rauhala
viestinnän asiantuntija
Seinäjoen ammattikorkeakoulu

Tämä artikkeli on kirjoitettu osana Seinäjoen ammattikorkeakoulun TKI-kumppanuusmallilla enemmän ja vaikuttavampaa TKI-toimintaa Etelä-Pohjanmaalle -hanketta, joka on Euroopan unionin osarahoittama. Kirjoittajat ovat kehittäneet hankkeessa uudenlaisia toimintamalleja, joilla tuetaan korkeakoulujen ja yritysten välistä yhteistyötä. Hanke toteutettiin ajalla 1.1.2023 – 30.7.2025