Vuorovaikutuskyky on yrityksen vastuullisuustyön avain
Vastuullisuus sen laajassa merkityksessä on tullut nopeasti tärkeäksi osaksi pk-yritystenkin liiketoimintaa. Eteläpohjalaisille pk-yrityksille suunnattu ja alueen yritysten kanssa yhdessä kehitetty Vastuullisuuspolku-työkalu on työkalupakki, joka auttaa yritystä luomaan suunnitelman kestävän strategisen liiketoiminnan rakentamiseksi tai jatkokehittämiseksi. Aiheesta voit lukea lisää täältä: Näin rakennat pk-yrityksen vastuullisuuspolun.
Vastuullisuuspolku on matka, jota ei tehdä yhdessä päivässä, vaan sen toimet voi jakaa esimerkiksi vuoden ajalle. Polun rakentaminen vie pk-yrityksen vastuullisuuden strategisen suunnittelutyön vaiheiden läpi ja auttaa juurruttamaan vastuullisuustyötä yritykseen. Vastuullisuuspolun viestintään liittyvässä osassa on Excel-työkalu viestinnän suunnitteluun. Sen sisältämässä esimerkissä vastuullisuuspolun rakennusvaiheet on jaettu vuoden ajalle. Järkevä aikataulu kuitenkin riippuu yrityksestä ja lähtötilanteesta.
Vastuullisuuspolku-työkalussa on siis oma kokonaisuus viestinnälle, koska viestintä ja vuorovaikutus on keskeinen osa menestyksekästä vastuullisuustyötä. Vastuullisuuspolulla viestintä ajatellaan yksisuuntaista kertomista laajempana, jolloin se pitää sisällään myös sidosryhmien ja ympäristön kuuntelemisen.
Työkalu on rakennettu Euroopan unionin osarahoittamassa hankkeessa: Tiekartta pk-yritysten kestävän strategisen liiketoiminnan rakentamiseksi.
Vastuullisuuden polku ymmärryksestä raportointiin ja viestintään
Vastuullisuuspolku-työkalun avulla yritys rakentaa vastuullisuusstrategiaa ja -raportointia osaksi muuta strategiatyötä. Työkalu koostuu neljästä moduulista:
- Ymmärrys
- Käynnistäminen
- Vastuullisuustyö
- Raportointi ja viestintä
Kun yritys on käynyt läpi Vastuullisuuspolku-työkalun vaiheet, on yrityksellä vankka perusta. Tämä pitää sisällään ymmärryksen kautta syntyneet suunnitelmat, varatut resurssit, aikataulun toteutuksesta ja viestinnästä sekä tietysti kirkkaat tavoitteet.
Vastuullisuuspolun moduulit 1 ja 2 ohjaavat huolelliseen taustatyöhön ja olennaisen kiteyttämiseen sidosryhmiä kuunnellen. Moduuli 3 ohjaa asettamaan taustatyön perusteella tavoitteet ja toteutussuunnitelman aikatauluineen. Viimeisessä, muita osioita aikataulullisesti lävistävässä, moduulissa 4 pohditaan raportointitarvetta ja suunnitellaan sekä jo toteutetaan viestintää. Laadukas ja avoin raportointi tukee viestisi uskottavuutta ja varmistaa, että lupaukset ovat linjassa tekojen kanssa. Raportointi, joka on linjassa tavoitteiden ja käytännön tekojen kanssa tukee toiminnan kehittämistä.
Viestintä ja ympäristön kuuntelu ovat tärkeä osa koko yrityksen vastuullisuuspolun rakentamisen matkaa. Viestintä toimiikin vastuullisuuden strategiatyön rinnalla kiinteästi. Vastuullisuustyötä ei tehdä tyhjiössä, joten vastuullisuustyö koskee asiakkaita, koko henkilöstöä ja muita tärkeitä sidosryhmiä. On suositeltavaa ottaa tärkeimmät sidosryhmät mukaan strategiatyön kaikkiin vaiheisiin olennaisin osin. Kun Vastuullisuuspolku-työkalun vaiheet on käyty läpi, on yritys samalla jo käynnistänyt varsinaisen vastuullisuustyön, eikä sitä tarvitse erikseen lähteä juurruttamaan organisaatioon.
Yrityksen vastuullisuusviestintä mahdollistaa vuoropuhelun
Viestintää tapahtuu tai sen tulisi tapahtua jo vastuullisuuspolun ymmärrysvaiheessa. Ymmärrys ja jatkuva kehittyminen tapahtuu vuorovaikutuksessa. Kukaan ei voi nykymaailmassa seurata kaikkea toimintaympäristössä yksin. Jatkuva oppiminen ja tiedon ajantasaisuus edellyttää yhteistyötä ja vuoropuhelua moneen suuntaan. Yrityskulttuuri ja yrityksen toimintamallit vaikuttavat olennaisesti siihen, miten viesti kulkee ja muuntuu yrityksen tieto- ja osaamispääomaksi. Yrityskulttuurin rakentaminen lähtee johtamisesta ja yrityksen rakenteista, mikä korostaa johdon sitoutumisen ja osaamisen tärkeyttä vastuullisuustyössä.
Osallistaminen on vaikuttava sitouttamiskeino. Aktiivinen osallistaminen rakentaa jatkuvaa vuoropuhelua ja yhteistä kokonaisymmärrystä. Sitä voi tehdä esimerkiksi yhteisissä kehittämistilaisuuksissa, arkisten tiedonjakohetkien tai palavereiden yhteydessä tai kahdenvälisissä kohtaamiset asiakkaiden sekä muiden sidosryhmien edustajien kanssa. Tiedonvaihdontapoja kannattaa miettiä sellaisiksi, että ne istuvat luontaisesti yrityksen kulttuuriin ja vakiintuneisiin toimintamalleihin. Näin ne tulevat luontaisemmin osaksi arkista tekemistä.
Henkilökunnalla ja muilla tärkeillä sidosryhmillä on paras tietämys käytännön toteutusmahdollisuuksista. Selkeä mission, vision ja arvojen määrittäminen yhdessä tunnistamiesi olennaisten sidosryhmien, kuten henkilöstön kanssa, auttaa sitouttamaan henkilöstöä ja rakentamaan jatkuvaa vuoropuhelua eri sidosryhmien välille. Yhdessä määritetyt tavoitteet ja mittarit ovat helpommin kaikkien omaksuttavissa. Samalla luodaan strategiaa, joka vastaa sidosryhmien odotuksiin. Yhdessä kehittämällä jokainen prosessiin osallistunut saa käsityksen, että mitä kohti ollaan pyrkimässä ja miksi se on tärkeää. Tämä helpottaa vastuullisuustyön aloittamista ja integroimista nykyiseen toimintaan.
Viestinnän rooli on ensisijaisesti tukea vastuullisuustyötä. Tämä tarkoittaa sisällöllistä suunnittelua ja vaikuttavan tiedonkulun varmistamista. Suunnitelmallisella viestinnällä varmistetaan, että tieto liikkuu ja tavoittaa oikeat tahot. Viimeistään vastuullisuustyön käynnistämisvaiheessa tulee aloittaa varsinainen aktiivinen viestintä. Samalla tulisi jalostua myös vastuullisuusviestinnän suunnitelma. On tärkeää, että viestintää myös toteutetaan ja mahdollistetaan järjestelmällisesti alusta asti. Näin eri sidosryhmät saadaan paremmin mukaan ja tietoiseksi kehittämistyöstä.
Viestinnässä valitaan kanavat ja varmistetaan, että organisaation eri rajapinnoilla toimivien on mahdollista kertoa ja kuulostella, että missä ollaan menossa. Tärkeissä muutospisteissä ja tärkeimpien kohderyhmän edustajien kanssa kannattaa panostaa pienemmissä ryhmissä tai jopa kahdenvälisissä kohtaamisissa tapahtuviin vuorovaikutustilanteisiin. Näissä keskeisessä roolissa ovat kyseisessä rajapinnassa toimivat osastot ja henkilöt.
Tämä artikkeli on kirjoitettu osana Seinäjoen ammattikorkeakoulun ja Vaasan yliopiston hanketta: Tiekartta pk-yritysten kestävän strategisen liiketoiminnan rakentamiseksi, joka on Euroopan unionin osarahoittama.
Tutustu Vastuullisuuspolku-työkaluun täältä: https://www.eepeeriihi.fi/tietoa-ja-tyokaluja2/materiaalipankki/tyokaluja-toiminnan-kehittamiseen/vastuullisuuspolku/
Artikkelisarjassa on aiemmin ilmestynyt:
Näin rakennat pk-yrityksen vastuullisuuspolun
Heli Hietala
SeAMK
Kirjoittaja työskentelee SeAMKin TKI-projekteissa projektipäällikkönä ja kestävän liiketoiminnan asiantuntijana.