Sahan toiminta näkyväksi prosessikuvauksien avulla
Prosessi on joukko toimintoja tai työvaiheita, jotka suoritetaan tietyn lopputuloksen saavuttamiseksi. Prosessien avulla yritys tuottaa laadukkaan, vaatimustenmukaisen lopputuotteen tai -palvelun asiakkaalleen. Prosessien määrä vaihtelee yrityksittäin. Yksittäisellä yrityksellä voi olla useita, jopa kymmeniä eri prosesseja.
Prosessien tehokas hallinta ja kehittäminen ovat tärkeässä roolissa liiketoiminnan onnistumisessa. Jotta prosesseja pystytään kehittämään, on yrityksen ensin tunnistettava ja kuvattava nykyiset prosessinsa. Kun prosessien nykytilanne on selvillä, on mahdollista etsiä prosessien heikkoja kohtia, kuten pullonkauloja tai tarpeettomia työvaiheita. Prosessien kehittämisen yhtenä tavoitteena on poistaa prosesseista kaikki turha, asiakkaalle arvoa tuottamaton toiminta ja parantaa toiminnan sujuvaa virtausta.
Prosessikuvaukset määrittävät yritykseen yhtenäiset toimintatavat. Kun yrityksen koko henkilöstö tuntee ja noudattaa prosessikuvauksessa määritettyjä toimintatapoja, yrityksen toiminta on standardoitua ja johdonmukaista. Prosessikuvauksien avulla eri prosessien rajapinnat tulevat selkeiksi ja eri tehtävissä toimivat henkilöt tulevat tietoisiksi toimintansa vaikutuksista muiden prosessien onnistumiseen. Tämä parantaa muun muassa yrityksen sisäistä kommunikaatiota ja edistää yhteistyötä. Prosessikuvaukset tukevat myös uusien työntekijöiden perehdytystä.
Isojoen Saha Oy on perustettu vuonna 1949 ja se työllistää n. 60 henkilöä. Sahan toiminta koostuu useista prosesseista, joiden avulla leimikoilta kaadettavista puista valmistetaan asiakkaille heidän vaatimuksensa täyttävät tuotteet. Yritys käyttää raaka-aineena noin 320 000 m3/vuosi tukkia ja kuitutukkia. Jotta tällaista puutavaramäärää pystytään tehokkaasti hallitsemaan metsästä valmiiksi tuotteiksi, prosessien on oltava toimivia.
Yrityksessä oli noussut tarve kuvata yrityksen nykyiset prosessit. Yritys lähti tunnistamaan ja kuvaamaan prosessejaan Seinäjoen ammattikorkeakoulun toteuttaman ESR-rahoitteisen Laadulla kilpailukykyisempiä tuotteita ja palveluita PK- ja mikroyrityksissä -hankkeen tukemana. Hanke opasti yrityksen henkilöstöä prosessien tunnistamiseen ja kuvaamiseen ja kartoitti samalla valitun prosessikuvaustavan käytettävyyttä. Prosessikuvaukset laadittiin osastoittain ja osastojen henkilöstö osallistui aktiivisesti kuvauksien laatimiseen. Osastojen vetäjillä oli kuvauksissa merkittävä rooli, ja he myös toimivat prosessien omistajina. Yrityksen johto varmisti kuvauksien resursoinnin ja huolehti, että kaikki prosessit tunnistettiin ja kuvattiin.
Prosessikuvauksien laatimisessa käytettiin visuaalista kuvausmenetelmää, jossa prosessin eri vaiheet kirjattiin post-it-lapuille ja järjestettiin ne seinälle prosessin kulun mukaisesti oikeiden vastuuroolien kohdalle. Tätä menetelmää kutsutaan uimaratakaavioksi. Seinälle kuvattu prosessi dokumentoitiin sähköiseen muotoon uimaratakaavion mukaisesti ja prosessivaiheeseen kirjattiin tarvittaessa tarkenteita, kuten esimerkiksi viittauksia käytettäviin dokumenttipohjiin.
Yrityksen talouspäällikkönä toimiva Heli Juhala osallistui aktiivisesti prosessien kuvaamiseen yrityksen johdon edustajana. Juhala kertoo olevansa tyytyväinen, että nykyiset prosessit saatiin kuvattua selkeään muotoon lyhyessä ajassa. Hänen mukaansa henkilökunta osallistui aktiivisesti kuvauksen tekemiseen, mikä edesauttoi prosessin kuvaamista. Prosessikuvauksien avulla saatiin tunnistettua rajapintoja ja oman osaston toiminnan vaikutuksia muiden osastojen ja yrityksen toimintaan. Juhala kertoo, että prosessikuvauksia hyödynnetään perehdyttämiseen ja niiden avulla saadaan tuotannon työohjeet linkitettyä tuotantoprosessiin.
Vientisihteeri Paula Saari osallistui tuotannon ja lähetyksen prosessien kuvaamiseen. Hänen mukaansa prosessikuvauksien tekeminen haastaa ajattelemaan omaa tekemistä ja oman työn tavoitteita sekä auttaa jäsentämään työnkuvaa. Samalla oppii hahmottamaan muiden osastojen työnkuvaa ja niiden keskinäisiä rajapintoja. Saaren mukaan erityisesti tiedon siirrossa on tärkeää ymmärtää, kuka tietoa tarvitsee. Mikä vaikuttaa mihinkin ja kenelle mitäkin tietoa tulee jakaa. Saaren mukaan oli kiva seurata prosessikuvauksien etenemistä, kun mukana oli ulkopuolinen sparraaja. Sekä Juhala että Saari ovat tyytyväisiä, että prosessit on kuvattu ja sitä myötä sahan eri toiminnot ja prosessit ovat tulleet näkyväksi.
Terhi Ojaniemi
projektipäällikkö, aluekehittäjä
SeAMK
Margit Närvä
yliopettaja
SeAMK
Kirjoittajista Ojaniemi työskentelee projektipäällikkönä ja Närvä asiantuntijana Laadulla kilpailukykyisempiä tuotteita ja palveluita PK- ja mikroyrityksissä -hankkeessa.
