3PMO[1]-tapahtuma on Suomen merkittävin ammattilaistapahtuma, jossa keskitytään projektitoimistoihin liittyvään sisältöön. Tapahtuma tarjoaa kohtaamispaikan projektitoimistojen ympärillä toimiville ihmisille, jotka haluavat kuulla ja nähdä tämän hetken parhaita malleja projektien toteuttamisesta. Tämänvuotinen 3PMO-tapahtuma pidettiin Tampereella 5.6. ja se oli jo 11. kerta, kun tapahtuma järjestettiin.

Tapahtuma on erinomainen paikka verkostoitua, jakaa ideoita ja kokemuksia. Se on oikeastaan konferenssin ja workshopin risteymä, jossa esitykset ja keskustelut vuorottelivat. Alustusten pohjalta käytiin ”pöytäkeskusteluja” 4 – 5 hengen ennalta määrätyissä ryhmissä. Ryhmät koostuivat eri alojen ja organisaatioiden edustajista, mikä mahdollisti mielenkiintoiset keskustelut monipuolisista näkökulmista.

Tapahtumaan osallistui 160 henkilöä, ja se oli loppuunmyyty. Mukana oli sekä perinteisiä yrityksiä, kuten Ilkka Oyj, Helen Oy, Loihde Advance Oy ja Elomatic Oy, että useita julkisyhteisöjä, kuten Pohjanmaan hyvinvointialue, THL, Eläketurvakeskus ja Oikeusrekisterikeskus. Korkeakoulusektorilta mukana olivat Poliisiammattikorkeakoulu, Turun ammattikorkeakoulu, Seinäjoen ammattikorkeakoulu, Itä-Suomen yliopisto, Helsingin yliopisto ja Oulun yliopisto.

Teema ja esitykset

Viime vuonna tapahtuman keskiössä oli projektitoimiston virstanpylväät, jossa tarkasteltiin projektitoimistojen elinkaarta ja tehtäviä. Tänä vuonna projektitoimistot ovat kuitenkin ottaneet uuden askeleen ja laajentaneet toimintaansa muutosjohtamisen alueelle. Tämä uusi suuntaus näkyi myös tapahtuman otsikossa, joka oli “3PMO – Muutoksen moottorina?”.

Ohjelmassa oli yhteensä neljä alustusta, joista kaksi pidettiin aamupäivällä ja kaksi iltapäivällä. Päivän avasivat UPM:n ja Goforen edustajat Aapo Kuulasmaa ja Kirsi Havu-Oksanen, jotka esittelivät yhdessä muutoksen johtamisen periaatteita. He nostivat esiin neljä keskeistä teemaa:

1. Johtajien sitouttamisen ja mobilisoinnin tärkeys muutoksen tukemisessa
2. Tarinankerronnan merkitys muutosjohtajan työkaluna
3. Muutosmyönteisen ilmapiirin luominen
4. Muutosjohtamisen resurssien varmistaminen projektissa

Erityisen kiinnostavalta kuulosti tarinankerronnan rooli, mutta valitettavasti siitä ei saatu lisätietoa pyynnöstä huolimatta.

Seuraavaksi lavalle astui Anne Isotalo Fenniasta, joka edustaa mahdollisesti Suomen vanhinta PMO:ta. Hän aloitti esityksensä kertaamalla yrityksensä projektitoimiston historiaa ja sen kehittymistä. Isotalo korosti erityisesti PMO:n merkitystä syvällisten muutosten, eli transformaatioiden, toteuttamisessa. Tässä työssä tärkeänä apuvälineenä on ollut fasilitointi, joka on Fennialla sisällytetty PMO:n tehtäviin.

Lounaan jälkeen Krista Puustelli Patria Aviationilta kertoi siitä, miten kyvykkyyksien johtamisella päästään kohti haluttua muutosta. Hän painotti esityksessään organisaation kyvykkyyksien merkitystä yksilöiden kyvykkyyksien sijaan. Tämän jälkeen seurasi “erilainen kurkistus” projektijohtamisen maailmaan, kun entinen poliisi ja peitetehtävien asiantuntija, nykyinen yritysvalmentaja Sami Sallinen, puhui vuorovaikutustaidoista. Hän korosti, että tehokkaat vuorovaikutustaidot ovat keskeisessä asemassa muutoksen onnistuneessa läpiviennissä. Hänen esityksensä voisi tiivistää seuraavaan lausahdukseen: ”Ei se, mitä sanot, vaan miten sanot.”

Päivän päätteeksi kaikki esitysten pitäjät kerääntyivät paneelikeskusteluun. He keskustelivat laajasti muuttuvasta maailmasta, muutoksen johtamisesta ja PMO:n roolista näissä muutoksissa. Keskustelun perustana olivat päivän aikana tekoälyohjelma Howspacen avulla kerätyt kommentit ja yhteenvedot päivän esityksistä. Yleisöllä oli myös mahdollisuus esittää kysymyksiä.

Lopuksi

Tiivistetysti voidaan sanoa, että päivä tarjosi uusia näkökulmia ja oli täynnä mielenkiintoisia hetkiä. Projektitoimistot näyttävät muuntautuvan organisaation sisäisiksi neuvonantajiksi, jotka tarjoavat paitsi projektiosaamista, myös erityisosaamista muutoksenhallinnassa, kyvykkyyksien johtamisessa ja fasilitoinnissa. Tämä herättää kysymyksiä PMO:n roolista ja sijainnista organisaatiossa. Nykyisin PMO sijoitetaan usein tukitoiminnoksi johonkin tuotanto-osastoon, kuten ICT-osastoon, tai se on oma operatiivinen osastonsa muiden rinnalla. Tehtäväkentän laajentuessa PMO:sta tulee selvästi strateginen toimija, jonka pitäisi olla suoraan ylimmän johdon alainen. On mielenkiintoista nähdä, kehittyykö PMO todella tähän suuntaan tulevaisuudessa.

Beata Taijala
yliopettaja
Liiketalous
Seinäjoen ammattikorkeakoulu

[1] PMO on lyhenne sanoista Project Management Office, projektitoimisto. Numero 3 puolestaan viittaa sanoihin project, programme, portfolio eli projekti, ohjelma ja salkku, jotka ovat projektijohtamisen eri tasoja.