Etanapostista tekoälyyn – kehitys kehittyy hankehakemusten tekemisessäkin
Kun on riittävän kauan sitten syntynyt, on saanut elää ihan mielenkiintoisia aikoja, eikä tarvitse edes ihmetellä sitä, miksi jotkut, niin idässä kuin lännessä, pitävät sodankäyntiä edelleen pätevänä välineenä tavoitteiden saavuttamiseksi, jopa tavoitteena sinänsä. Riittää, että ihmettelee ihan omaa työtänsä kansainvälisten hankehakemusten kirjoittajana, ja sen muuttumista ihan vain muutaman vuoden aikana, ja toisaalta muuttumattomuutta.
Entinen tasavallan presidentti Mauno Koivisto totesi toisen kautensa lopussa 1990-luvulla, että muistelmia on syytä kirjoittaa silloin, kun vielä muistaa jotain. Se on hyvin sanottu, ja tässä kirjoitelmassa noudatan sitä eritoten viime aikojen takia. Jostain syystä tuntuu olevan nykyään niin, että uudemmat asiat häipyvät muistista, mutta vanhemmat pysyvät siellä.
Kolme tulostettua kappaletta kuriiripostissa Brysseliin – vuosiluvun ensimmäinen numero vaihtuu
Ensimmäiset kansainväliset hakemukset, joiden tekemisessä olin mukana, tehtiin vuosituhannen vaihteen tienoilla tosiaankin paperille. Kolmena kappaleena ja kaikkiin nimenkirjoittajan allekirjoitus, ja leima. Leima oli yllättävän tärkeä, ja kannattaa huomata, että leiman tuli olla nimenomaan pyöreä. Rahoittajien kyselyt suorakaiteen mallisesta leimasta vähenivät, jos leiman löi hiukan vinoon, mutta vasta ehdotettuani silloiselle työnantajalle sitä, että seuraavaan hakemukseen teen leimasimen itse perunasta, yksikköömme tilattiin virallinen, pyöreä leimasin, jossa oli vaakunat ja kaikki. Sitten leima oli rahoittajienkin mielestä sellainen kuin kuuluu.
Ei muuten ollut ihan yksinkertaista myöskään noiden kolmen kappaleen tekeminen. Jo yhden kappaleen tulostaminen sen aikaisilla tulostimilla ja raskailla, virallisilla dokumenttipohjilla oli syytä ajoittaa iltaan, jolloin suurin osa kollegoista vietti aikaansa siellä, missä iltaisin kuulukin. Sittenkin tulostus saattoi aiheuttaa monenlaisia seurauksia: Print=> Ilmastointi sammuu, kahvihuoneen mikrouuni kilahtaa ja jääkaappi alkaa täristä, käytävän valot himmenevät ja palovaroitin piippaa => Tulostin ei tee mitään. Kunnes: Jynk, jynk, jynk… Ensimmäinen sivu alkaa tulostua. Kyllä se tästä. Kerran kuitenkin eräs kollega oli tullut käymään toimistolla, vieläpä lasten kanssa. Olivat tenavat kuulemma oppineet uusia sanoja…
Sitten niihin hakemuskappaleisiin piti vielä saada allekirjoitus viralliselta nimenkirjoittajalta. Useimmiten se onnistui seuraavana päivänä ihan sujuvasti, mutta onpa sitä allekirjoitusta joskus haettu taksilla laiturin nokastakin. Jonka jälkeen käyttöön otettiinkin ns. kumijohtaja, eli allekirjoitusleimasin.
Mikä ihmeen ohjelmakausi – leikataan 2000-luvun alkuvuosia
Sana ohjelmakausi tuli hyvänpäiväntutuksi meille suomalaisillekin vasta kuluvan vuosituhannen puolella, siihen asti olimme olleet vähän niin kuin Euroopan unionin porstuassa. EU-hankkeiden hakeminen ei silti ihan silmänräpäyksessä muuttunut. Vaikka hakemuksia alettiinkin kirjoittaa yhä useammin erilaisiin verkossa toimiviin järjestelmiin, piti hakemukset edelleen tulostaa, ja toimittaa määräpäivään mennessä rahoittajalle, kansainvälisissä hankkeissa Brysseliin. Tai ainakin lähettää määräpäivään mennessä, jotta kaikkialla Euroopassa asuvia kohdeltaisiin samoin. Prosessi ansaitsisi kiistämättä oman kirjoitelmansa, mutta joka tapauksessa se piti hoitaa erilaisilla kuriiripalveluilla, koska Belgian postiin ei ollut luottamista. Voitteko kuvitella, valtiollinen postipalvelu, johon ei voinut luottaa!
Edellä mainituista kuriiripalveluista tultiin hakemaan paketit (kirjekuoriksi 500-1000 sivua hakemuksia sisältäviä kääreitä ei voi sanoa), ja ne merkattiin vastaanotetuksi. Merkintä oli todiste hakemuksen lähettämisestä ajoissa. Muutamia kertoja jouduttiin kuitenkin selventämään päivämäärämerkintä vastaanottajalle, koska suomalainen tapa merkitä päivämäärä, esim. tämän kirjoittamispäivä 190326, oli Brysselissä outo. Kerran kävi jopa niin, että poikkeuksellisen hyvissä ajoin lähetetystä hakemuksesta kysyttiin jo ennen määräajan umpeutumista, että hakemuksenne on tullut kyllä perille, mutta todistetta siitä, että se on lähetetty ajoissa, ei ole. Tähänhän olisi tietysti pitänyt vastata, että kun te kerran olette osanneet asiaa ennen määräpäivää kysyä, niin kai se on ajoissa tullut, mutta parempi oli vain selkiyttää suomalaista tapaa merkitä päivämäärä. Aina ei ihan kaikkea kannata kysyä tai siitä huomauttaa…
Ohjelmakausista ei oikeastaan tässä sen enempää kuin se, että edelleen, kerta toisensa jälkeen, ohjelmakauden vaihtuminen tuntuu tulevan suurena yllätyksenä, varsinkin monille hallinnoijaviranomaisille ihan puun takaa. Se nimittäin on tuo ohjelmakauden, ja eritoten siihen liittyvien hankerahoitusten hakujen käynnistäminen, ollut melkoisen pitkänsitkeää touhua ihan koko Euroopan tasolla ihan joka kerta.
Ettäkö hakemusta ei tulosteta ollenkaan – homma mullistuu 2010-luvulla
No, olihan niitä kuponkeja lähetettykin pitkin ja poikin Eurooppaa vuosikausia, eikä niitä lopulta kukaan lukenut eikä oikeasti tarvinnut. Paitsi jonkun olisi pitänyt lukea pikkuisen tarkemmin esim. Unkarin koheesiorahastojen tukihakemuksia, vaikka toki voi olla, että pääministerin veljet, isä ja serkut nyt vaan ovat maan korkeatasoisimpia tekijöitä kaikilla elämän aloilla. Mistäpä tuota mennä vannomaan.
Mutta todellakin, viime vuosikymmenen aikana hakemusjärjestelmät ja niiden hakijoiden tunnistamismenetelmät kehittyivät niin paljon, että paperisista hakemusdokumenteista saatiin pääosin luopua. Toki, vasta COVID-19 antoi siihen lopullisen sysäyksen kasvotusten tapahtuvien hankesuunnittelukokousten lisäksi.
Hakujärjestelmiin ja niiden kehittymiseen liittyy edelleen vahvasti hakemusten tekemiseen vaikuttava asia: Hakemuskysymyksiin kirjoitettavien vastausten merkkimäärien rajoittaminen. Kun hakemuksia ei enää tulostettu, oli helpompaa pyrkiä täydelliseen hakemuksen laatuun kirjoittamalla tarkemmin, laajemmin, täsmällisemmin ja pidempään, pidempään, pidempään, pidempään,… Tämä asia on tuottanut ja tuottaa edelleen lähes ylikäymättömiä ongelmia asiantuntijoille koulutustasosta, tutkinnosta, toimialasta ja tehtävästä riippumatta.
Hakemusjärjestelmissä, rahoitusohjelmasta riippumatta, on joko yksittäisten vastausten tai vastausdokumentin pituutta rajoitettu. Useimmiten kysymysten vastaukset pitää kirjoittaa erilliseen tilaan, sanotaan sitä vaikka luukuksi. Kunkin luukun kohdalla on kerrottu, montako merkkiä, siis kirjainta, numeroa, välilyöntiä, luettelomerkkiä, viivaa jne. siihen mahtuu. Jos siinä kerrotaan, että tähän kohtaan mahtuu 2000 merkkiä, niin kysymykseen on vastattava 2000 merkillä, ei 4237, ei 2896, ei edes 2009 merkillä, vaan korkeintaan 2000 merkillä. Vaikka asia olisi miten tärkeä.
Mistä päästäänkin nykyaikaan ihan ilman aasinsiltaa. Nimittäin tuo merkkimäärä on aika hankala asia tekoälyllekin. Vaikka ChatGPT onkin nykyään paras kaverini hankehakemusten kirjoittamisessa, niin eipä oikein luonnistu rajoissa pysyminen siltäkään, eikä ole Copilot sen kummempi. Kokeiltu juttu.
Ja ovat muutkin sitä tekoälyä kokeilleet, ja kokeilevat edelleen. Ainakin yhtä paljon kuin mekin. Siksi onkin tärkeää, ettei luoteta siihen liikaa. Tekoäly on työkalu siinä kuin tietokone, kynä ja paperikin. Menestyminen hankekilpailussa ei perustu siihen, että olisimme jotenkin muita etevämpiä tekoälyn käytössä. Emme ole. Menestyminen perustuu edelleen siihen, mitä itse osaamme. Se jää kuitenkin nähtäväksi, josko jonain päivänä kilpailussa menestyttäisiin taas luomuhakemuksella. Ihan heti se päivä tuskin koittaa, mutta ehkä joskus.
Jari Alanko
Erityisasiantuntija, kansainvälinen TKI
SEAMK
Kirjoittaja on 1990-luvulla kansainväliseen hanketoimintaan hurahtanut kaikkien alojen kiistaton erikoisasiantuntija, siis valtiotieteiden maisteri, joka on erikoistunut rahoituksen hakemiseen, hakemusten tekemiseen ja arviointiin.