Viestintää pk-yrityksen vastuullisuuspolulla

Pk-yrityksille suunnattu Vastuullisuuspolku-työkalu ja sen osatyökalut auttavat yritystä kehittämään vastuullisuustyötään suunnitelmallisesti ja kannattavasti. Työkalupakin avulla yritys rakentaa vastuullisuutta osaksi muuta strategiatyötä, askel kerrallaan kohti päämäärää. Vastuullisuuspolku-työkalu koostuu neljästä moduulista:

1. Ymmärrys
2. Käynnistäminen
3. Vastuullisuustyö
4. Raportointi ja viestintä

Työkalu on rakennettu Euroopan unionin osarahoittamassa hankkeessa: Tiekartta pk-yritysten kestävän strategisen liiketoiminnan rakentamiseksi.

Yrityksen vaikuttava vastuullisuustyö perustuu vuorovaikutukseen ympäristön ja eri sidosryhmien kanssa. Vastuullisuustyön käynnistämisen -osiossa tunnistetaan sidosryhmät, mikä luo pohjan viestinnän kohdentamiselle. Viestintä on tärkeä osa vastuullisuustyötä ja vuoropuhelun rakentamista. Jatkuvaa vuoropuhelua tarvitaan, koska toimintaympäristön muuttuvaa tietoa on liikaa yhdelle. Viestinnän tulee olla kaksisuuntaista eli kertomisen lisäksi kuuntelua. Vastuullisuustyö ja sen suunnittelu edellyttää kaikkien olennaisten tahojen osallistumista sekä johdon vahvaa sitoutumista. Viestinnän tehtävä on käsikirjoittaa muutosmatkaa ja tukea vuoropuhelun syntymistä sekä kehittää sille kanavia.

Viesti alusta asti ja matalalla kynnyksellä

Vastuullisuusohjelma luo vankan perustan viestinnän suunnittelulle. Ensimmäinen vuosi viestinnässä keskittyy vastuullisuustyön käynnistämiseen ja siitä viestimiseen. Jatkossa viestintä nojaa asetettuihin tavoitteisiin ja toimenpiteisiin. Viestinnän perusrunko kannattaa aikatauluttaa. Vuosikello tai kuukausitaulukko luo viestinnälle ryhtiä ja helpottaa viestinnän suunnittelua ja toteutusta. Vastuullisuuspolun työkalupakissa on viestinnän suunnittelun tueksi Excel-työkalu: Viestinnän suunnittelu vastuullisuuspolulla. Se pitää sisällään useampia välilehtiä, joita yritys voi soveltaa tarpeen mukaan. Voit käyttää kevennettyä versiota tai suunnitella vielä syvällisemmin ketä kuullaan ja kenelle viestitään. Viestinnän suunnitelmien laajuus, samalla tavalla kuin koko vastuullisuustyön toteutussuunnitelman laajuus, riippuu yrityksestä ja sen koosta. Täten Vastuullisuuspolun työkaluja kannattaa räätälöidä ja käyttää omaan yritykseen sopivassa laajuudessa.

Viesti matalalla kynnyksellä. Vastuullisuudessa ei olla koskaan täysin perillä, joten keskeneräisyys kuuluu asiaan, keskeisempää on avoimuus ja aitous sekä yrityksen toiminnan kannalta oleelliset toimet ja niiden vaikutukset. Jos yrityksen verkkosivuilla ei vielä ole osiota vastuullisuudelle, luo vastuullisuussivu jo melko alkuvaiheessa vastuullisuusmatkaasi, jonne kiteytät vastuullisuustyötäsi sen edetessä. Sivu toimii samalla vastuullisuuden ydinviestisi koontipaikkana. Pyri pitämään viestintä jatkuvana vastuullisuusmatkallasi ja samanaikaisena toiminnan kanssa. Aina viestitään, kun jotain tapahtuu ja mielellään etupainotteisesti. Vastuullisuudesta kannattaa viestiä avoimesti ja oppijan asenteella. Vastuullisuutta edistäviä oppeja ja vinkkejä viestimällä voi tuottaa sidosryhmille lisäarvoa.

Sisällöt syntyvät matkasta

Vastuullisuus rakentuu yrityksessä jo olevan hyvän päälle. Vastuullisuuden nykytilan itsearvioinnin kautta voi löytää hyviä viestintäkulmia, kun tunnistaa missä vastuullisuuteen liittyvissä asioissa on jo edetty. Joskus omat tunnistetut vahvuudet voi tuntua itsestäänselvyyksiltä. Ulkopuolisille ne eivät sitä kuitenkaan ole, joten niistä kannattaa kertoa ylpeästi.

Epämääräisyyttä kannattaa välttää. Kerro tavoitteistanne, kehittämiskohteistanne ja miten olette niihin etenemässä. Kerro asioista, joita tehdään tai tehtiin, ei niistä, joita on ajateltu vielä joskus tehdä. Kun kerrot tavoitteistanne, kerro myös siitä, miten niihin pyritään. Varmista, että tavoitteet ovat mitattavia ja niille on mietitty konkreettiset toimenpiteet ja resurssit.

Voit käyttää esimerkiksi seuraavia apukysymyksiä viestintäsi sisältösuunnittelu tueksi:

• Mitä olemme jo tehneet?
• Missä olemme onnistuneet?
• Mitä kehitämme seuraavaksi?
• Miten tämä vaikuttaa sidosryhmiimme?
• Mikä muutos entiseen on nyt tapahtunut/tapahtumassa ja miten se vaikuttaa toimintaamme?
• Mitä sertifikaatteja/todistuksia meillä on?

Kun yrityksen vastuullisuuspolku on toteutussuunnitelmaksi asti kirjattu, voidaan jatkossa panostaa vastuullisuustyön edistymisestä viestimiseen. Vastuullisuutta koskevaa viestintää kannattaa keskittää toimintavuodelle valittujen painotettavien tavoitteiden ympärille. Näitä tavoitteita ei voi olla montaa, että resurssit riittävät niiden edistämiseen. Välitavoitteilla seurataan, ollaanko etenemässä kohti isompaa tavoitetta.

Tiiviit muutaman kohdan avainviestit ja niiden visualisointi sekä tarinallistaminen, ovat tehokkaita keinoja viestin välittämiseksi. Viestin toistaminen ja säännöllinen vuoropuhelu auttavat viestin vakiinnuttamisessa ja muistettavuudessa. Viestinnän toimivuutta on tärkeää seurata ja analysoida. Viestintästrategiaa on tärkeä sopeuttaa ja muokata tulosten ja kokemusten perusteella, mikä tarkoitta, että on tärkeää, että viestintä on mukana kaikissa vastuullisuustyön suunnittelun ja toteutuksen vaiheessa.

Tämä artikkeli on kirjoitettu osana Seinäjoen ammattikorkeakoulun ja Vaasan yliopiston hanketta: Tiekartta pk-yritysten kestävän strategisen liiketoiminnan rakentamiseksi, joka on Euroopan unionin osarahoittama. Artikkelisarjassa aiemmin ilmestyneet artikkelit:

Näin rakennat pk-yrityksen vastuullisuuspolun
Vuorovaikutuskyky on yrityksen vastuullisuustyön avain

Tutustu työkaluun täältä: https://www.eepeeriihi.fi/tietoa-ja-tyokaluja2/materiaalipankki/tyokaluja-toiminnan-kehittamiseen/vastuullisuuspolku/

Heli Hietala
SeAMK

Kirjoittaja työskentelee SeAMkin TKI-projekteissa projektipäällikkönä ja kestävän liiketoiminnan asiantuntijana.