Osaamisen pulssilla – mihin menet projektityö?

Tässä artikkelissa tarkastellaan projektiosaamisen ajankohtaisia trendejä vuonna 2024. Tekstin pohjana toimii PMI:n Pulse of the Profession®-raportti, joka on kattava ja yksityiskohtainen analyysi projektinhallinnan nykytilasta. PMI (Project Management Institute) puolestaan on maailmanlaajuisesti toimiva järjestö, joka pyrkii edistämään projektiosaamista ja projektiammattilaisten verkostoitumista. Mainittu raportti ilmestyy vuosittain ja tarjoaa hyvän käsityksen projektialan tärkeimmistä trendeistä, haasteista ja mahdollisuuksista. Se esittää samalla yleiskatsauksen vallitsevaan maailmanlaajuiseen taloudelliseen, poliittiseen ja teknologiseen tilanteeseen, joten sen tuloksia voitaneen soveltaa toimintaympäristöjen kehittämiseen projektialaa laajemminkin.

Vuoden 2024 raportti on järjestyksessään jo viidestoista, ja se keskittyy tällä kertaa projektinhallinnan lähestymistapojen valintaan, käyttöön ja kehitykseen viime vuosina. Tutkimuskohteena on myös etä- ja lähityöjärjestelyjen vaikutus projektin tulokseen. Raportin mukaan keskeinen projektijohtamisen menestystekijä tulevaisuudessa on sopeutumiskyky alati muuttuvaan ympäristöön. Muuntautumiskykyiset organisaatiot vahvistavat projektitiimiensä resilienssiä lisäämällä niiden vaikutusvaltaa ja investoivat jatkuvaan oppimiseen.

Oikean lähestymistavan valinta

Työelämän yleisesti muuttuessa myös projektinhallinnan työtavat ovat muuttumassa. Perinteisen vesiputousmallin (= suunnitellaan ensin, tehdään sitten) ja ketterän projektinhallinnan (= suunnitellaan ja tehdään projektin edetessä) lisäksi hyödynnetään yhä enenevässä määrin näiden yhdistelmiä eli hybridimalleja. Tämä on seurausta mm. koronapandemian ja kasvavan digitalisaation muodostamista haasteista. Hybridimallit koetaan perinteisiä vaihtoehtoja joustavammiksi ja tarkoituksenmukaisemmiksi. Ne huomioivat paremmin kulloisenkin projektin ja toimialan erityistarpeet ja toimintakulttuurin. PMI:n tutkimuksen mukaan hybridimenetelmien käyttö on kasvanut vuoden 2020 kahdestakymmenestä prosentista 31 prosenttiin vuonna 2023.

Tunnista etätyön tarve ja tehokkuus

Pandemia pakotti monet organisaatiot siirtymään etätöihin. Tämän myötä opittiin uudenlaisia tapoja tehdä työtä. PMI:n tutkimus osoittaakin, että projektitiimeille tänä päivänä ratkaisevan tärkeitä ovat joustavuus ja mahdollisuus työskennellä missä tahansa. Nykyään noin 61 % projektinhallinnan ammattilaisista työskentelee etänä ainakin osan työajastaan. Koska suurin osa työntekijöistä suosii joustavia työjärjestelyjä, tulisi organisaatioiden kehittää omaa toimintaansa näitä tukevaksi. Huomiota tulisi kiinnittää erityisesti johtamismenetelmien ja ryhmätyötapojen parantamiseen. Näin pystyttäisiin edistämään innovaatioita ja paremmin myös sitouttamaan lahjakkaat työntekijät organisaatioon.

Se miten joustavien työmallien tehokkuus ja edut nähdään, riippuu tarkastelijasta. Joka tapauksessa projektipäälliköt tarvitsevat tukea etäryhmien johtamiseen. Tärkeää on myös tunnistaa työtehtävät, jotka edellyttävät läsnäoloa. Teknologia tarjoaa nykyään useita toimivia ratkaisuja erilaisiin yhteydenpitotarpeisiin. Käyttämällä oikeita työkaluja ja edistämällä yhteistyötä voidaan kommunikoida saumattomasti riippumatta siitä, työskentelevätkö tiimit etänä tai hybridikokoonpanossa.

Projektityön suorituskykyä kasvatetaan ihmisten tukemisella

Nykyisessä nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä on tärkeää edistää työtapojen kehittymistä. Yritysten on tarjottava työntekijöilleen sopivat työkalut ja tuettava heitä uusien taitojen oppimisessa. Projektit voivat olla hyvin monimutkaisia, eikä koskaan voi tietää, mitä odottamattomia haasteita saattaa ilmetä. Sopeutuminen uusiin työolosuhteisiin on keskeistä nykyisessä jatkuvasti muuttuvassa tilanteessa. Työntekijöitä voidaan tukea useilla eri tavoilla, kuten mentoroinnilla, valmennuksella, uusien työtapojen koulutuksella, henkisellä tuella muutostilanteissa jne.  Pulse of the Profession® -raportin havaintojen mukaan panostaminen työntekijöiden tukemiseen ja hyvinvointiin voidaan yhdistää parempiin projektituloksiin. Tutkimuksen mukaan projektien suorituskyky kasvoi 8,3 % prosenttiyksikköä organisaatioissa, jotka tarjoavat vähintään kolmea erilaista tukea, verrattuna niihin, jotka eivät tarjoa yhtään.

Lopuksi

Tutkimus toteutettiin kesä-elokuussa 2023 ja siihen vastasi kaikkiaan 2246 projektipäällikköä ja 342 projektijohtajaa ympäri maailman. Raportin opit voidaan tiivistää neljään tulevaisuutta tukevaan toimintaohjeeseen seuraavasti (Meller 2024):

1. Hyväksy ketteryys: Omaksu ketterät periaatteet ja käytännöt parantaaksesi sopeutumiskykyä ja reagointikykyä projektien toteuttamisessa.

2. Kasvata kestävyyttä: Rakenna joustavuutta ja hallitse riskejä tehokkaasti, jotta voit välttää epävarmuustekijät ja varmistaa projektin onnistumisen.

3. Omaksu teknologiat: Hyödynnä uusia teknologioita ajaaksesi digitaalista muutosta ja optimoidaksesi projektien tulokset.

4. Investoi lahjakkuuksien kehittämiseen: Priorisoi jatkuva oppiminen ja osaamisen parantaminen pysyäksesi ajan tasalla ja edistyäksesi projektinhallinnan alalla.

Projektiammattilaisten lisäksi nämä ovat hyviä toimintaohjeita kenelle tahansa tämän päivän työelämässä toimivalle. Tämä on luonnollista siksikin, että projektit ovat tänä päivänä oleellinen osa minkä tahansa organisaation tuloksekasta toimintaa. Samoin kuin ihmisten hyvinvointi ja tukeminen kuuluvat nykyaikaiseen työelämään. Tai kuten Edgen Copilot asian osuvasti tiivisti: “Projektien menestys liike-elämässä ei ole vain tehtävien suorittamista, vaan se on myös ihmisten tukemista ja työhyvinvoinnin edistämistä. Kun työntekijät voivat hyvin, projektit kukoistavat.”

Beata Taijala
yliopettaja
SeAMK

Beata Taijala on yliopettaja, jolla on teknisen (ins.) ja kauppatieteellisen (KTL) koulutuksen lisäksi useiden vuosikymmenten kokemus projektinhallinnan trendien seuraamisesta, alan kouluttamisesta ja projektien toteuttamisesta. Lisäksi kirjoittaja on sertifioitu projektiosaaja (IPMA Level D ja Foundation).

Lähteitä

Meller, W. (4.3.2024) PMI Pulse of the Profession 2024 Key Insights. https://williammeller.com/pmi-pulse-of-the-profession-2024/

Project Management Institute (2024) Pulse of the Profession® 2024. The Future of Project Work: Moving Past Office-Centric Models. 15th Edition. https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/future-of-project-work