Kadonnutta kriteeriä etsimässä - eli kansainvälisen hankehakemuksen arvioinnin kummallisuuksia

Olinpa tuossa joutessani viime kesänä arvioimassa Euroopan komissiolle CoVE-hakemuksia, joiden tarkoituksena on perustaa verkostona toimivia ammatillisen koulutuksen keskuksia eri puolille Eurooppaa. Tällaisia keskuksia on esimerkiksi telakkateollisuudessa, tekstiiliteollisuudessa ja elektroniikkateollisuuden eri sektoreilla. Olen ollut näissä arviointitehtävissä silloin tällöin edellisen 15 vuoden aikana, ja tämä vuosi on ollut erittäin mielenkiintoinen siksi, että arviointitapoja uudistettiin aika paljon, ja siksi on myös tämä kirjoitelma ajankohtainen.

On tietysti totta, että kansainvälistä hankehakemusta tehtäessä on aika paljon muutakin puuhaa, vaikkapa yhteydenpitoa kohderyhmään ja kumppaneihin, ilman ylimääräisiä arvioijan ohjeiden kaiveluja milloin mistäkin weppiosoitteesta. Huomautettakoon tässä kuitenkin, että allekirjoittaneeltakin voi kysyä. Varmaa on kuitenkin se, että ellei ole edes suunnilleen selvillä, miten arviointi tehdään ja mitä arvioidaan, ei rahoitusta välttämättä tule.

Lähtökohta on sama kuin kaikissa hankeideoissa: Meidän pitää tietää, mikä on ongelma, kenellä se on, ja miten se voidaan ratkaista. Hankekielellä voidaan puhua kohderyhmästä, tavoitteista ja tuloksista: Suunnittelemme jonkun tai joidenkin tilanteen helpottamiseksi Tavoitteita, joihin pyritään suunnitelluilla Toimenpiteillä, joista syntyy Tuotteita, joiden käyttämisestä aiheutuu Tuloksia, jotka toivottavasti Vaikuttavat johonkin. Tähän asti on siis helppoa.

Miten arviointi käytännössä tehdään

Jokaisen hankehakemuksen arvioi vähintään kaksi riippumatonta arvioijaa, ensin erikseen ja itsenäisesti. Tässä vaiheessa kukin arvioija antaa jokaiselle kriteerille pisteet, ja kirjallisen perustelun niille. Seuraavaksi arvioijat muotoilevat yhteisen arviointilausunnon ja pisteytyksen. Tässä vaiheessa mukaan voi tulla kolmas arvioija, jos alkuperäisten arvioijien pisteet ja näkemykset ovat kaukana toisistaan. Tämä yhteinen lausunto on se, joka saadaan laadunvarmennuksen jälkeen hakemuksen palautteena, yleensä myös niille hakemuksille, jotka eivät ole saaneet rahoitusta.

Tuota arviointilausuntoa kannattaa hyödyntää eritoten silloin, mikäli hylätyllä hakemuksella päätetään hakea uudelleen, mutta myös yleisemmin: On mahdollista, että hakemuksillamme on yhteisiä heikkoja kohtia, joita pitää parantaa. Tässä kohtaa nimimerkki ”Kokeiltu Juttu” sanoo yhden painavan sanan: Vaikuttavuus.

Uusia piirteitä arvioinneissa

Arviointikriteerit ja niihin vastaaminen hakemuksessa on aina ollut tärkeää, mutta tämän vuoden arvioinneissa on useissa rahoitusohjelmissa otettu käyttöön uudet arvioijan ohjeet, ja nyt sekä pääkriteerien että niiden alakriteerien noudattaminen ja ennen kaikkea näkyminen hakemuksessa on entistä tärkeämpää. Korkeakouluille tämä tarkoittaa sitä, että hakujen avauduttua pitää perehtyä hakuasiakirjoissa oleviin valintakriteereihin. Tätä kirjoitettaessa esim. Erasmus+ -ohjelman hakuilmoitus ja käsikirja vuoden 2025 hakuihin on vielä ilmestymättä, samoin kuin Horizon Europen työohjelma 2025, mutta tosiasia on se, että hakukriteerit on tunnettava niin näissä kuin muissakin rahoitusohjelmissa, olemme hankehakemuksessa sitten koordinaattorin tai partnerin roolissa.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi Erasmus+ Kumppanuushankkeiden kaikissa neljässä pääkriteerissä on 5-8 alakriteeriä, joiden on oltava hakemuksessa näkyvissä. Pääkriteerit ovat Relevanssi, Hankesuunnitelman laatu, Hakijakonsortion laatu ja yhteistyö sekä Vaikuttavuus. Tarkasteltaessa vaikkapa relevanssia, on sen alakriteereinä ohjelmaan soveltuvuuden lisäksi esimerkiksi  innovatiivisuus, riittävä tarvekartoitus ja yleisten EU arvojen, kuten tasa-arvo ja ihmisoikeuksien kunnioittaminen, huomiointi. Näiden alakriteerien on oltava näkyvissä sekä teoriassa että käytännössä, eli hakemuksessa on kerrottava, miten asiat on huomioitu juuri tämän hankkeen suunnittelussa ja miten ne huomioidaan hankkeen toimenpiteissä. Pelkkä maininta hakemuksen yleisissä osissa ei riitä, vaan niiden on oltava näkyvissä myös työpaketeissa.

Kaikkiin alakriteereihin ei tarvitse välttämättä vastata, mutta arvioijat ohjeistetaan kiinnittämään näihin asioihin huomiota, ja alakriteerien ohittaminen alentaa hakemuksen saamia pisteitä ja mahdollisuutta saada hankkeelle rahoitus. Eli kriteerien lukeminen ja niiden huomioiminen hakemuksessa kannattaa, eikä tuo kriteerejä avaava osuus ehdotuspyynnössä tai ohjelmaoppaassa nyt niin tolkuttoman pitkä ole, esimerkiksi näissä Erasmus+ Kumppanuushankkeissa kaksi sivua.

Tuloksista vaikutusten kautta vaikuttavuuteen

Edellä nimimerkki ”Kokeiltu Juttu” mainitsi vaikuttavuuden. Ne kansainväliset hakemukset, joissa SeAMK on ollut jossain roolissa mukana, ovat yleensä saaneet hyvät pisteet. Se on ihan kiva. Erinomaisia, tai sitten riittäviä, ihan miten vaan, pisteitä olemme kuitenkin saaneet harvemmin. Vaikuttavuus, Lontoon murteella Impact, on tuottanut meille ongelmia, ja niinpä tämän kirjoittajan hiusten harvenemista ja harmaantumista ei suurena ihmeenä voi pitää.

Vaikuttavuuden alakriteereistä voidaan mainita esimerkiksi hankkeen vaikutukset osallistuviin organisaatioihin, eli esimerkiksi millä tavalla omien opiskelijoidemme tilanne on hankkeen jälkeen parempi tai millä tavalla hanke vaikuttaa maakunnallisella, valtakunnallisella tai kansainvälisellä tasolla sekä hankkeen aikana että sen jälkeen.

Lisäksi tietenkin meidän pitää hakemuksissa kertoa, miten tuo edellä mainittu vaikuttavuus mitataan. Mikä on kohderyhmän lähtötaso, ja mikä tasolla ollaan hankkeen jälkeen, ja ennen kaikkea: Mistä ja miten me sen tiedämme.

Ruutia ei kannata keksiä lisää

Älä jää pohtimaan yksin hankehakemuksen kriteereitä ja niihin vastaamista. Erityisesti oman hakemuksen konsortion jäseniltä kannattaa kysyä, miten me nyt hakemuksessamme keskitymme esimerkiksi EU:n keskeisiin arvoihin. Lisäksi omassa korkeakoulussa on mitä todennäköisimmin ihmisiä, jotka ovat hyvin perillä esimerkiksi tasa-arvoasioista, avoimesta tieteestä tai vaikuttavuudesta ja siitä, miten niitä voi hakemuksessa kuvata.

Jari Alanko
Erityisasiantuntija, kansainvälinen TKI
SeAMK

Kirjoittaja on 1990-luvulla kansainväliseen hanketoimintaan hurahtanut kaikkien alojen kiistaton erikoisasiantuntija, siis valtiotieteiden maisteri, joka on erikoistunut rahoituksen hakemiseen, hakemusten kirjoittamiseen ja arviointiin.