Tulevaisuus on jo täällä: sähköinen taloushallinto haltuun

Kestävä digitaalinen kaksoissiirtymä -hanke järjesti 9.4.2025 työpajan “Paperirumba on ohi! – sähköisen taloushallinnon työpaja”. Työpajassa kouluttajina toimivat alan rautaiset osaajat Helinä Leppäaho ja Antti Hyyryläinen Priima Yrityslaskenta Oy:sta. Työpajassa käsiteltiin monipuolisesti sähköisen taloushallinnon eri osa-alueita. Hyyryläinen ja Leppäaho esittelivät sähköisen taloushallinnon perusperiaatteet ja hyödyt. Sähköistämällä taloushallinnon rutiinitöitä voidaan tehostaa, joka säästää aikaa ja resursseja. Säästynyttä aikaa ja resursseja voidaan suunnata varsinaiseen liiketoimintaan tai vaikkapa palautumiseen ja oman jaksamisen ylläpitämiseen. Reaaliaikainen kirjanpito tuottaa ajankohtaista taloustietoa, joka tukee yrityksen tulevaisuuden suunnittelua ja päätöksentekoa.

Edut ja uhat vaakakupissa

Työpajassa korostettiin sähköisen taloushallinnon lukuisia hyötyjä, kuten tehokkuutta, manuaalisten virheiden vähentymistä, tiedonkulun parantumista, reaaliaikaisuutta, paikasta riippumattomuutta ja ajan säästöä. Manuaalisten virheiden riski pienenee, kun prosessit automatisoidaan. Tämä parantaa kirjanpidon ja laskutuksen laatua. Sähköinen taloushallinto voi vähentää kustannuksia, koska manuaalinen työ vähenee ja prosessit tehostuvat. Taloushallintoa sähköistettäessä aloitetaan useimmiten siten, että paperisten laskujen käsittely ja arkistointi korvataan verkkolaskuilla ja digitaalisella arkistoinnilla. Sähköinen laskutus nopeuttaa laskujen lähettämistä ja vastaanottamista, mikä parantaa kassavirran hallintaa. Sähköiset ostolaskut on helppo tarkistaa, hyväksyä ja laittaa maksuun, mikä tehostaa prosessia. Kuittisovellukset auttavat nappaamaan kuitit sähköisenä talteen heti ja lähettämään ne kirjanpitoon.

Samalla käsiteltiin myös mahdollisia uhkia, kuten vääränlaisen ohjelmiston valitsemista, tietoturvaongelmia ja sähköistämisen jäämistä puolitiehen. Sähköisen taloushallinnon käyttöönotto vaatii huolellista tietoturvan ja tietosuojan huomioimista. Yrityksen on varmistettava, että käytettävät ohjelmistot ja järjestelmät ovat turvallisia. Vääränlaisen ohjelmiston valitseminen voi aiheuttaa ongelmia, joten on tärkeää valita ohjelmisto, joka vastaa yrityksen tarpeita ja on helppokäyttöinen. Henkilöstön kouluttaminen ja tukeminen sähköisen taloushallinnon käyttöönotossa on välttämätöntä. Tämä vaatii aikaa ja resursseja, mutta on investointi, joka maksaa itsensä takaisin tehostuneena toimintana ja vähentyneinä virheinä.

Rohkeasti kohti uutta

Sähköisten palvelujen käyttö taloushallinnossa on nykyaikaa, halusimme tai emme. Siirtymä saattaa tuntua pelottavalta ja kohtuuttoman suurelta harppaukselta. Tämä pelko osoittautuu kuitenkin useimmille turhaksi, kunhan prosessin vain uskaltaa aloittaa. Sähköinen taloushallinto ei tarkoita henkilökohtaisesta palvelusta luopumista, vaan rutiinitöiden tehostamista, mikä mahdollistaa kirjanpitäjän ajan paremman hyödyntämisen tiedon analysointiin ja neuvontaan liiketoiminnan kehittämisen tueksi. Loppujen lopuksi esimerkiksi verkkolaskujen vastaanotto ja lähettäminen eivät ole verkkopankin käyttöä kummempi juttu.

Sanni Nikumatti
asiantuntija, TKI
SEAMK

Kirjoittaja työskentelee Seinäjoen ammattikorkeakoulussa Kestävät ruokaratkaisut -tiimissä elintarvikesektorin hankkeiden parissa, sekä asiantuntijana Euroopan unionin osarahoittamassa Kestävä digitaalinen kaksoissiirtymä -hankkeessa.