Osaamisen kehittäminen tapahtuma-alalla: avain menestykseen!

1 Johdanto

Tapahtumabisnekseen hybridiosaamista- hankkeen yhtenä toimenpiteenä on tapahtuma-alan toimijoiden ja alasta kiinnostuneiden toimijoiden osaamisen kehittäminen sekä
tapahtuma-alalla hyödynnettävän koulutuksellisen sisällön ja digitaalisen materiaalin tuottaminen. Hankkeessa pilotoidaan vuoden 2025 aikana viisi verkkopainotteista opintokokonaisuutta. Opintotokokonaisuuksien sisällöt ovat suunniteltu hankkeessa toteutetun kohderyhmäkyselyn ja haastattelujen vastausten perusteella. Opintokokonaisuudet ovat kahden opintopisteen kokonaisuuksia, jos osallistuja haluaa saada niistä suorituksen. Tässä artikkelissa on kooste kevään 2025 toteutuksista.

 2 Tapahtumien merkitys

Tapahtumat ovat keskeisiä sekä liiketoiminnan että yhteiskunnan kannalta. Tapahtumat toimivat sekä yhteisöjen että yksilöiden foorumeina.  Yhteiskunnan kannalta tapahtumat ovat tärkeitä monista syistä. Tapahtumissa ihmiset voivat kokoontua, jakaa ideoita ja luoda verkostoja. Tapahtumat edistävät yhteisöllisyyttä ja sosiaalista vuorovaikutusta, mikä on tärkeää ihmisten hyvinvoinnille ja yhteiskunnan toimivuudelle.

Yritystapahtumat tarjoavat ainutlaatuisen mahdollisuuden verkostoitumiseen, brändin vahvistamiseen ja asiakassuhteiden kehittämiseen. Tapahtumilla yritys voi parantaa myyntiä ja markkinointia, lisätä asiakastyytyväisyyttä sekä edistää innovaatioita ja kilpailuetua.

Tapahtumateollisuus ry:n (i.a) mukaan tapahtumat voidaan luokitella eri tyyppeihin, kuten kulttuuritapahtumat, joihin kuuluvat esimerkiksi festivaalit, konserttitapahtumat ja taidenäyttelyt. Urheilutapahtumiin luokitellaan erilaiset kilpailut ja turnaukset, jotka voivat olla paikallisia tai kansainvälisiä. Liiketoimintatapahtumia voivat olla esimerkiksi konferenssit, messut ja yritysjuhlat. Yhteisötapahtumat, kuten paikalliset tapahtumat, esimerkiksi markkinat ja hyväntekeväisyystapahtumat, edistävät yhteisön yhteenkuuluvuutta. Tapahtumateollisuus ry:n mukaan on tärkeää tunnistaa, että vaikka tapahtumien sisällöt voivat vaihdella, niiden perusedellytykset ovat usein samat ja suuri osa alan liikevaihdosta tulee yritystapahtumista.

3 Miksi osaamisen kehittäminen on tärkeää?

Tapahtuma-alalla oman osaamisen kehittäminen on erityisen tärkeää useista syistä:

• Kilpailu ja markkinat: Tapahtuma-ala on erittäin kilpailtu, ja asiakkaat odottavat yhä korkeampaa laatua ja innovatiivisia ratkaisuja. Kehittämällä omaa osaamista voit erottua kilpailijoista ja tarjota asiakkaille ainutlaatuisia kokemuksia.
• Muuttuvat trendit: Ala kehittyy jatkuvasti, ja uudet trendit, kuten teknologian hyödyntäminen ja kestävyys, vaikuttavat tapahtumien suunnitteluun ja toteutukseen. Osaamisen päivittäminen auttaa pysymään ajan tasalla ja vastaamaan asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin.
• Verkostoitumismahdollisuudet: Osaamisen kehittäminen avaa ovia uusiin verkostoihin ja yhteistyömahdollisuuksiin. Osallistuminen koulutuksiin ja hanketapahtumiin voi johtaa arvokkaisiin kontakteihin, jotka voivat hyödyttää uraa.
• Asiakaskokemus: Parempi osaaminen tarkoittaa parempaa asiakaskokemusta. Kun ymmärrät asiakkaiden tarpeet ja odotukset, voit luoda tapahtumia, jotka todella resonoivat heidän kanssaan.
• Uuden oppiminen: Tapahtuma-ala tarjoaa jatkuvasti uusia haasteita ja mahdollisuuksia oppia. Osaamisen kehittäminen ei ainoastaan paranna ammatillista osaamista, vaan myös henkilökohtaista kasvua ja itseluottamusta.

Kehittämällä omaa osaamista voidaan paitsi parantaa omaa kilpailukykyä, myös vaikuttaa positiivisesti koko tapahtuma-alan kehitykseen.

4 Opintokokonaisuudet keväällä 2025

Ensimmäisenä toteutetaan 2.1.–31.3.2025 Tapahtumatuotannon prosessi -opintokokonaisuus, joka on suunnattu erityisesti aloitteleville, ei ollenkaan tai vähän tapahtumakokemusta omaaville tapahtuma-alalta ja myös muilta toimialoilta.

Opintokokonaisuus sisältää seuraavat osa-alueet:

1. Tapahtumaidean konkretisointi ja riskien arviointi

On tärkeää määrittää tapahtuman tavoitteet, kohdeyleisö ja teema. Samalla arvioidaan mahdollisia riskejä, kuten sääolosuhteet, turvallisuusongelmat tai taloudelliset riskit. Riskien arviointi auttaa suunnittelemaan varasuunnitelmia ja varmistamaan tapahtuman sujuvuuden (Wallo ym.).

2. Tuotannon aikataulutus, rahoitus ja budjetointi

Tapahtumat vaativat tarkkaa aikataulutusta, ja pienetkin viivästykset voivat vaikuttaa koko tapahtuman onnistumiseen. Yksityiskohtaisen aikataulu laatiminen, joka kattaa kaikki tapahtuman valmistelut ja toteutuksen vaiheet on olennainen osa tuotannon prosessia. Rahoituksen hankkiminen on keskeistä, ja budjetin laatiminen auttaa hallitsemaan kuluja ja varoja. Budjetissa otetaan huomioon kaikki mahdolliset menot, kuten tilavuokrat, esiintyjät, markkinointi ja muut kulut (Wallo ym.).

3. Yhteistyökumppanuudet

Yhteistyökumppaneiden löytäminen ja sitouttaminen on tärkeää tapahtuman onnistumiselle. Kumppanit voivat olla sponsoreita, paikallisia yrityksiä tai muita organisaatioita, jotka voivat tarjota resursseja, tukea tai näkyvyyttä. Hyvä yhteistyö voi myös kehittää tapahtumaa ja laajentaa sen vaikutusaluetta.(Wallo ym)

4. Tapahtumaviestintä

Tapahtumaviestintä kattaa kaikki viestintäkanavat, joita käytetään tapahtuman markkinoinnissa ja tiedottamisessa. Tämä voi sisältää sosiaalisen median, verkkosivustot, uutiskirjeet ja perinteiset mainoskanavat. Tehokas viestintä houkuttelee osallistujia ja luo kiinnostusta tapahtumaa kohtaan (Wallo ym.).

5. Luvat ja sopimukset

Ennen tapahtuman toteutusta on tärkeää hankkia tarvittavat luvat ja tehdä sopimukset eri osapuolten kanssa. Tämä voi sisältää esimerkiksi tilan vuokraamisen, esiintyjien sopimukset ja turvallisuusjärjestelyt. Luvat varmistavat, että tapahtuma voidaan järjestää lainmukaisesti ja turvallisesti (Wallo ym.).

6. Tuottajan työ käytännössä

Tuottajan rooli on keskeinen tapahtuman onnistumisessa. Tuottaja vastaa käytännön järjestelyistä, aikataulujen noudattamisesta ja ongelmien ratkaisemisesta tapahtuman aikana. Hyvä tuottaja on organisoitunut, joustava ja kykenee toimimaan paineen alla, jotta tapahtuma sujuu suunnitelmien mukaan.

Toinen pilotoitava kokonaisuus keskittyy siihen, miten palvelumuotoilua voidaan hyödyntää elämyspalveluiden kehittämisessä. Opintokokonaisuus toteutetaan 7.2.–31.5.2025. Elämyspalveluiden palvelumuotoilu tarkoittaa prosessia, jossa suunnitellaan ja kehitetään elämyksellisiä palveluita asiakaskokemuksen parantamiseksi. Tavoitteena on luoda ainutlaatuisia ja mieleenpainuvia kokemuksia, jotka vastaavat asiakkaiden tarpeita ja odotuksia. Tämä voi sisältää esimerkiksi tapahtumien, matkailupalveluiden tai kulttuurielämysten suunnittelua, joissa huomioidaan asiakkaan koko matka palvelun aikana.

Asiakaslähtöisyys ja innovaatio ovat keskeisiä elementtejä elämyspalveluiden kehittämisessä, ja niiden yhdistäminen voi tuottaa merkittäviä etuja palveluliiketoiminnassa. Elämyksellisyyden käsite korostaa asiakkaan kokemusta ja tunteita, mikä tekee siitä tärkeän kilpailutekijän. Palvelumuotoilun ydinajatukset (Koivisto ym.) muodostuvat seuraavista tekijöistä, jotka huomioimalla voivat auttaa organisaatioita kehittämään palveluitaan asiakaslähtöisesti ja tehokkaasti. Ihmislähtöisyys, oikean ongelman ratkaisu, eksploratiivisuus, iteratiivisuus, divergentin ja konvergentin ajattelun vuoropuhelu. Protoilu ja testaus sekä yhteiskehittäminen auttavat ymmärtämään asiakkaiden tarpeita syvällisesti. Tämän ymmärryksen kautta voidaan kehittää innovatiivisia ratkaisuja, jotka vastaavat asiakkaiden odotuksia ja toiveita.

Kolmantena opintokokonaisuutena on tapahtumahallinnan työkalut 21.3.–30.5.2025.  Opintokokonaisuus tarjoaa kattavan johdatuksen toiminnanohjausjärjestelmien periaatteisiin ja perustoimintoihin. Toiminnanohjausjärjestelmät voivat parantaa prosessien kehittämistä ja tehostaa toimintaa osana tapahtumanhallintaa.

Opintokokonaisuuksiin pääsee ilmoittautumaan tästä: https://www.lyyti.fi/reg/Tapahtumabisnekseen_hybridiosaamista_3770

Tapahtumabisnekseen hybridiosaamista on Euroopan unionin osarahoittama hanke. Toteutusaika on 1.2.2024 – 31.1.2026. Tutustu hankkeeseen: Tapahtumabisnekseen hybridiosaamista.

Katja Jaskari
projektipäällikkö, Tapahtumabisnekseen hybridiosaamista -hanke
SeAMK

Kirjoittaja on kulttuurituottaja YAMK, AmO, AmE, tapahtumatuotannon asiantuntija, liiketoiminnan ja asiakkuuksien kehittäjä sekä jatkuvan oppimisen edistäjä.

Lähteet

Koivisto, J. Säynäjäkangas, S. Forsberg. (2019). Palvelumuotoilun bisneskirja. Alma Talent.

Wallo, H., Häyrinen, E.,& Pajala, K-I. (2022). Tapahtuma on tilaisuus: tapahtuman suunnittelu ja toteutus. (6.p) Tietosanoma.

Seinäjoen ammattikorkeakoulu (SeAMK). (15.11.2024) Koulutushaku: Tapahtumatuotannon prosessi. https://koulutushaku.seamk.fi/search.php#result-24789

Seinäjoen ammattikorkeakoulu (SeAMK). (15.11.2024) Koulutushaku: Elämyspalveluiden kehittäminen. https://koulutushaku.seamk.fi/search.php#result-24787

Seinäjoen ammattikorkeakoulu (SeAMK). (15.11.2024) Koulutushaku: Tapahtumanhallinnan työkalut. https://koulutushaku.seamk.fi/search.php#result-24788

Tapahtumateollisuus ry (i.a) https://tapahtumateollisuus.fi/