Kirjastojärjestelmä vaihtuu SeAMKissa 

SeAMK Kirjastossa valmistellaan parhaillaan kirjastojärjestelmän vaihtoa. Lähes 20 vuotta palvellut Voyager-kirjastojärjestelmä siirtyy historiaan ja tilalle tulee pilvipalveluna toimiva Ex Libris ALMA -kirjastojärjestelmä. SeAMK Kirjastossa projektia vetää suunnittelija Tuula Ala-Hakuni.

Voyager historiaan – ALMA tilalle

Ala-Hakuni kertoo, että kirjastojärjestelmän vaihtaminen tuli ajankohtaiseksi monesta syystä. Tärkein taustasyy on kirjastoaineistojen digitalisoituminen. Kirjaston hankkimat aineistot eivät ole enää vain hyllytavaraa, jotka löytyvät painettuina paikallisesti kirjastosta. Suuri osa aineistoista on elektronisia, jotka fyysisesti sijaitsevat eri palvelimilla ja myös eri puolilla maailmaa.

Ala-Hakunin mukaan uusi kirjastojärjestelmä ALMA tarjoaa kirjastoille modernin järjestelmän kokoelmien välittämiseen asiakkaille.

– E-kirja- ja e-lehtikokoelmien sekä muiden e-aineistojen hallinnointi ja avaaminen asiakkaille pitää olla helppoa ja toimintavarmaa. Tekniset ratkaisut, joita tarvitaan eri järjestelmien välille, ovat sisäänrakennettuina ALMAssa. Kirjastossa työnkulku helpottuu merkittävästi.

ALMA on kansainvälisesti arvioiden iso järjestelmä. Se on käytössä laajasti ja sen avulla isojenkin kirjastojen mittavat kokoelmat ja asiakasmäärät pystytään käsittelemään. Suomessa järjestelmän ottaa käyttöön mm. Helsingin yliopiston kirjasto.

Oppimishaaste kirjastolle

Järjestelmän vaihdos on iso projekti ja se tehdään kirjastossa muiden töiden ohella. Ala-Hakuni kertoo, että järjestelmässä on ominaisuuksia, joiden käyttöfunktio perustuu erilaiseen korkeakoulukirjastokulttuuriin kuin mitä Suomessa on.

– Projektin työkieli on englanti, mikä on tuonut projektin alkuun oman haasteensa. Alma-englannin sanojen ja fraasien omaksuminen vei oman aikansa.

Kouluttautuminen järjestelmän käyttöönottoon on ollut alusta alkaen suurelta osin itsenäistä. Ala-Hakuni kertoo, että järjestelmäkoulutukset ovat tapahtuneet videoita katsomalla, tehtäviä tekemällä, harjoittelemalla.

– Koulutus on ollut vuorovaikutteista. Käytössä on ollut monia digitaalisia työskentely- ja viestintävälineitä. Ex Libris on käyttänyt omaa Basecamp-alustaa ja Skypeä, valtakunnan tasolla käytössä on ollut eDuuni ja Slack. SeAMK Kirjastossa projektitiimin kesken, mutta myös henkilökunnalle viestimiseen ja kouluttautumiseen on hyödynnetty Teamsia ja Yammeria.

 Asiakasliittymä SeAMK-Finna säilyy

Kirjastojärjestelmän muutos vaikuttaa Ala-Hakunin mukaan myös SeAMK-Finnaan, jossa jotkut aineistot ja ominaisuudet näkyvät vaihdon jälkeen eri tavalla.  Tuttu tiedonhakuväline SeAMK-Finna säilyy, ainakin toistaiseksi.

– Osa ALMAan siirtyvistä kirjastoista ottaa asiakaskäyttöön Ex Libriksen oman Primo VE-hakuliittymän. Meilläkin on mahdollisuus testata sitä taustalla parin vuoden ajan. Aika näyttää, luovummeko Finnasta ja siirrymme myös SeAMK Kirjastossa Primoon.

Palvelukatkoksia ja sulkuaikoja joulukuussa

Järjestelmän vaihtaminen ei onnistu ilman palvelukatkoksia. Kun nykyisen järjestelmän data siirretään uuteen, ei palveluja voi käyttää. Ala-Hakuni kertoo, että järjestelmän vaihto on pyritty ajoittamaan ajankohtaan, josta siitä on vähiten haittaa opiskelulle ja opetukselle.

– Kirjaston lainauspalvelut täytyy sulkea ajoissa, jotta siirrettävä lainausdata pysyy ehyenä. Myös uusien hankintojen tallentaminen ja muu kokoelmadatan käsittely pitää jäädyttää.  Siirto tapahtuu joulun alla ja tavoitteena on, että kaikki palvelut saadaan toimintaan tammikuun alussa.

Kokonaisuudessaan vuosien projekti

Uuden kirjastojärjestelmän hankinta on ollut useiden vuosien hanke. Kansallisesti järjestelmän vaihtamiseen on valmistauduttu jo pitkään. Korkeakoulukirjastojen järjestelmistä vastaava henkilökunta on hankkinut tietoa, vertaillut eri ominaisuuksia ja tehnyt alustavaa tarvemäärittelyä ennen varsinaisia kilpailutus- ja hankintatoimia.

Suomessa etsittiin yhtä järjestelmää, joka soveltuisi kaikille korkeakoulukirjastoille. Ratkaisua ei kuitenkaan löydetty, joten korkeakoulukirjastot ovat jakautuneet järjestelmän osalta kahteen leiriin. Osa valitsi avoimen lähdekoodin KOHAn. Osa päätyi valinnassa SeAMKin tavoin Ex Libriksen ALMA-järjestelmään.

SeAMK Kirjasto siirtyy uuteen järjestelmään ensimmäisessä aallossa. Samaan aikaan ALMA otetaan käyttöön myös mm. Tampereen yliopiston kirjastossa ja Satakunnan ammattikorkeakoulussa. Ala-Hakuni toivoo, että AMK-kirjastot tekevät yhteistyötä jatkossa ALMAn suhteen, mutta myös muutenkin.

– Toivottavasti AMK-kirjastojen pitkä yhteistyö ei murene järjestelmävaihtoon. AMK-kirjastoissa on samankaltaiset toimintaympäristöt. Voimme edelleen oppia toisiltamme paljon, jakaa tietoa ja myös kehittää kirjastopalvelujamme yhdessä.

Leena Elenius
SeAMK Kirjasto, informaatikko