Arkisto –tuulahdus menneestä maailmasta?

Sana arkisto herättää monissa kuulijoissa mielikuvan pölyisestä ja tunkkaisesta paikasta, joka pursuaa satoja vuosia vanhoja, kellastuneita papereita. Useimmat ajattelevat, että heillä ei ole mitään tarvetta käyttää arkistoja. Siellä majailevat vain historiantutkijat ja sukututkimuksen harrastajat.

Historiantutkijan laboratorio

On totta, että arkistot ovat historiantutkijoiden laboratorioita ja myös sukututkijoille tärkeitä asiakirjoja sisältäviä paikkoja. Ajatus tunkkaisesta ja tavalliselle ihmiselle tarpeettomasta paikasta sen sijaan on väärä. Kaikki meistä tarvitsevat arkistoja ja käyttävät niitä vaikkeivat aina miellä tekevänsä niin.

Historialliset arkistot, kuten Helsingissä sijaitseva Kansallisarkisto ja sen seitsemän alueellista toimipistettä hoitavat valtakunnallisesti ja alueellisesti merkittävien arkistokokonaisuuksien säilyttämisen, järjestämisen ja käyttöön saattamisen. Käytännössä ne säilövät ja valikoivat ensisijaisesti tutkijoiden käyttöön keskeisiä asiakirjoja valtion ja kuntien hallinnosta. Lisäksi Kansallisarkistossa ja sen alueellisissa toimipisteissä on myös yksityishenkilöiden arkistoja; monet yhteiskunnallisesti merkittävät vaikuttajat ovat jättäneet historiantutkimuksen näkökulmasta merkittäviä arkistokokonaisuuksia jälkeensä. Lisäksi eri organisaatioiden arkistot ovat keskeinen osa arkistojen kokoelmia.

Asiakirjojen merkitys tutkijalle

Arkistojen kätköissä oleva asiakirja on aina toiminnan tulos. Se ilmaisee aikomusta, todistaa jonkin tapahtuman tapahtuneeksi ja kertoo mistä on sovittu. Historiantutkimuksen näkökulmasta asiakirjat kertovat sen, mitä todella tapahtui. Toki virallisen sopimisen, päätösten ja aikomusten taakse kätkeytyy paljon hiljaista tietoa, joka ei paljastu asiakirjoista, vaan se on hankittava muulla tavoin.

Viime kädessä asiakirja on tutkijalle todiste, se syntyy vain ja ainoastaan kun jotain tapahtuu. Yhdistelemällä eri asiakirjojen tietoja, syntyy kokonaiskuva. Näin piirtyy mahdollisimman totuudenmukainen tulkinta menneestä. Toki asiakirjoja voidaan väärentää ja on väärennetty, mutta ne ovat poikkeustapauksia.

Arkistot osana arkea

Arkistot ovat kuitenkin paljon muutakin kuin Kansallisarkisto toimipisteineen. Itse asiassa ne ovat osa jokaisen meidän arkeamme, vaikka emme tule ajatelleeksi niin. Kun kysyn opiskelijoilta muistiorganisaatioita, eli kirjastoja, arkistoja ja museoita, käsittelevällä kurssilla, millaiseksi he mieltävät arkiston, stereotypia homehtuneista asiakirjoista on ensimmäinen mieleen tuleva asia. Harva oivaltaa, että arkistot kuuluvat arkeemme.

Ilman arkistoja arki ei toimisi. Sairaaloiden potilasarkistot, viranomaisten arkistot, yritysarkistot, oppilaitosten arkistot… lista arjessa käytettävistä arkistoista on pitkä. Suurin osa nykypäivän arkistoista on elektronisessa muodossa: vanhemmat asiakirjat on digitoitu ja uudet asiakirjat ovat jo alun perin sähköisessä muodossa.

Aiemmin tiliasiakirjat olivat paperisia ja kirjanpitoon tulevat laskut ja kuitit samoin. Tänä päivänä yrityksen laskutus on käytännössä täysin sähköisessä muodossa ja aiemmin paperiset asiakirjat on korvattu elektronisilla. Hyvin usein tietokannat ovat syrjäyttäneet perinteisen asiakirjan. Sisältö on sama, mutta ilmiasu erilainen.

Hyvä esimerkki arkisesta asiakirjasta on lääkärin kirjoittama resepti. Vielä muutama vuosi sitten sen sai paperisena tulosteena ja sitä ennen käsin kirjoitettuna asiakirjana. Nykyisin kaikki reseptit toimitetaan apteekkien järjestelmään sähköisinä asiakirjoina.

Vanhat asiakirjat digitoidaan

Kansallisarkisto on jo useiden vuosien ajan digitoinut tutkimuksen kannalta keskeisiä asiakirjoja. Esimerkiksi kaikki Suomen keskiaikaa käsittelevät lähteet on saatettu digitaaliseen muotoon. Tässä Diplomatarium Fennicum -tietokannassa on Suomea koskeva asiakirjoja vuosilta 800–1530. Se löytyy osoitteesta http://df.astia.fi. Palvelun tekstikorpuksessa on kaikkiaan 6580 asiakirjaa ja ne muodostavat maamme keskiajan historian tutkimuksen keskeisimmän kirjallisen lähdemateriaalin. Kaikki Kansallisarkiston digitoimat asiakirjat löytyvät osoitteesta http://wastia.narc.fi.

Digitalisaation edut

Niin historiallisten asiakirjojen kuin päivittäiskäytössä olevan aineiston digitalisaationehdoton etu on hakemisten vaivattomuus. Esimerkiksi HisKi-tietokannasta löytyvät kaikki maamme kirkonkirjat aina 1900-luvun alkupuolelle saakka. Koska vanhojen käsialojen lukeminen on taito sinänsä, on nykymuotoisina aakkosina esitettyjen kirkonkirjojen lukeminen vaivatonta. Toiseksi niihin voi tehdä hakuja palvelun hakukoneen avulla toisin kuin käsin kirjoitettuihin alkuperäisiin asiakirjoihin.

Sama koskee myös päivittäiskäytössä olevia asiakirjoja. Löydettävyys on parempi ja toisaalta elektroniset arkisto ovat myös vihreämpi vaihtoehto.

Ari Haasio
SeAMK

FT Ari Haasio on kirjasto- ja tietopalvelualan yliopettaja. Hänellä on sekä kirjastoalan että historioitsijan koulutus. Haasio on kirjoittanut lukuisia teoksia tiedonhausta ja tiedonlähteistä.