Tilitoimisto vastaa pienyrittäjän taloushallinnon digiloikasta
Vuosi 2018 oli tilitoimistoille poikkeuksellisen kiireinen. Kiirettä loivat erityisesti hallinnollisen työn lisääntyminen. Näihin haasteisiin lukeutuivat mm. Omaveron uudistukset, GDPR:n käyttöönotto ja Tulorekisterin käyttöönottoon valmistautuminen.
Tilitoimisto on yrittäjälle keskeinen taloushallinnollisten asioiden hoitaja, niin kirjanpidossa, osto- ja myyntireskontrien hoitamisessa kuin palkkojen laskemisessa ja maksamisessa. Vaikka yrittäjä itse ei tee taloushallinnon digiloikkaa, tilitoimisto tekee sen yrittäjän puolesta.
Omaverossa yritys voi mm. katsoa verotustietoja ja maksaa veroja. Se on keskeinen yrityksen veroasioiden hoitamisen asiointikanava. Omavero korvasi Verohallinnon Verotili –palvelun ja toi uudistuksia hoitaa yritysten veroasioita laajamittaisemmin verkossa. Yrityksen valtuuttamana tilitoimisto hoitaa useimmiten yrityksen veroasioita Omavero –palvelun kautta.
EU:n tietosuoja-asetuksen tavoitteena on yhtenäistää tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä EU:n alueella. Tilitoimistoissa käsitellään erityisen paljon tietoa, joka on EU:n tietosuoja-asetusten alaista.
Viimeisin uudistus koski valmistautumista kansallisen tulorekisterin käyttöönottoon. Kansallisella tulorekisterillä tarkoitetaan, että vuoden 2019 alusta lähtien palkkatiedot on pitänyt ilmoittaa tulorekisteriin, joka pitää sisällään sen, että palkkaa maksavilla on velvollisuus ilmoittaa tiedot maksetuista suorituksista, kuten palkoista ja luontoiseduista Verohallinnolle Tulorekisterin kautta. Tulorekisterin käyttövelvollisuus perustuu lakiin. Tulorekisterin yksi suurimmista käyttäjäryhmistä ovat tilitoimistot.
Nämä ovat esimerkkejä siitä, millaisia digitaalisuuden uudistuksia tilitoimistot toteuttavat yritysten puolesta ja joita ne joutuvat hallitsemaan myös omassa toiminnassaan, hoitaessaan yritysten asioita. Havaittavaa on, että kaikkia edellä mainittuja digiuudistuksia viedään eteenpäin lainsäädännön ja valtiovallan avulla. Lainsäätäjällä on uudistuksissa keskeinen rooli. Erityisesti Verottaja pyrkii aktiivisesti kehittämään verotusta palvelevia digitaalisia asiointimuotoja. Pienyrityksen taloushallinnon digitaalisten muutosten todellisena eteenpäin viejänä toimii pakottava lainsäädäntö.
Digitaaliset asiointimuodot tuovat sekä helpotusta että haasteita. Rutiininomaisia tehtäviä pyritään digitaalisten toimintamuotojen avulla automatisoimaan. Digitaalisuus merkitsee usein kuitenkin myös sitä, että käyttäjä itse suorittaa toimintoja, jotka aikaisemmin ovat kuuluneet palvelun tuottajalle.
Pienyrityksen taloushallinnon digimuutoksessa keskeinen toteuttaja on tilitoimisto. Muutosta ei pienyrityksissä useinkaan tapahdu, jos muutoksesta ei koeta saatavan riittävän suurta hyötyä yrittäjän omalle toiminnalle. Tilitoimisto on tässä tilanteessa yrittäjän taloushallinnollisen digiloikan toteuttaja, tai paremminkin ”hallinnollisen digitaakan” poistaja. Useimmat digimuutokset toteutetaan tietojärjestelmien avulla. Tilitoimisto ottaa käyttöön uudet tietojärjestelmät ja käyttää järjestelmiä pienyrittäjän puolesta. Tilitoimistot myös luovat uusia toimintamalleja digitaalisten palveluiden toteuttamiseen. Yrittäjä saa useimmiten edelleenkin toteuttaa omaa osaamistaan ja toimintaansa, kun taustalla on toimiva tilitoimisto vastaa taloushallinnon digimuutosten vaatimuksiin.
Taloushallinnollinen digimuutos ei onnistu vain ”nappia painamalla”. Pienyrittäjää palvelevan taloushallinnon digiloikan toteuttaminen tarvitsee osaamista ja osaajia usealle eri toimijakentälle. Pienyrittäjän taloushallinnon digimuutoksessa tarvitaan 1) mahdollisimman helppokäyttöisiä ja käyttäjäystävällisiä tietoteknisiä sovelluksia; 2) sekä tietotekniset järjestelmät että digitaaliset palvelumuodot hallitsevia asiantuntijoita, erityisesti tilitoimistoissa; ja 3) viranomaistoimijoita, jotka ymmärtävät kokonaisuudessaan pienyrittäjän digitaalisen taloushallinnon prosessin. Suomi on täynnä pienyrittäjiä. Yrittämisen esteenä ei voi olla taloushallinnon digibyrokratia.
Kokemuksia hyvistä taloushallinnon digitalisoimisen toimintamalleista on jo olemassa, ja uusia sovelluksia ja toimintamalleja kehitetään jatkuvasti. Tilitoimistoille tämä asettaa haasteita omaksua uusia toimintamalleja, ottaa vastaan tietoa uusista sovelluksista, testata niitä itse ja lopulta viedä hyviä käytäntöjä eteenpäin pienyrittäjän arkeen. Tilitoimistoilla on keskeinen rooli pienyrittäjän taloushallinnon digiloikassa.
Henri Teittinen