SharePoint-intranetistä on moneksi

Seinäjoen ammattikorkeakoulussa otettiin käyttöön uusi intranet, SeAMK Intra, toukokuussa 2020. Uusi intranet rakennettiin Microsoftin moderneille SharePoint-sivuille. Selkeä etu SharePointin käyttämisessä julkaisualustana on sen monipuolisuus ja saumaton yhteispeli Microsoftin muiden M365-pilvipalvelujen ja -sovellusten kanssa.

Microsoft-ympäristö mahdollistaa muun muassa Word-, PowerPoint- ja Excel-tiedostojen päivittämisen suoraan intranetissä. Näin vältytään hankalalta versiohallinnalta. Erilaista sisältöä, kuten tiedostoja, kuvia ja videoita on helppo upottaa sivuille erilaisilla upotus- ja katselu-verkko-osilla. Myös esimerkiksi Power BI -raportteja on mahdollista tuoda näkyviin eri käyttäjäryhmille.

Käyttö- ja ylläpito-oikeuksien määrittäminen eri sisältökokonaisuuksille on vaivatonta, koska se tapahtuu rinnakkain yleisen Microsoftin pilvipalveluiden käyttäjähallinnan kanssa.

Yhteiskehittämisellä toimiva kokonaisuus

Intranetin kehittämisessä ja rakentamisessa oli mukana runsas joukko henkilökuntaa eri puolilta SeAMKia sekä myös opiskelijoita. Aikaa käytettiin suunnitteluun ja testaamiseen, jotta sisältökokonaisuuksista saatiin selkeitä.

Intrassa on hajautettu sisällöntuotantomalli, mikä tarkoittaa sitä, että tiedon päivittämisestä on vastuussa jokainen tiedon tuottaja itse. Sisällön varsinaisesta julkaisemisesta vastaa kymmenien SeAMKilaisten ylläpitäjäverkosto, jossa on edustajia SeAMKin kaikilta koulutusaloilta ja tiimeistä. Intranetin päätoimittajuus ja kehittämisvastuu on SeAMKin viestinnän ja markkinoinnin tiimillä.

Askelmerkit kehittämistoimille

Käyttäjille tehdyn kyselyn mukaan SeAMK Intra toimii hyvin, sen sisältörakenne on selkeä ja etsityt asiat löytyvät helposti. Myös intranetin visuaalinen ilme miellyttää suurinta osaa käyttäjistä. Tämä ei tarkoita kuitenkaan sitä, etteikö intranetissämme olisi kehittämistarpeita.

Käyttäjäkyselyn ja intranetin palautelomakkeen kautta saadun palautteen perusteella on laadittu kehittämissuunnitelma. Useat korjaukset ovat pieniä joko rakenteellisia, sisällöllisiä tai visuaalisia muutoksia. Toiminallisuuksien osalta tutkitaan muun muassa mahdollisuuksia parantaa henkilöhakua sekä ottaa käyttöön tiedon lähteille ohjaava chattibotti.

Intranet elää ja kehittyy organisaation mukana. Yhteisöllisyyden tukeminen ja digitalisaation edistäminen ovat laajempia kehittämistrendejä, joita myös SeAMK Intrassa tullaan jatkossa toteuttamaan.

Annika Pollari
Web Designer
Seinäjoen ammattikorkeakoulu