Miten kirjoitan vaikuttavan asiatekstin? Nämä ohjeet Tuomas on koonnut pitkältä uraltaan viestintäalalla

Nyt tarkkana! Tehtäväsi on herättää lukijan mielenkiinto, jotta tekstilläsi on merkitystä. Älä siis kiusoittele pidempään vaan tiivistä tärkein sanottavasi huolellisesti rajatusta aiheesta tähän. Käytännössä sinulla on otsikko ja kolme ensimmäistä riviä aikaa tehdä vaikutus saadaksesi lukija mukaan. Kilpailu silmäpareista ja lukijoiden ajasta on ankaraa.

Otsikko ja tekstin aloitus ovat tärkeitä, koska niissä annetaan sekä lunastetaan lupaus sisällöstä. Hyvän otsikon tekevät aktiivisuus, sisällön osuva tiivistys ja aiheeseen sopivat asiasanat. Aktiivisuus syntyy verbejä käyttämällä. Läheisemmän otsikosta ja tekstistä saa, kun niissä joku tekee jotain. Myönnä pois – kiinnostuit otsikon lukiessasi, kuka tuo Tuomas on ja millaisella kokemuksella hän näitä neuvoja jakelee.

Syvennä, laajenna ja taustoita seuraavissa kappaleissa

Kun olet saanut lukijan lämmitettyä ensimmäisten kappaleiden aikana, hän on melko todennäköisesti kiinnostunut lukemaan tekstin loppuun. Vastaa odotuksiin tarjoamalla lisää tietoa asiasta, josta kerroit ensimmäisessä kappaleessa. Voit hyvin käyttää aiheen avaamiseen ja syventämiseen kolme neljä seuraavaa kappaletta.

Tässä esimerkissä käytän vain yhtä monista asiatekstin jäsentelymalleista. Tärkeysjärjestysmalli korostaa tärkeintä tai keskeisintä asiaa ja se kuvataan usein kärjellään seisovana pyramidina. Painavin asia on ylinnä, ja paino kevenee loppua kohden. Valitsin tärkeysjärjestysmallin siksi, että olen havainnut sen helpoimmaksi ja tehokkaimmaksi yleistajuisen tekstin malliksi. Malli toimii niin uutisissa, mediatiedotteissa, blogeissa, erilaisissa asiantuntija-artikkeleissa kuin sosiaalisen median päivityksissäkin. Muita asiatekstin jäsentelymalleja ovat muun muassa aikajärjestysmalli, syy-seurausjäsennysmalli, ongelmanratkaisujärjestysmalli ja vastakohtajärjestysmalli.

Huolimatta tekstin jäsentelymallista on sen vaikuttavuuden kannalta ensisijaisen tärkeää, että kokonaisuus on johdonmukainen. Onnistunut artikkeli jättää lukijalle olon, että lukemiseen käytetty aika on ollut arvokasta. Olipa tekstin tarkoitus sitten lisätä tietoa, haastaa ajattelemaan tai viihdyttää. Jos kirjoittajasta alkaa tuntua, että tekstistä tulee monimutkainen, se todennäköisesti on sitä. Aiheen rajaaminen kannattaa. Iso kokonaisuus kannattaa pilkkoa esimerkiksi useammaksi erilliseksi blogikirjoitukseksi.

Kirjoittaminen on myös tekniikkaa – tekstiäsi lukevat ihmisten lisäksi hakukoneet

Suurimman osan teksteistämme julkaisemme nykyään verkossa, jossa annamme erilaisten hakukoneiden ja tekoälysovellusten etsiä tietoa sekä tarjota hakuamme vastaavia tuloksia. Hakutuloksissa menestyminen auttaa kiinnostuneita löytämään sisältösi, mikä taas palvelee tavoitteitasi. Iso merkitys on vielä silläkin, miten korkealle sisältösi sijoittuu hakutilastoissa. Advanced Web Ranking -sivuston (https://www.advancedwebranking.com/ctrstudy/) keräämä data osoittaa, että esimerkiksi Googlen listauksessa ensimmäiseksi sijoittunut saa huomattavasti enemmän klikkauksia kuin toiseksi sijoittunut. Klikkausten määrä laskee kuin lehmän häntä, mitä alemmas hakutuloksissa mennään.

Miten sitten kirjoittaa onnistuneesti sekä ihmiselle että hakukoneelle? Hyvä asiateksti noudattaa tiettyjä perussääntöjä, jotka hivelevät niin ihmis- kuin konelukijankin hermostoa. Ota seuraava muistilista avuksesi kirjoittaessasi:

• Houkuttele lukemaan kuvaavilla otsikoilla ja väliotsikoilla, jotka ovat aktiivisia ja sisältävät sopivan asiasanan
• Käytä selkeää mutta rikasta kieltä. Vältä toistoa ja vaikeita lauserakenteita. Avuksi voi ottaa vaikka naapurin tai Pihtiputaan mummon ja kysyä, mitä hän ajattelee kirjoituksestasi.
• Suosi lyhyitä lauseita, lyhyitä kappaleita ja jaottele artikkeli sopivin väliotsikoin
• Tehosta artikkelia esimerkiksi listoilla, sitaateilla, linkeillä ja kuva-aineistolla, mutta harkiten että kokonaisuus pysyy ehjänä

Konelukijaa hellii myös hyvin kirjoitettu metatieto. Konepellin alla säädettävät artikkelin tai verkkosivun metaotsikko ja –kuvaus on syytä kirjoittaa tiiviisti, myyvästi ja todenmukaisesti, sillä nämä kaksi näkyvät hakukoneissa tietoa etsiville. Metaotsikko ja -kuvaus kertovat lisäksi myös itse hakukoneelle sen, mitä aihetta verkkosivusto käsittelee.

Luo kiinnostavuus pettämättä lukijaa

Tässä kohtaa lukijalla on jo vahva käsitys siitä, oliko juttu ”wörtti” eli käytetyn ajan arvoinen. Itse kirjoittajana tarkistan aina viimeisen kappaleen kohdalla, olenko tarjonnut sen mitä alussa lupasin. Tein valinnan houkutella tekstin pariin nimeäni käyttämällä, mutta samalla tiesin, että itseni tuominen esille ei ole tässä tärkeintä. Siksi se on täällä lopussa.

Olen työskennellyt kirjoittajana eri työtehtävissä pian 25 vuotta niin toimittajana, viestinnän asiantuntijana kuin yrittäjänä. Tuhansia erilaisia tekstejä tehneenä olen kehittänyt asiatyyliseen kirjoittamiseen hyvän rutiinin. Mutta samalla jokaisessa tyhjässä paperissa kiehtoo kehittymisen ja onnistumisen sekä mokaamisen mahdollisuus. Uusi alku, uudet sanat, uusi yleisö. Harjoitellaan yhdessä!

Tuomas Rauhala
viestinnän asiantuntija
SeAMK

Tuomas Rauhala on pitkään toimittajana sekä yritysviestinnässä työskennellyt viestinnän asiantuntija, jolle läheisimpiä aloja ovat koulutus, asuminen, politiikka sekä liikunta ja urheilu.