Virtuaalisen konferenssin pros and cons

Koronapandemia lisäsi tarvetta virtuaalisille konferensseille ja webinaareille.  Monista kansainvälisistä, aikaisemmin paikan päällä järjestetyistä tapahtumista tuli joko kokonaan virtuaalisia tai hybridinä toteutettuja. Virtuaaliset alustat, esimerkiksi teams ja zoom, mahdollistavat konferenssien ja kongressien lisäksi erilaisia työpajoja, istuntoja, hankesuunnittelukokouksia ja verkostoitumismahdollisuuksia online-tilassa. Virtuaaliset konferenssit voidaan määritellä vuorovaikutteisina tapahtumina ilman fyysistä kontaktia.

Raatikan (2020) mukaan virtuaalisen tapahtuman toteuttamisesta voi olla hyötyä, jos organisaation tavoitteena on luoda brändimielikuvaa tai saada mukaan runsaasti yleisöä. Hänen mukaansa virtuaalinen tapahtuma voidaan toteuttaa myös avatarten välityksillä tutkittavana keinotekoisena maailmana. Virtuaalinen tapahtuma voi olla saumaton kokonaisuus ohjelmanumeroita tai se voidaan jakaa selkeiksi teema-alueiksi. Jokaisella puhujalla ja aiheella olisi hyvä olla selkeä, oma visuaalinen kokonaisuutensa, jonka osallistujat voivat halutessaan valita suoraan tapahtuman agendasta. Raatikan (2020) mukaan on kuitenkin tärkeää muistaa, että tapahtuman tulee olla selkeä kokonaisuus alusta loppuun, eikä tilkkutäkki kaikesta mahdollisesta, mitä teemaan tai ilmiöön liittyy.

Osallistuin 12-13.10.2023 zoomilla 5th Virtual Summit on Nursing Education -konferenssiin, jonka teemana oli Exploring new ideas and challenges in Nursing Education & Research; Nursing diversity 2023. Keynote speaker-puheeni aiheena oli How to increase attractiveness of nursing education? Tarkastelin puheessani hoitotyön koulutuksen houkuttelevuuteen vaikuttavia tekijöitä hoitotyön opettajien kokemuksia kartoittaneen tutkimukseni tulosten pohjalta. Konferenssiin osallistui puhujia Yhdysvalloista, Australiasta, Aasiasta, Afrikasta sekä Euroopan maista. Kuulijoita oli myös ympäri maailmaa. Konferenssipuhujien aiheet käsittelivät enimmäkseen kliinistä hoitotyötä, hoitotyön koulutuksen kehittämistä ja koronapandemian vaikutuksia hoitotyön opiskelijoiden emotionaaliseen jaksamiseen ja neurokognitiiviseen toimintakykyyn. Tässä artikkelissani kuvaan virtuaalisen konferenssin etuja ja haittoja oman kokemukseni pohjalta.

Virtuaalisen konferenssin edut

Virtuaalisella konferenssilla voidaan nähdä olevan monia etuja verrattuna siihen, että matkustaisi lyhyen konferenssipuheenvuoron vuoksi toiselle puolelle maailmaa. Virtuaaliseen konferenssiin osallistuminen säästää aikaa ja rahaa, mm. matkustus- ja hotellikuluja. Lisäksi voi välttyä aikaeroväsymykseltä ja monilta ikäviltä viruksilta.

Konferenssin, johon osallistuin, järjesti amerikkalainen organisaatio. Konferenssin järjestäjä oli huomioinut hyvin eri puolilta maailmaa konferenssiin osallistuvien puhujien ja kuulijoiden hyvinvoinnin, sillä ensimmäisenä päivänä konferenssi oli toteutettu Eastern timing (EST timing) -aikataulun mukaan ja toisena päivänä Greenwich Mean Time (GMT timing) -aikataulun mukaan. Tämä mahdollisti osaltani sen, että pystyin osallistumaan konferenssiin työpäivän jälkeen. Lisäksi konferenssin järjestäjä oli huomioinut sopivan määrän taukoja esitysten välissä ja tauot oli nimetty Eye relaxation break -nimellä. Osallistujia kannustettiin ulkoilemaan ja katsomaan kauas taukojen aikana, koska tietokoneruudun tuijottaminen väsyttää silmiä. Taukojen aikana oli mahdollista osallistua break out rooms-tilaisuuksiin, jotka mahdollistivat verkostoitumisen sekä uusien hankeideoiden vaihtamisen.

Virtuaalinen konferenssi toi maailman huippututkijat nopeasti yhteen. Se säästi kaikilta työaikaa ja mahdollisti uusien tutkimustulosten jakamisen tehokkaasti isolle joukolle samanaikaisesti. Toisaalta myös konferenssin järjestäjälle virtuaalinen tapahtuma oli kustannustehokkaampi kuin paikan päällä järjestettävä konferenssi, koska järjestävän tahon ei tarvinnut maksaa konferenssin tila- ja tarjoilukustannuksia.

Virtuaalisen konferenssin haitat

Virtuaalisen konferenssin toteuttaminen ei suju kivuttomasti, vaikka sen toteuttavat kokeneet organisaatiot ja taitavat moderaattorit. Virtuaalinen tapahtuma vaatii enemmän sekä moderaattoreilta, puhujilta että kuulijoilta. Miten saada tapahtumasta motivoiva, elävä ja havainnollinen? Virtuaalisen tapahtuman onnistumiseen vaikuttavat ensisijaisesti hyvä tekninen toteutus organisoivalta taholta sekä heidän laatimansa ohjeet puhujille. Laadukkaasti toteutettu virtuaalinen konferenssi motivoi ja inspiroi osallistujia, sekä puhujia että kuulijoita, heidän osallistumispaikastaan riippumatta. Esityskokonaisuuksien tulisi olla hyvin suunniteltuja teemoiltaan sekä interaktiivisia ja elämyksellisiä menetelmiltään. Olisi tärkeää laatia selkeät ohjeet puhujille, jotta konferenssiin osallistuminen onnistuisi heidän puoleltaan sujuvasti ja mutkattomasti.

Konferenssissa, johon osallistuin, ilmeni haasteita teknisessä toteutuksessa. Muutama puhuja tipahti langoilta oman esityksensä aikana yhteyksien toimiessa heikosti. Lisäksi muutama osallistuja ei saanut omia powerpoint-diojaan vaihtumaan ja moderaattori joutui pyörittämään esitystä heidän puolestaan. Muutama puhuja oli lähettänyt poster-tyyppisen esityksen, jossa koko esitys oli koottu samalle dialle. Teksti ja taulukot näkyivät niin pienenä, että meidän osallistujien oli mahdotonta niitä nähdä. Oma lukunsa oli eri puolilta maailmaa tulevien puhujien aksenttiin liittyvät haasteet. Esitysten seuraaminen vaati intensiivistä keskittymistä, että pysyi mukana juonessa.

Voi vaan pohtia, miten haastava tilanne olisi ollut moderaattoreille ja kuulijoille, jos tilaisuus olisi toteutettu hybridinä tai osittain livestriimauksin. Hybridikonferenssien painopiste on yhteistyössä ja tapahtuman sisältöjen jakamisessa fyysisesti paikan päällä sekä virtuaalisesti samanaikaisesti. Miten voitaisiin toteuttaa hybridikonferensseja yhtä ketterästi ja sujuvasti kuin kasvokkain, paikan päällä järjestettäviä konferensseja? Onnistuuko se käyttäen AV-laitteita ja videoneuvottelualustoja, Microsoft Teamsia tai Zoomia sekä langatonta tekniikkaa? Howardin (2021) mukaan hybridikonferenssit edellyttävät laadukasta videotuotantoa, jotta virtuaalisesti osallistuvat puhujat ja kuulijat saavat samanlaisen kokemuksen kuin paikan päällä osallistuvat henkilöt.

Päästäänkö hybridikonferensseilla samoihin tavoitteisiin kuin perinteisillä konferensseilla? Voidaanko turvata esitysten saavutettavuus? On tärkeää pohtia, milloin kannattaa järjestää virtuaalinen konferenssi tai hybridikonferenssi. Niiden järjestäminen ei saa olla itsestäänselvyys. Perinteisiä konferensseja tarvitaan edelleen.

Konferenssien järjestäjien olisi hyvä panostaa entistä enemmän puhujille laadittaviin selkeisiin ja selkokielisiin ohjeisiin. Niiden myötä voitaisiin saada onnistuneempia puhuja- ja kuulijakokemuksia. Oma kokemukseni oli onnistunut, sillä olin käyttänyt zoomia aikaisemminkin. Ongelmia esiintyi eniten niillä, joilla ei ollut aikaisempaa kokemusta zoomin hyödyntämisestä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että nykyisessä hektisessä arjessa virtuaaliset konferenssit luovat hyvän mahdollisuuden jakaa uusinta tutkimustietoa laajalle yleisölle, saada tietoa kansainvälisistä tutkimuksista ja innovaatioista sekä verkostoitua kansainvälisten tutkijoiden ja asiantuntijoiden kanssa. Verkostoitumisen myötä voi avautua uusia mahdollisuuksia monipuoliseen hankeideointiin kansainvälisellä foorumilla.

Mari Salminen-Tuomaala
TtT, dosentti, yAMK-yliopettaja, Kliininen asiantuntijuus
SeAMK

Lähteet:

Howard, M. (2021). Cvent. The Complete Guide To Virtual Events in 2021. https://www.cvent.com/en/blog/events/virtual-events 
Raatikka, A. (2020). Huikea. Virtuaalitapahtuman järjestäminen – mitä pitää huomioida? https://huikea.net/virtuaalitapahtuman-jarjestaminen/