Koulutukset ja työpajat SeAMK Share -sivuston käytön tukena

SeAMK Share -SharePoint-sivusto on Seinäjoen ammattikorkeakoulun (SeAMK) johdon asettamien virallisten työryhmien ja vakituisten tiimien sekä opetuksen ja TKI:n tiimien ja työryhmien dokumenttien virallinen säilytyspaikka.

SeAMK Share -sivusto on perustettu jo useampi vuosi sitten, ja sen kantavana ajatuksena oli ja on edelleen tehdä läpinäkyväksi SeAMKin virallisten työryhmien ja vakituisten tiimien työ organisaation laatuajattelun mukaisesti.

Linkitys Microsoft Teamsiin toi mukanaan suljetut osiot

SeAMKissa otettiin käyttöön uusi SharePoint-pohjainen intranet vuonna 2020, ja samalla siirrettiin myös SeAMK Share -sivusto uuteen pilviympäristöön. Osa sivuston sisällöstä siirrettiin sen luonteen vuoksi uuteen intranetiin.

Myös samaan aikaan tapahtunut Microsoft Teams -ohjelmiston laaja käyttöönotto SeAMKissa aiheutti muutoksia SeAMK Shareen, koska sen sisältämät työryhmien ja tiimien tiedostokirjastot linkitettiin Microsoft Teamsin tiedostokirjastoihin. Näin SeAMK Share ja Teams muodostivat yhteisen paikan työstää, jakaa ja säilyttää työryhmien ja tiimien dokumentteja.

Linkityksen vuoksi työryhmien ja tiimien omista sivuista sekä tiedostokirjastoista ja -kansioista tuli oletuksena suljettuja. Ainoastaan kyseisen työryhmän tai tiimin jäsenet pääsivät enää käsiksi dokumentteihin. Jos joitain dokumentteja halusi jakaa koko SeAMKin henkilöstölle, täytyi ne kopioida erityiseen Julkiset dokumentit -osioon työryhmän tai tiimin omalla Share-sivulla.

Muutoksen tukena säännöllinen koulutus ja työpajat

Aina kun on kyse muutoksesta, tulee sen tukena olla tiedottamista ja koulutusta.

Järjestimme muutoksen ensi vaiheessa vuonna koulutusta, työpajoja ja klinikoita erityisesti SeAMK Share -sivuston ylläpitäjille ja vastuuhenkilöille, jotta uusi tapa työstää ja jakaa dokumentteja niin SeAMK Sharessa kuin Teamsissä tuli tutuksi.

Tämän vuoden alussa toteutunut SeAMKin organisaatiouudistus laittoi etenkin tiimien rakenteita uusiksi, ja tämä heijastui myös SeAMK Share -sivuston tiimien omiin sivuihin ja etenkin koko sivuston sisältörakenteeseen. Tämän johdosta kevään aikana on järjestetty uusi kierros klinikoita ja työpajoja, jotta työryhmien ja tiimien jäsenet pystyvät jatkamaan dokumenttiensa ylläpitämistä turvallisin mielin.

SharePointiin on tullut myös uusia dokumenttien ylläpitämistä ja työstämistä helpottavia ominaisuuksia, joista on hyvä kertoa sivujen ylläpitäjille.

Lisäksi säännöllisellä käyttöohjeiden päivittämisellä ja tiedottamisella SeAMKin henkilöstölle on varmistettu SeAMK Share -sivuston sujuva käyttö muutoksista huolimatta.

Annika Pollari
Web Designer
Seinäjoen ammattikorkeakoulu