Hankkeissa kerätyt aineistot hallintaan

Opetus- ja kulttuuriministeriön antamien ohjeiden mukaan TKI-hankkeissa kerättyjen aineistojen säilytykseen ja hallintaan tulee kiinnittää erityistä huomiota. Aineistot voivat olla esimerkiksi kysely-, haastattelu- tai mittausaineistoja /-dataa. Lisäksi rahoittajat ovat alkaneet edellyttää, että hankkeissa kerätyt aineistot ovat mahdollisuuksien mukaan myös muiden hyödynnettävissä.

Aineistojen hallinnassa tulee noudattaa FAIR-periaatteita, joilla varmistetaan aineistojen löydettävyys (Findable), saavutettavuus (Accessible), yhteentoimivuus (Interoperable) ja uudelleenkäytettävyys (Reusable). Toisin sanoen FAIR-periaatteet määrittelevät olennaisia ominaisuuksia, joita datalla sekä siihen liittyvällä kuvailu- eli metadatalla, työkaluilla, sanastoilla ja infrastruktuureilla tulee olla. (Kuvio 1.)

Aineistojen kuvailu ja tallentaminen on tärkeää

SeAMKin TKI-aineistojen systemaattinen kartoitus aloitettiin keväällä 2018. Tavoitteena on saada FAIR-periaatteiden mukaisesti kerättyä kaikkien TKI-hankkeissa syntyneiden aineistojen kuvailutiedot talteen. Kohteena ovat kaikki TKI-hankkeet ja erityisesti niissä syntyneet tutkimukselliset aineistot. Aineistojen kuvailutiedot tallennetaan ja siinä yhteydessä myös määritellään, millaisilla ehdoilla niiden uudelleenhyödyntäminen on mahdollista. Kuvailutiedot tallennetaan Reportronic-projektinhallintaohjelmiston Aineistot–tietokantaan.

Jatkossa on tärkeää, että TKI-aineistojen kuvailutietojen lisäksi myös varsinaiset data-aineistot saadaan talteen. Tavoitteena on, että varsinainen data tallennetaan SeAMKin suljettuun pitkäaikaissäilytysympäristöön eli ”SeAMK-PAS:iin”, josta dataa voi pyytää tarvittaessa käyttöönsä sille määriteltyjen käyttöehtojen mukaisesti. Tallennuksessa kannattaa hyödyntää myös kansallisia ja kansainvälisiä tallennuspalveluja, jolloin data saa enemmän näkyvyyttä ja potentiaalisia uudelleenkäyttäjiä, mikä puolestaan tuo meriittiä datan alkuperäiselle kerääjälle.

Aineistot-tietokannasta voi etsiä kiinnostavia aineistoja

Tällä hetkellä SeAMKin Aineistot-tietokanta sisältää noin 50 aineiston kuvailutiedot. Kuvailu kattaa muun muassa aineiston perustiedot, keruutavan ja –ajan, käyttöoikeudet sekä aineistoon liittyvän projektin ja henkilöiden tiedot. Tietokantaa on mahdollista selata ja siitä voi myös tehdä erilaisia hakuja ja suodatuksia. Täten tietokannasta on mahdollista löytää hyödyllisiä aineistoja esimerkiksi uusiin TKI-hankkeisiin tai vaikkapa opinnäytetöitä varten.

Avoimen TKI-toiminnan periaatteiden mukaisesti aineistojen kuvailutietokanta on käytössä myös SeAMKin julkisilla verkkosivuilla. Lisäksi SeAMKin sivuilla avoimessa projektitietokannassa projektin tietojen yhteydessä on linkki projektissa kerättyjen aineistojen kuvailutietoihin. Tulevaisuudessa tavoitteena on, että Aineistot-tietokantaan syötetyt kuvailutiedot siirtyvät automaattisesti myös kansalliseen kuvailutietojen hakupalveluun.

Kaikkea ei voida avata uudelleenkäytettäväksi

Osa hankkeissa kerätyistä aineistoista voi sisältää salaista tai arkaluonteista tietoa. Tällöin aineiston kuvailutiedot voidaan tallentaa, mutta itse aineistoa / dataa ei voida avata vapaaseen käyttöön. Myöskään henkilötietoja tai yritysten nimiä sisältäviä aineistoja ei voida laittaa julkisesti saataville ilman anonymisointia. Anonymisoimalla on mahdollista poistaa henkilötiedot tai annetut vastaukset niin, ettei vastaajia voi enää tunnistaa. Siksi ennen ”SeAMK-PAS:iin” tallentamista voi projektipäällikkö oman harkintansa mukaan poistaa aineistosta tunnistetiedot. Projektipäällikkö voi määritellä aineistolle myös käyttöehdot (käytettävissä vapaasti/vain SeAMKin luvalla).

Kuvio 1. FAIR-periaatteet

SeAMKin projekteissa kerättyihin aineistoihin voi tutustua Aineistot-tietokannassa. Jos haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä aineistot(at)seamk.fi.

Seliina Päällysaho
Jaana Latvanen