Eteläpohjalaisten edelläkävijäyritysten hyviä käytäntöjä

Joustavan työn hyödyntämismallit -esiselvityshankkeessa on ollut tavoitteena tunnistaa ja kuvata joustavia työn tekemisen malleja sekä lisätä eteläpohjalaisten mikro- ja pk-yritysten tietoisuutta joustavan työn hyödyistä. Näitä malleja ovat mm. hybridityö, etätyö, paikkariippumaton työ, osa-aikatyö sekä ulkopuolisten asiantuntijoiden hyödyntäminen. Kevään 2023 aikana hankkeessa haastateltiin kahdeksan eteläpohjalaista edelläkävijäyritystä, jotka sijaitsevat eri puolella maakuntaa. Nämä yritykset ovat eri kokoisia ja ikäisiä sekä eri toimialoilla toimivia. Edelläkävijyyttä mitattiin tässä hankkeessa erilaisten joustavan työn ratkaisujen hyödyntämisen näkökulmasta, mutta näissä yrityksissä positiivinen tekeminen heijastui monilla toiminnan osa-alueilla. Tässä artikkelissa tuodaan esiin eri joustavan työn ratkaisujen kokemuksia haastatelluissa yrityksissä.

Hybridityö ja etätyö

Hybridityö eli lähi- ja etätyön yhdistelmä oli käytössä eri asteisena kaikissa kahdeksassa edelläkävijäyrityksessä. Vähimmillään etätyötä oli mahdollista tehdä päivän viikossa, mikä perusteltiin kyseisessä yrityksessä tasapuolisella kohtelulla. Tässä yrityksessä ei sovellettu esimerkiksi osasto- tai tiimikohtaisia sopimuksia, mikä monessa muussa yrityksessä oli käytössä ja koettiin henkilöstön keskuudessa reiluksi ratkaisuksi. Tuotantoon läheisesti liittyvissä toimihenkilötehtävissä etätyötä voitiin tehdä yleisesti vähemmän, koska työnjohdon työnkuvaan sisältyy mm. päivittäistä tuotantoprosessin laadunhallintaa. Erään yrityksen markkinointitiimi työskenteli neljänä päivänä etänä ja vain kerran viikossa toimistolla. He kokivat toimistopäiville olevan selkeä tarve, jotta tiimihenki pysyy yllä. Lähipäivinä sosialisoidutaan ja pidetään palavereita kasvotusten. Eräässä yrityksessä pitkään työskennelleillä oli jonkin verran epäilevää asennetta etätyön hyötyihin, koska oli totuttu toimia lähityössä vuosia tai vuosikymmeniä. Kyseisessä yrityksessä työnantajan suhtautuminen etätyöhön oli kuitenkin kannustavaa ja joustavaa, ja merkittävä osa toimihenkilöistä hyödynsi etätyömahdollisuutta.

Paikkariippumaton työ

Paikkariippumaton työ ei nimensä mukaisesti katso aikaa eikä paikkaa. Edelläkävijäyrityksissä oli joitakin yksittäisiä kokemuksia paikkariippumattomista rooleista: erään yrityksen kehityspäällikkö työskenteli paikkariippumattomasti ja toisessa osa-aikainen talouspäällikkö hoiti tehtäväänsä samaan tapaan. Haastatellussa taloushallintopalveluita tarjoavassa yrityksessä sen sijaan paikkariippumattomuus oli yleinen toimintamalli, koska työntekijät asuvat eri puolilla maakuntaa ja Suomea. Läsnäoloa edellytettiin ainoastaan tiimipäivinä kahdesti vuodessa. Tässä yrityksessä henkilöstön työnkuva oli varsin itseohjautuva ja perustui asiakkaiden sähköisten palveluiden hoitoon, lisäksi tiimeissä oli totuttu kommunikoimaan etäyhteyksien avulla. Etätyötä sai soveltaa täysin yksilön oman tarpeen mukaisesti. Laajan etätyömahdollisuuden myötä yritys oli muuttanut pienempiin toimitiloihin. Lisäksi suuri osa työpisteistä toimi yhteiskäytössä varausperiaatteella.

Osa-aikatyö

Edelläkävijäyrityksissä osa-aikatyö ei ollut juurikaan noussut esiin rekrytointitilanteissa työnhakijoiden taholta. Sen sijaan työsuhteen aikana oli tullut esimerkiksi elämäntilanteesta johtuvia tarpeita osa-aikatyöhön ja näihin tilanteisiin suhtauduttiin työnantajien taholta myönteisesti. Taloushallintopalveluita tarjoavassa yrityksessä tehtiin laajasti osa-aikatyötä; oli osa-aikaeläkkeellä olevia sekä hoitovapaajärjestelyin osa-aikaisesti työskenteleviä. Lisäksi yrityksessä oli kaksi tarvittaessa töihin kutsuttavaa työntekijää; tämä soveltuu erinomaisesti tilanteisiin, jos asiakas tarvitsee hetkellistä apua (esim. kiireaika tai pitkä sairauspoissaolo). Kaikki osa-aikaisuudet olivat nousseet esiin työntekijöiden omista toiveista.

Monipaikkainen työ

Monipaikkaista työtä on mahdollista tehdä joustavasti siellä, missä se kulloinkin on järkevintä niin työnantajan, työntekijän kuin asiakkaankin näkökulmasta. Yksi haastatelluista edelläkävijäyrityksistä oli vuokrannut tiimityöskentelytilan Seinäjoelta, jota paikkakunnalla asuva tuotekehitystiimi ja muut konsernin toimihenkilöt voivat hyödyntää varausperiaatteella niin usein kuin haluavat. Tämä toi heille selkeän jouston, että voivat työskennellä tiiminä yhdessä tarvitsematta ajaa päivittäin Seinäjoelta päätoimipaikkaan Ylihärmään. Tiimityötilan lisäksi henkilöstö sovelsi etätyötä ja lähityötä.

Joustava työaika

Tässä hankkeessa tarkastelluista joustavan työn ratkaisuista vain harva on sovellettavissa tuotannon työtehtäviin, jossa työtä tehdään käsillä ja/tai tuotantokoneiden ääressä. Haastatelluista edelläkävijäyrityksistä kolmessa oli käytössä joustavan työajan malli koko henkilöstölle. Parhaiten joustavan työajan malli soveltuu tuotantotyössä työaikapankkina, eli kiireisenä aikana voidaan tehdä pitkää päivää, kun taas hiljaisempana aikana voidaan käyttää tunteja pankista pois. Näin työaikapankki tasaa kysynnän muutoksia ja antaa joustoa sekä työnantajalle että työntekijöille. Työntekijät voivat käyttää pankkituntejaan myös hoitaessaan välttämättömiä omia menoja työajalla.

Asiantuntijatyössä joustava työaika tarkoittaa liukuvaa työntekoa yhteisesti määritellyissä joustavissa aikaraameissa. Usein tiimin sisäisen yhteistyön takaamiseksi edelläkävijäyrityksissä oli sovittu tietyt saavutettavuusajat, esimerkiksi eräässä yrityksessä klo 10-14 välinen aika. Muilta osin aloitus- ja päättämisajankohtaa voitiin soveltaa vapaasti. Tämä edellyttää yrityksessä vahvaa osapuolten välistä luottamusta sekä henkilölle asetettuja työn tavoitteita.

Ulkopuolinen asiantuntija

Kaikissa edelläkävijäyrityksissä oli kokemusta ulkopuolisen asiantuntijan hyödyntämisestä. Asiantuntijoita oli hyödynnetty mm. tuotannon kehitysprojekteissa, projektipäällikkönä tuotekehityksessä, standardin mukaisen laatujärjestelmän rakentamisessa, rekrytoinneissa ja soveltuvuusarvioinneissa, talous- ja viestintäpäällikön osa-aikaisissa rooleissa, toimistoassistentin roolissa, IT-tukipalveluissa, taloushallinnon ja markkinoinnin kehittämisessä ja markkinakartoittajana. Monella yrityksellä oli myös hallituksessaan vähintään yksi ulkopuolinen jäsen, joka toi tarpeellisia uusia näkemyksiä ja rohkeutta strategiseen johtamiseen.

Monesti ulkopuolisella asiantuntijalla on laaja kokemus eri toimialoilta ja eri kokoisista yrityksistä, mitä edelläkävijäyrityksissä arvostettiin. Ulkopuolisen asiantuntijan katsottiin tuoneen uutta näkemystä ja ammattimaista toimintatapaa yritykseen, mitä kautta omakin toiminta on terävöitynyt. Ulkopuolinen asiantuntija toimi yrityksissä osana tiimiä kehittäen asioita aktiivisesti ja seuraten niiden etenemistä.

Ulkopuolisen asiantuntijan rooli joustaa

Joustavan työn hyödyntämismallit -hankkeessa haastatellut neljä asiantuntijayrittäjää tekevät monipaikkaista työtä, sillä kukin heistä työskentelee joustavasti omista toimitiloistaan, kotoaan tai asiakkaan tiloissa. Asiantuntijayrittäjän työ on parhaimmillaan myös paikkariippumatonta, sillä tärkeimmät työvälineet ovat puhelin ja tietokone, jotka kulkevat helposti mukana. Kahdella assistenttipalveluita tarjoavalla asiantuntijayrittäjällä oli täysin digitaalinen palvelumalli, ja siten asiakkuuksia ympäri Suomen. Haastateltu markkinointiviestinnän asiantuntija sen sijaan piti tärkeänä asiakkaan tiloissa työskentelyä, jotta pääsee asiakkaan toiminnan ytimeen ja voi kommunikoida eri vastuuhenkilöiden kanssa kasvotusten. Haastateltu laatuasiantuntija kertoi, että yleensä ensitapaaminen on tärkeä kasvotusten, jotta tutustutaan ja rakennetaan perusta luottamukselle. Sen jälkeen voidaan pitää palavereita joko etänä tai hybridisti.

Edelläkävijäyritykset olivat hyödyntäneet ulkopuolisia asiantuntijoita eri rooleissa jo usean vuoden ajan. Yhteistyö voi olla projektiluonteista tai jatkuvaa osa-aikaista työskentelyä. Näistä oli opittu se, että yhteinen projekti tai toiminnan kehittäminen vaatii aina myös yrityksen vastuuhenkilöiden sitoutumisen.

Hanna Punkari
Projektipäällikkö
SeAMK

Joustavan työn hyödyntämismallit -hanke on Euroopan unionin osarahoittama. Hankkeen tavoitteena on tunnistaa ja kuvata erilaisia joustavan työn hyödyntämismalleja. Käytännön kokemuksia eri joustavan työn ratkaisuista on saatu haastattelemalla eteläpohjalaisia edelläkävijäyrityksiä esimerkiksi etä-, hybridi- tai paikkariippumattomasta työstä sekä ulkopuolisten asiantuntijoiden hyödyntämisestä. Hankkeessa tuotetaan hyvien käytäntöjen pohjalta hyödynnettävää aineistoa muille yrityksille ja sitä kautta lisätään tietoisuutta joustavan työn mahdollisuuksista eri tilanteissa.

Lue lisää hankkeen verkkosivuilta.