Digikyvyykkyysmittaukset tukemassa pk-yritysten digitalisaatiota
Digitalisaatio on yksi nykypäivän muotisanoista, mutta kovin selkeää määritelmää sille on edelleen vaikea löytää. Etelä-Pohjanmaalla tehdyn selvityksen mukaan osalta alueen yrityksistä puuttuu riittävä tietämys siitä, mitä digitalisaatiolla tarkoitetaan ja mitä hyötyjä sillä voidaan saavuttaa (Joensuu-Salo et al. 2017). Ei siis ihme, että monet pk-yritykset kokevat olevansa hieman hukassa digitalisoitumisen kanssa. Joka paikassa toitotetaan digitalisaation merkitystä yritysten liiketoiminnassa ja strategiassa, mutta oikeiden askelten ottaminen koetaan hankalaksi. Suomen yrittäjien teettämän selvityksen (Prior Konsultointi 2018) mukaan joka toinen pk-yrittäjän digiprojekti on alkanut tahmeasti. Yleisimpiä ongelmia olivat ratkaisun löytäminen, ajanpuute ja asiantuntemuksen puuttuminen. Huonot kokemukset ja epäonnistumisen pelko nostavat tunnetusti kynnystä aloittaa kehittämishankkeita, vaikka niiden hyödyllisyys tiedostettaisiinkin.
Jotta digitalisointiprojekti onnistuisi, yrityksen pitää ensin tunnistaa eri liiketoiminta-alueidensa tavoitteet digitalisaatiossa. Digitaaliset työkalut eivät saa olla itse tavoite, vaan niiden täytyy tukea yrityksen strategiaa. Lisäksi yrityksen täytyy tunnistaa kyvykkyytensä digitalisaatioon: jos huonosti toimivia ja sekavia prosesseja digitalisoidaan, lopputuloksena on huonosti toimivia digitaalisia järjestelmiä. Yritysten kyvykkyyksien määrittämiseksi ja tavoitteiden kirkastamiseksi on kehitetty digikypsyysmittari DigiMat, jota SeAMKin tekniikan yksikkö sekä liiketoiminnan ja kulttuurin yksikkö ovat käyttäneet alueen yrityksissä.
Mittaustilanteessa tarvitaan mieluiten vähintään kolme osallistujaa yrityksestä ja on hyvä, että osallistujat edustavat yrityksen eri osa-alueita kuten henkilöstöratkaisuita, tuotantoa, tietojärjestelmiä ja johtamista. Näin saadaan mahdollisimman kattava näkemys. Ensin osallistujat määrittelevät yrityksen tavoitetason digitalisaatiolle seitsemälle eri osa-alueelle: henkilöstölle, johtamiselle, myynnille ja markkinoinnille, uudistamiselle ja kehittämiselle, yhteistyölle, tuotannolle ja tietojärjestelmille. Tämän jälkeen he vastaavat väittämiin, jotka koskevat yrityksen toimintaa tällä hetkellä. Väittämät ovat myös jaoteltu edellä mainituille seitsemälle osa-alueelle, ja ne liittyvät yleisiin toimintatapoihin ja prosesseihin eli yrityksen perusvalmiuksiin. Väittämiin vastataan ensin itsenäisesti, ja tämän jälkeen muodostetaan yhdessä konsensusnäkemys. Näin kunkin osallistujan omalta liiketoiminta-alueeltaan kumpuava näkemys tulee huomioiduksi. Vastausten perusteella yrityksen digikypsyys luokitellaan joko matalaksi, keskitasoiseksi tai edistyneeksi. Jokaiselle tasolle on oma jatkokyselynsä, joka koskee digitaalisia työkaluja ja digitalisaation hyödyntämistä. Jatkokysely täytetään samoin kuin perusvalmiuksia koskeva kysely. Lopputuloksena on graafi, joka kuvaa yrityksen tavoitetasojen ja nykytilan eroja eri osa-alueilla. Kuva 1. esittää esimerkkigraafin.
Kuva 1. Tulosgraafi, joka esittelee yrityksen tämänhetkisen digikypsyyden ja tavoitetason eron.
Kuvan graafista nähdään, että suurimmat matalikot yrityksellä on tuotannossa ja myynnissä ja markkinoinnissa. Ne ovat siis ensisijaisia kehityskohteita. Henkilöstössä yritys on saavuttanut haluamansa tason, ja yhteistyössä yrityksen digikypsyys on jopa korkeammalla kuin tavoite. Näihin osa-alueisiin ei siis kannata kohdentaa kehitystä juuri nyt. Yhteistyön tapauksessa sopii miettiä, aiheutuuko tason pitämisestä näin korkealla ylimääräisiä kuluja.
SeAMK on tehnyt digikypsyysmittauksia 14 eteläpohjalaisessa yrityksessä viimeisen vuoden aikana. Mittari ja mittaustilanteet ovat saanut yrityksissä pääsääntöisesti hyvän vastaanoton. Tuloksia on pidetty selkeänä tapana ohjata kehitystyötä, ja työpajoissa virinneet keskustelut on koettu hyödyllisiksi.
Juha Hirvonen, yliopettaja
SeAMK Tekniikka
Lähteet:
Joensuu-Salo, S., Hakola, J., Katajavirta, M., Nieminen, T., Liukkonen, J., Pakkanen, J. & Nummela, J. 2017. Pk-yritysten digitalisaatio Etelä-Pohjanmaalla. Seinäjoen ammattikorkeakoulun julkaisusarja B, raportteja ja selvityksiä 125, Seinäjoki.
Prior Konsultointi Oy. 2018. Suomalaisten pk-yritysten digitaalisuus 2018 [online]. Suomen yrittäjien teettämä selvitys, Helsinki. Viitattu 1.4.2020. https://www.yrittajat.fi/sites/default/files/suomalaisten_pk_yritysten_digitaalisuus_2018.pdf