Automatisoi yrityksesi arki – käytännön oppeja ja yritysesimerkkejä digiajan päätöksenteon tueksi

Automatisoi yrityksesi arki -työpaja kokosi Etelä-Pohjanmaan alueen toimijat pohtimaan, miten automaatio, integraatiot ja tekoäly voivat vähentää rutiinityötä ja parantaa päätöksentekoa yrityksen arjen prosesseissa. Tapahtuma järjestettiin Kestävä digitaalinen kaksoissiirtymä -hankkeen sekä IKET – Ilmastokestävä elintarvikeketju -hankkeen yhteistyönä. Iltapäivän ohjelmassa kuultiin asiantuntijapuheenvuoroja River IT Oy:n ja Chemigate Oy:n edustajilta.

Miksi ja miten automatisoida?

River IT:n puheenvuoron keskeisenä ajatuksena oli, että automaatio ei ole vain pelkkiä ”robotteja”, vaan ennen kaikkea fiksumpaa päätöksentekoa. Kun data on ajantasaista ja integroitua, järjestelmät voivat hoitaa rutiinit ja tukea päätöksentekoa. Kun tieto on ajantasaista ja järjestelmät keskustelevat keskenään, voidaan ihmisten aikaa vapauttaa yrityksessä tärkeämpiin tehtäviin.

Fiksumpi päätöksenteko koostuu tiedosta, automaatiosta ja älykkäistä kokonaisuuksista. Kaikki lähtee siitä, että käytettävä data on ajan tasalla ja helposti saatavilla. Jos tieto on hajallaan eri järjestelmissä, automaatio ei voi tuottaa luotettavaa hyötyä. Suorituskykyinen automaatio vaatii integraatiota, joka tekee käytettävästä tiedosta aidosti hyödynnettävää. Tällöin ohjelmistorobotiikka pystyy hoitamaan toistuvat rutiinit nopeasti ja virheettömästi. Nämä yhdessä muodostavat älykkään kokonaisuuden, kun järjestelmät yhdistävät kaiken tarvittavan tiedon päätöksentekoon.

Konkreettisia hyötyjä arkeen

Työpajassa tuotiin esiin konkreettisia käytännön esimerkkejä siitä, miten automaatio ja tekoäly voivat helpottaa pk-yrityksen arkea ja päivittäisiä prosesseja. Teknologian hyödyntäminen näkyy erityisesti sellaisissa työvaiheissa, joissa manuaalinen työ vie aikaa ja sitoo työntekijän resursseja rutiinien pariin.

Yksi keskeinen hyöty liittyy PDF-tilauslomakkeiden käsittelyyn, sillä tekoälyn avulla tilausdata voidaan poimia automaattisesti ja verrata sitä järjestelmissä oleviin tietoihin ja tunnistaa poikkeamat. Tämä vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa prosessia, jolloin asiakkaisen tilaukset saadaan käsiteltyä tehokkaammin ja virheiden riski pienenee.

Toinen konkreettinen esimerkki on asiakaspalautteiden käsittely. Kielimallien avulla palautteista voidaan poistaa arkaluonteiset tiedot sekä luokitella ne suoraan oikeisiin järjestelmiin. Tämä vähentää asiakaspalvelun rutiinityötä ja vapauttaa henkilöstöä muihin työtehtäviin. Lisäksi raportoinnin ja datalla johtamisen alueella automaatio tarjoaa merkittävän edun. Kun tieto kootaan yhteen tietovarastoon, raportointi muuttuu interaktiiviseksi ja ajantasaiseksi.

Näitä esimerkkejä yhdistää sama perusajatus: automaatio poistaa turhaa käsityötä ja vapauttaa ihmisten aikaa asiantuntijuutta vaativiin tehtäviin. Kun rutiinit siirretään teknologian hoidettavaksi, työntekijöiden osaaminen voidaan kohdistaa paremmin arvoa tuottaviin toimintoihin.

Tietovarastojen integrointi järjestelmiin ja mitä datalla voi tehdä?

Chemigaten edustaja toi esille, miten hyvin heidän ketjutetussa liiketoiminnassaan oli hyödynnetty uudenlaisia River IT:n teknisiä ratkaisuja yhdistettynä vanhoihin malleihin, jotta monimutkaisten prosessien ja talouslukujen hallinta pysyi tavallaan yksinkertaisena. Teknisten ratkaisujen näkökulmasta haluttiin liittää perinteisiin tietoteknisiin ratkaisuihin myös moderneja algoritmeja, joilla esimerkiksi talousraportointia saatiin yksinkertaistettua. Käyttöliittymänä toimivat usein Excel-taulukot, josta data siirtyi algoritmien kautta käytettäväksi ja tulkittavaksi.

Suuren yrityksen näkökulmasta data saattaa pirstaloitua, jolloin voi olla vaikea keskittää vertailukelpoista dataa luotettavasti esimerkiksi CSRD-direktiivien mukaiseksi vastuullisuusraportoinniksi. Vastuu ei kuitenkaan ole pelkästään suurten yritysten harteilla, vaan myös niiden ympärillä toimivat yritykset luovat kokonaisuuden. Pk-yrityksilläkin on oma roolinsa siinä, että ne saavat haasteista huolimatta kerättyä luotettavaa ja järjestelmällistä dataa omista toimistaan.

Eri yrityksissä hankaluutta voi tuoda oikean ohjelmiston valinta ja se, miten alkudataa eli paikallisesti mitattua dataa voidaan siirtää monimutkaisempaan ympäristölaskentaan. Esimerkiksi maataloustoimijoilla viljelysuunnitelman ja toiminnan hiilijalanjäljen laskennassa voi olla tarpeen tehdä yhteistyötä eri kumppaneiden kanssa, jolloin organisointikysymykseksi nousee laskentamenetelmien yhdenmukaistaminen. Jos samasta konseptista puhutaan tai kerätään tietoa eri nimillä eri kumppaneiden kanssa, tietovarastot voivat nopeasti muuttua hyvinkin monimutkaisiksi. Lisäksi tekoälyn algoritmeja voisi käyttää toteutuksessa siirtämään tietoa ohjelmistojen välillä – tällaisen ratkaisun pitäisi olla erikseen räätälöity ja modifioitu.

Kokonaisuudessaan elintarvikeketjussa pystytään jo hyödyntämään automatisointia mittauksissa. Keskeistä on pohtia kokonaisuuden hallinnan kannalta, miten tällaista automatisoitua mittausdataa voidaan käyttää. Tällaisessa sovelluskokonaisuudessa yhdistyisi alkudatan kerääminen tietyin metodein ja kalibroinnein, sen tallentaminen tietyssä muodossa tulkittaviin ohjelmistoihin, joita alkutoimijat voivat hyödyntää toimissaan ja tästä edelleen ympäristömallinnukseen. Tämän perusteella voidaan arvioida toiminnan todennäköiset vaikutukset ympäristön systeemeihin ja lopuksi laajempiin yrityksen toiminnansuunnitteluohjelmistoihin. Luontevaa voisi olla yhdistää ympäristötaseenhallinta käytössä oleviin toiminnanohjausjärjestelmiin (ERP). Tällöin päätöksenteossa nähtäisiin tuotannon ongelmakohtia tarkemmin ja voitaisiin kohdentaa resursseja esimerkiksi päästöjen hillintään.

Yritysten käytännön haasteet ja mahdollisuudet

Työpajaosuudessa käytiin keskustelua erityisesti pk-yritysten arjessa näkyvistä haasteista ja mahdollisuuksista. Keskusteluissa nousi esiin konkreettisia kokemuksia toiminnanohjausjärjestelmien käytöstä, ohjelmistoratkaisuista, datan hyödyntämisestä sekä vihreään siirtymään liittyvästä rahoituksesta. Alla on koottuna keskeisiä huomioita, jotka kuvaavat yritysten tämänhetkistä tilannetta ja kehittämistarpeita.

Kun järjestelmät keskustelevat, yrityksen arki helpottuu (kuva: Pixabay).Toiminnanohjausjärjestelmissä on jo hyvin huomioitu eri talouden hallintaan liittyvät asiat, ja näistä työpajassa pk-yrittäjillä ilmenikin ongelmia. Kaikilla osallistujilla oli käytössä jonkinlainen toiminnanohjausjärjestelmä, vaikka ne eivät välttämättä olleet niinkään keskitettyjä. Usein käytettiin jopa kymmeniä sovelluksia, mikä koettiin hankalaksi. Välillä ohjelmistoissa tuntui olevan itsessään ongelmia, kuten hitaudessa tai ohjelman jumittumisessa. Käyttöliittymä taas itsessään oli epäintuitiivinen ja sen vuoksi vaikea käyttää. Jo pelkästään käyttöliittymän selkeyttäminen voisi helpottaa yrittäjän arkea. Yksinkertaisimmillaan se tarkoittaa sovelluksen suunnittelussa sopivien symbolien tuomien mielikuvien yhdistämistä käyttäjäryhmälle sopivaksi.

Huolellisesti rakennetut ERP-järjestelmät lisätoiminnallisuuksineen voisivat tarjota yritysten johtoryhmille laajemman näkemyksen siitä, mitä yrityksessä tapahtuu ja miten resursseja käytetään. Isompien päätösten tukena tulisi olla useita hyväksyjiä.

Kun sovelluskokonaisuus ja sen käyttäjät olisivat järjestyksessä, yrityksessä voitaisiin jopa saada aikaan reaaliaikaista dataa siitä, mitä kulloinkin yksittäisessä oman yrityksen arvoketjun “aineenvaihdunnallisessa” yksikössä tapahtuu. Esimerkiksi viljelykäytössä olevasta maaperästä tai vesialtaista anturein mitattua dataa, eri aineiden pitoisuuksia, kuten nitraattia, happea tai happamuutta. Yritykset ovat tietoisia tällaisista mahdollisuuksista, ja joissain yrityksissä niitä hyödynnetäänkin jo.

Kuitenkin vihreän siirtymän rahoituksen on koettu olevan puutteellista eri ketjun toimijoilla, jolloin osa toimijoista voi jäädä jälkeen. Monia tukirahastoja on olemassa, mutta ongelmana voi olla osaamattomuus hakea niitä tai epätietoisuus niiden lähteistä. Toisaalta yleinen politiikkakin voi tuoda painetta sen hetken vähemmän kestäville tuotantomuodoille, mikä voi haitata toiminnan kehittämistä, jos haluna ja suunnitelmana on aidosti kestävä tuotanto.

Yritysten hallussa oleva tieto voi olla hyvin yksityistä, jos sitä halutaan käyttää vain oman toiminnan kehittämiseen. Tämä on usein tehokasta, mutta julkisten toimijoiden on hyvä tuoda hankeyhteistöiden avulla esiin, miten ympäristödataa voidaan hallita eri tilanteissa ja tehdä siitä yhdenmukaista ja vertailukelpoista päätöksenteon tueksi. Tämä mahdollistaa aitojen innovaatioiden syntymisen, avaa uusia kommunikaatioväyliä ja lisää yleistä tietopääomaa.

Käytännössä innovaatiot voivat olla pieniä inkrementaalisia muutoksia tai kokonaan uuden tavan, prosessin tai teknologian tuomista markkina-alalle. Inkrementaalisia voisivat olla erilaiset prosessi-innovaatiot, jotka mahdollistavat elintarvikeraaka-aineen tai sivuvirran hyödyntämisen. Jos esimerkiksi osa eläimen rasvasta jää hyödyntämättä, sitä voidaan käyttää Fischer-Tropps reaktiossa tuottamaan uusiutuvaa dieseliä. Mullistavampia innovaatioita olisi kokonaan uuden teknologian kehittäminen, jota ei ole aiemmin ollut laajemmalti kaupallisesti saatavilla.

Yhteenveto

Työpajan keskustelut osoittivat, että automaatio, integraatiot ja tekoäly tarjoavat pk-yrityksille merkittäviä mahdollisuuksia arjen helpottamiseen ja päätöksenteon tueksi. Suurimmat hyödyt syntyvät, kun tieto saadaan ajantasaiseksi, järjestelmät keskustelevat keskenään ja rutiinit voidaan siirtää teknologian hoidettaviksi. Samalla esiin nousivat myös käytännön haasteet, kuten järjestelmien monimutkaisuus, käyttöliittymien vaikeakäyttöisyys ja vihreän siirtymän rahoituksen riittämättömyys.

Automaatio ja digitalisaatio eivät ole itseisarvoja, vaan välineitä arjen helpottamiseen ja päätöksenteon tukemiseen. Tärkeintä on lähteä liikkeelle yrityksen omista tarpeista, yhdistää tiedot ja prosessit sekä kokeilla rohkeasti uusia ratkaisuja. Kaikkea ei kannata lähteä automatisoimaan kerralla, vaan edetä pienin askelin, mutta määrätietoisesti. Näin automatisointi muuttuu yrityksen kasvun moottoriksi.

Eetu Hannelin
Projektipäällikkö
SEAMK

Kirjoittaja työskentelee projektipäällikkönä Seinäjoen ammattikorkeakoulussa Kestävä ruokaratkaisut- tiimissä Euroopan unionin osarahoittamassa Ilmastokestävä elintarvikeketju– hankkeessa.

Jasmine Erkkilä
Projektipäällikkö
SEAMK

Kirjoittaja työskentelee projektipäällikkönä Seinäjoen ammattikorkeakoulussa Kestävät ruokaratkaisut -tiimissä Euroopan unionin osarahoittamassa Kestävä digitaalinen kaksoissiirtymä -hankkeessa