Helpotusta hankkeiden aineistojen hallintaan DMPTuuli-työkalulla

TKI-hankkeissa mukana olleet tietävät, että hankehallinta vaatii erikoisosaamista ja asiantuntemusta. Viime aikoina TKI-toiminnan uudeksi asiantuntemuksen osaamisalueeksi on muodostunut avoimeen TKI-toimintaan liittyvä osaaminen. Sen myötä esimerkiksi projektipäälliköt joutuvat entistä useammin pohtimaan, miten hankkeissa syntyneitä aineistoja kannattaisi hallita ja säilyttää tutkimushankkeen aikana ja myös sen päätyttyä. Aineistonhallinta on osa hyvää tieteellistä käytäntöä ja sen avulla pyritään siihen, että tutkimuksessa käytetyt aineistot säilyvät luotettavina ja käyttökuntoisina koko aineiston elinkaaren ajan. Lisäksi aineistonhallinta auttaa huolehtimaan tietosuojasta ja tietoturvasta.

Hankkeissa syntyy paljon erilaisia aineistoja ja niiden hallinta voi olla aikaa vievää ja hankalaa ellei sitä suunnittele järjestelmällisesti jo ennen aineiston keräämisen aloittamista. Puutteellinen aineistonhallinta voi aiheuttaa hyvinkin vakavia ongelmia hankkeen etenemiselle esimerkiksi aineistojen sekoittuessa keskenään tai jopa kadotessa kokonaan ilman kunnollista varmuuskopiointia. Aineistonhallinnan suunnittelu on oleellista myös siksi, että se varmistaa aineiston säilymisen ja mahdollisen edelleen hyödyntämisen myös hankkeen päättymisen jälkeen.

DMPTuuli-työkalu tarjoaa apua

Aineistonhallinnan tueksi on saatavilla apua oman korkeakoulun lähituen ohella myös valtakunnallisista palveluista. DMPTuuli (Data Management Planning Tool) on työkalu, jonka avulla on mahdollista tehdä selkeästi jäsennelty aineistohallintasuunnitelma omalle hankkeelle. DMPTuulin käyttö säästää aikaa ja varmistaa, että aineistonhallintaa on osattu miettiä tarvittavista näkökulmista. Työkalu helpottaa huomattavasti projektipäällikön työtä ja varmistaa hankehallinnon toteutumisen myös eri rahoittajien vaatimusten sekä oman korkeakoulun ohjeistusten mukaisesti.

Työkalu jäsentää aineistonhallinnan kuuteen eri teemaan ja niihin liittyviin aineistonhallinnan yksityiskohtiin:

1. Aineiston yleiskuvaus
   • Millaista dataa kerätään tai uudelleen käytetään ja missä muodoissa data on?
2. Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen
   • Millaisia eettisiä kysymyksiä dataan mahdollisesti liittyy ja mitä on sovittu IPR-asioihin liittyen?
3. Dokumentointi ja metatiedot
   • Miten data dokumentoidaan FAIR-periaatteiden (löydettävä, saavutettava, yhteentoimiva, uudelleen käytettävä) mukaisesti? Missä muodossa metadata eli aineiston kuvailutieto esitetään?
4.  Tallentaminen ja varmuuskopiointi tutkimushankkeen aikana
   • Miten data tallennetaan ja varmuuskopioidaan ja kuka siitä huolehtii?
5. Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä
   • Avataanko data tai sen osa muiden käyttöön? Mihin varsinainen data ja siihen liittyvä metadata tallennetaan hankeen jälkeen?
6. Aineistonhallinnan vastuutus ja resurssit
   • Kuka huolehtii aineistonhallinnasta hankkeen aikana ja millaisia resursseja siihen tarvitaan?

DMPTuuli-työkalu on kehitetty alun perin vuonna 2015 kansallisessa Tuuli-projektissa ja se ottaa hyvin huomioon suomalaisten korkeakoulujen tarpeet. Työkalua on jalostettu viime vuosien aikana edelleen ja nyt se tarjoaa oman ohjeistuksen myös arkaluonteisia ja luottamuksellisia tietoja sisältävän datan hallinnan suunnitteluun. DMPTuulin käyttö on yksinkertaista ja työkalun hyödyntäminen on mahdollista HAKA-tunnusten avulla. Tällä hetkellä DMPTuulin käyttöliittymä ja ohjeet löytyvät ainoastaan englanniksi, mutta suomenkieliset ohjeet ovat saatavilla erillisenä tiedostona. Lisäksi suunnitteilla on light-versio, jota esimerkiksi opiskelijat voisivat käyttää opinnäytetöissään ja projekteissaan.

Aineistonhallinta oleellinen osa hankkeen elinkaarta

Toistaiseksi DMPTuuli-työkalun järjestelmällinen hyödyntäminen ammattikorkeakouluissa on yliopistoja vähäisempää. Työkalun jalkautuminen yliopistojen käyttöön on johtunut suurelta osin siitä, että yliopistojen merkittävimmät hankerahoittajat (esimerkiksi Suomen Akatemia, Business Finland ja Horizon 2020) edellyttävät rahoitushakemustensa liitteeksi aineistonhallintasuunnitelmaa. Tätä vaatimusta ei toistaiseksi ammattikorkeakoulujen päärahoittajilla (mm. EU:n rakennerahastot sekä ministeriöt ja kunnat) vielä ole. Toivottavaa kuitenkin olisi, että tästä huolimatta myös kaikki ammattikorkeakoulut kiinnittäisivät huomiota hankkeiden aineistohallintaan yhä tehokkaammin.

Lisätietoja alla olevista linkeistä
https://dmptuuli.fi/
https://seamk.libguides.com/ld.php?content_id=32104658

Seliina Päällysaho, tutkimuspäällikkö, SeAMK
Jaana Latvanen, informaatikko, SeAMK