Joulupukki ja projektinhallinta

Joulu on taas lähestymässä ja joulupukkia odotetaan innolla useissa perheissä. Kaikki tietävät, että joulu on ihmeiden aikaa, jolloin voi tapahtua mitä tahansa. Tästä huolimatta – tai ehkä juuri tästä syystä – aika ajoin myös tiedeyhteisö pohtii Joulupukin jokavuotista joululahjaprojektia kriittisesti. Miten on mahdollista, että joulupukki selviytyy urakastaan ajallisesti, taloudellisesti ja laadullisesti? Tämä artikkeli pohtii asiaa projektinhallinnallisesta näkökulmasta.

Perinteisen projektinhallinnan kolme ulottuvuutta ovat aika, raha ja laatu. Näiden muodostamaa ”kolmiyhteyttä” kutsutaan projektinhallinnan rautaiseksi kolmioksi (iron triangle). Suomeksi käytetään joskus myös termiä kultainen kolmio.  Kyseessä on konsepti, joka havainnollistaa projektien päätavoitteiden ja -rajoitteiden keskinäistä riippuvuutta. Konseptin kehitti Martin Barnes 1970-luvulla, ja se tunnetaan myös nimellä Barne’s triangle, Barnesin kolmio. (Vaskimo, 2022, s. 72).

Pukin joululahjaprojektissa tämä tarkoittaa, että on tarkasteltava projektin laadun/laajuuden lisäksi myös siihen käytettävää aikaa ja rahaa. Nämä kaikki ovat riippuvaisia toisistaan, ja jos joku muuttuu, on tarkasteltava muutoksen vaikutuksia muihin tekijöihin. Esimerkiksi Pelin (2004, s. 37) toteaa projektijohtamisen olevan selkeästi tulosjohtamista. Projektin onnistuminen voidaan mitata asetettujen ajallisten, sisällöllisten, laadullisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamisen perusteella. Pelin (mts. 39) korostaa myös osatekijöiden riippuvuutta toisistaan.

Kuva. Joulupukin projektinhallinnan perusulottuvuudet (kuva: Beata Taijala).

Lahjaprojektin sisällön määritys

Laajuuden ja laadun avulla määritellään projektin sisältö ja tehtävä. Tavoitteissa ei kuvata projektissa tehtävää työtä, vaan haluttu lopputulos (Pelin, 2004, s. 88). Tavoitteista puhuttaessa joudutaan aina myös rajaamaan projektia: mikä projektiin kuuluu ja mikä ei? Tällä täsmennetään projektin tehtävää rajaamalla ulkopuolelle jäävät osat kohdealueesta (Pelin 2004, s. 88).

Aloitetaan pukin lahjaprojektin tarkastelu tästä näkökulmasta. Joulupukki on ensisijaisesti vastuussa lasten joululahjoista, joten rajataan lahjaprojekti koskemaan vain lapsia. Maailmassa on 2022 noin 8 miljardia ihmistä, joista alle 15-vuotiaita on noin 25 prosenttia (Statista 2022.). Lähtökohtana voidaan pitää, että pukki toimittaa yhden lahjan jokaiselle maailman lapselle. Tämä tarkoittaa, että pois on rajattu myös kulttuuriset ja uskonnolliset tarkastelut, ja siten oletetaan kaikkien maailman lasten kuuluvan pukin toimialueeseen.  Näillä rajauksilla tämä tarkoittaa, että joulupukin on tulevana jouluna toimitettava lahjoja noin kahdelle miljardille lapselle. Tiivistettynä tavoite on siis 1 lahja/lapsi * 2 miljardia lasta= 2 miljardia joululahjaa toimitettavana aattoillan ja joulupäivän aikana.

Projektin aikataulun haasteet

Projektin aikatarkastelu on keskittynyt pitkälti pelkästään aattoillan ja jouluyön lahjojen jakamisen ajoitukseen, ja erityisesti sen tarkasteluun, onko sen fysiikan lakien mukaan mahdollista onnistua. Tätä on käsitellyt mm. fyysikko Katy Sheen Exterin yliopistosta (University of Exter 2016). Hän osoitti onnistumisen mahdolliseksi, ja totesi sen pohjautuvan lähinnä Einsteinin suhteellisuusteorian hyödyntämiseen.

Projektinhallinnallisesti mielenkiintoisempaa on kuitenkin projektin koko vuoden aikataulun laadinta. Tämä pitää sisällään lahjojen valmistuksen ja hankinnan. Tuntematta tarkemmin joulupukin ja hänen henkilöstönsä työsopimusta ja loma-aikoja voitaneen kuitenkin olettaa, että ne ainakin pääosin noudattavat normaaleja suomalaisen työelämän käytänteitä. Tämä tarkoittaa, että vuodessa on työaikaa noin 260 arkipäivää. Pelin (2004, s.141) muistuttaa, että projektin aikataulun suunnittelussa on kuitenkin huomioitava todellinen käytössä oleva työaika. Vuosittaista työaikaa pienentävät monet eri tekijät, kuten arkipyhät ja vuosilomat. Päivittäinenkin tehokas työaika hupenee osin rutiineihin ja ajanryöstäjiin.

Pukin lahjaprojektin aikataulun laadinnassa on siis huomioitava kaikki tämä. Osittain aikataulua voidaan helpottaa myös hankkimalla osa lahjoista ulkopuolisilta toimittajilta. Todennäköisesti pukki näin toimiikin, koska esim. 1970-luvulla oli hyvin yleistä, että leluissa luki ”Made in Hong Kong”. Ulkopuolisten toimittajien käyttö on kuitenkin sekin huomioitava projektin aikataulussa, ja se ei ainakaan helpota sen laadintaa. Kuten Pelinkin (2004, s. 233) toteaa, suunnittelun, hankintojen ja toteuttamisen aikataulujen yhteensovittaminen on vaativa tehtävä.

Taloudelliset tarkastelut

Projektinhallinnan kultaisessa kolmiossa taloudellinen tarkastelu koskee lähinnä projektissa tarvittavaa rahamäärää eli projektin kustannusarviota. Projektin kokonaiskustannusten arviointi ei kuitenkaan riitä, vaan kustannusvalvontaa ja kassavirran seuraamista varten tarvitaan aikaan sidottu projektibudjetti (Pelin 2004, s. 167). Budjetti on aikaan sidottu projektin taloudellinen toimintasuunnitelma. Usein projektibudjetissa kuvataan vain projektin menot eli se on kustannusbudjetti. Tulot voidaan selvittää erillisessä rahoitusbudjetissa.

Projektipäällikön tehtäviin kuuluu myös ryhtyä toimenpiteisiin sen suhteen, millä tavalla projekti rahoitetaan (IPMA/PRY 2015, s. 118). Omarahoituksesta puhutaan, kun organisaatio rahoittaa projektin sisäisesti ja käsitettä ulkoinen rahoitus käytetään, kun organisaatio hankkii varat projektille ulkoisista lähteistä, joita ovat esimerkiksi lainat.

Pukin lahjaprojektin kustannusarvio vaihtelee jonkin verran vuosittain, mutta kahden miljardin lahjalelun hankinta-/valmistushintaa voidaan haarukoida perehtymällä vuoden 2022 suosikkileluihin. Hello Magazinen (i.a.) artikkelissa esiteltyjen hittilelujen hinta vaihtelee noin yhdeksän punnan (n. 10 €) arvoisesta Squishmallows-pehmolelusta 250 punnan (n. 290€) puiseen BRIO 87-Piece Deluxe rautatiesettiin. Keskimääräinen lahjahinta asettunee tähän väliin, joten lienee turvallista arvioida keskimääräiseksi lahjahinnaksi 100 euroa. Näin ollen lahjaprojektin kokonaiskustannusarvioksi muodostuu noin 20 miljardia.

Rahoitusbudjetin laadinta onkin vaikeampaa. Pukki jakaa lahjat lapsille ilmaiseksi, joten rahoitus on hankittava muilla keinoin. Tärkein rahanlähde lienee pukin lukuisat sponsorisopimukset, joista ehkä tunnetuin on 1920-luvulla virvoitusjuomayhtiö Coca-Colan kanssa solmittu sopimus (Coca-Cola Finland, i.a.). Kotimaisia yhteistyökumppaneita pukki hakee mm. tätä varten perustetun nettisivun välityksellä (Santa Claus Licensing, i.a.). Suomessa yhteistyökumppaneina onkin useita eri alojen suuryrityksiä, kuten esimerkiksi VR, Finnair, Tallink-Silja, Arabia, Paulig ja Fiskars. Jo tämä pikainen tarkastelu viittaa vahvasti siihen, että rahoitus saadaan toteutettua kokonaan sponsorisopimusten avulla.

Joulupukki projektiammattilaisena

Joulupukki on melko taitava projektipäällikkö! Siitä ei ole virallista tietoa, onko joulupukilla joku projektiosaamisen sertifikaatti. Ainakaan IPMA-sertifioitujen projektiosaajien listasta häntä ei löydy (kts. IPMA 2022). Kuitenkin, jos vuosittain toimii projektipäällikkönä 20 miljardin euron projektille ja vie sen onnistuneesti aikataulun puitteissa läpi, täytyy olla melkoinen projektiosaaja. Tuolla kokemuksella olisi myös virallinen sertifikaatti varmasti saavutettavissa, ainakin pienellä projektiteorian opiskelulla. Projektiteoriaa pukki voisi tarvittaessa opiskella esimerkiksi SeAMKin avoimen ammattikorkeakoulun kurssilla. Seuraava tällainen Projektitoiminnan perusteiden verkkokurssi käynnistyy tammikuussa 2023.

Kirjoittajasta:
Lopuksi todettakoon, että artikkelin kirjoittaja on vastaanottanut runsaasti lahjoja joulupukilta usean vuosikymmenen ajan. Lisäksi kirjoittaja on Sertifioitu Projektiosaaja (IPMA Level D) ja vastuuopettajana mainitulla Projektitoiminnan perusteiden verkkokurssilla.

Beata Taijala
yliopettaja, ins., KTL, Sertifioitu Projektiosaaja (IPMA Level D)
SeAMK

Lähteet:

Coca-Cola Finland. (i.a.) Kaikkien rakastama Coca‑Cola Joulupukki syntyi juuriltaan suomalaisen taiteilijan kynästä. https://www.coca-cola.fi/historia/1930/nykyaikaisen-joulupukin-todellinen-tarina

IPMA/PRY (2015). Yksilön pätevyydet. Osa 1. Projektinjohtaminen. Suomennos IPMA:n julkaisusta Individual Competence Baseline. – Version 4.0. PRYSERT® Julkaisu.

IPMA (2022). Database of Certified Professionals. https://www.ipma.world/individuals/certification/database-of-certified-professionals/

Hello magazine (i.a.) Top toys 2022: The most popular gifts on kids’ wish lists this year. https://www.hellomagazine.com/healthandbeauty/mother-and-baby/20210917121817/top-christmas-toys-for-kids-of-all-ages/

Pelin, R. (2004). Projektihallinnan käsikirja (4. uud. p.). Projektijohtaminen Risto Pelin.

Santa Claus Licensing. (i.a.) https://santaclausfinland.fi/

Statista (2022). World population by age and region 2022. Published by Statista Research Department, Oct 20, 2022. https://www.statista.com/statistics/265759/world-population-by-age-and-region/

University of Exter (14.12.2016) Mysteries of Father Christmas ‘solved’ by relativity theory. https://www.exeter.ac.uk/news/featurednews/title_558233_en.html

Vaskimo, J. (2022) Projektinhallinnan kultainen kolmio. Projektimaailma 2/2022, ss.72-73. Projektiammattilaiset ry.