SeAMK Podcast: Innovaatiot yritysten hyödyksi - johtopäätöksiä tki-arvioinnin tuloksista
[Haastattelija]
Pienten ja keskisuurten yritysten kyky kilpailla ja innovoida on merkittävä alueellisen talouskasvun moottori. Yritysten tukeminen erilaisilla resursseilla, tiedolla ja uusimman tutkimustiedon hyödyntämismahdollisuuksilla voi kiihdyttää kehitystä ja edistää taloudellista menestystä. Innovaatiosilta-hankkeessa yhdistetään pk-yritysten tietotaito ammattikorkeakoulujen tutkimus- ja kehittämistietoon ja tämä podcast on yksi osa tätä tehtävää.
Podcastissa vieraina ovat tänään TKI-asiantuntijat Salla Kettunen ja Aila Hemminki. Tervetuloa.
Kerrotko Salla tähän alkuun, mitä arvioinnilla haluttiin selvittää?
[Salla]
Tämä tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan arviointi toteutettiin kolmessa maakunnassa. Etelä-Pohjanmaalla, Satakunnassa ja Keski-Pohjanmaalla. Ja jokaisessa haastateltiin 20 yrityksen edustajia.
Haastattelut toteutettiin tällaisen valmiin työkalun avulla. Haastattelurunko oli olemassa ja siinä reilun tunnin aikana käytiin lävitse teknologiaan, osaamiseen, verkostoihin, innovaatiovisioon, prosesseihin sekä asiakkaisiin ja markkinoihin liittyviä väitteitä. Haastateltavat sai perustella, miksi heidän valitsemansa väite sopii heille kaikista parhaiten.
Näin me haluttiin saada selville, että onko yrityksillä tarve kehittää osaamista, erityisesti joillakin osa-alueilla. Samalla tietysti kiinnosti, että onko maakunnissa tai toimialoilla jotakin eroja. Kiitos.
[Haastattelija]
Siinähän tulikin paljon asiaa ja tietoa. Jotta pysyn kärryillä, voitko vielä kiteyttää lyhyesti tuon, mitä juuri sanoit?
[Salla]
Voidaan todeta, että nämä selvityksen tulokset auttavat meitä laatimaan koulutuksia ja valmennuksia, jotka vastaavat paremmin yritysten tarpeisiin. Haastatteluun osallistuneet yritykset saivat omien vastaustensa tuloksena arvion siitä, mikä läpikäydyistä osa-alueista oli heillä jo hallussa ja mihin kannattaisi panostaa.
[Haastattelija]
Näihin tuloksiin liittyen, jos mennään vielä vähän syvemmälle. Aila, voisitko kertoa kolme asiaa, mitkä ovat mielestäsi tutkimuksen tuloksista huomionarvoisia?
[Aila]
Onneksi sanoit, että kolme, niin pystyn valitsemaan ne, mitkä ensimmäisenä tuli esille ja ovat ehkä kirkkaimpia. Tärkeimpänä huomiona pidän sitä, että nämä tulokset olivat jokseenkin samanlaisia riippumatta yrityksen toimialueesta, toimialasta tai niiden koosta henkilöstömäärällä mitattuna. Toiseksi voisi ottaa sen, että 60 yrityksen otannassa, mikä tässä tehtiin, niin kaikissa ollaan kiinnostuneita ja seurataan teknologiaa.
Ne pyrkivät pysymään siinä mukana ja niillä jokaisella on teknologiaa olemassa. Kolmanneksi voisi tulla, että suunnitelmallisuus, ennakointi, dokumentointi, mittarointi, analysointi, budjetointi ja prosessit. Kaikenlainen systemaattisuus lähes puuttui kauttaaltaan.
Mielestäni tämä liittyy johtamiseen ja johtamistaitojen puutteeseen.
[Haastattelija]
Tuosta nyt kuultiinkin näistä teidän vastauksista, että selvityksen teemat ovat olleet hyvinkin moninaisia. Voisin nostaa tuosta tarkemmin tarkastelun kohteeksi muutamia. Jos keskitytään kehittämiseen, innovaatiovisioon sekä prosessien merkitykseen, niin mistä kaikki yrityksen oman innovaatiovision löytämisessä lähtee?
Voitko Aila vielä avata vähän tätä näkökulmaa?
[Aila]
Innovaatiovisiona voi olla sellainen esimerkiksi, että haluttaisiin uudistaa tehostamalla tai monipuolistamalla nykyistä palvelua ja luoda siten kilpailuetua. Aluksi tulisi kartoittaa, mitä nyt tehdään, kuka sitä tekee, mitä osataan nyt, mitä voitaisiin tehdä, jos vain osattaisiin. Sitten voitaisiin avata kanava kehitystarpeille ja niille valmiille ideoille.
Niistä voisi jalostaa kokoontumalla juttelemaan, joko virallisesti tai epävirallisesti pizzan äärellä, tai järjestämällä erilaisia työpajoja. Tärkeää on, että mahdollisimman erilaiset tyypit keskustelevat ja touhuavat keskenään. Silloin syntyy uutta.
Kun on löydetty aiheet ja tarpeet, suunnitellaan jatkuvalle kehittämiselle toimivaksi koettu prosessi, jota lähdetään sitten toteuttamaan jatkuvasti ja systemaattisesti. Kokoontumiset, tiedon jakaminen ja ajatusten vaihtamiset ovat siis keskiössä.
[Haastattelija]
Tuossa arvioinnissa tuli ilmi, että osaamisen tunnistamisen ja innovointikulttuurin lisäksi innovointi on yleensä läheisesti sidoksissa myös prosesseihin. Tästä voisinkin kysyä, että mihin asioihin prosesseissa yritysten tulisi kiinnittää huomiota Aila?
[Aila]
Kaiken pohjana on sellainen asenne, että prosessit ovat niitä, jotka helpottavat elämää, eivätkä suinkaan vaikeuta tai hidasta. Kun sen asenteen on omaksunut, on tosi paljon helpompi päästä heti matkaan. Innovoinnin yhteydessä prosessi siis tarkoittaa sitä, että jokainen ehdotus otetaan vastaan samaa polkua pitkin ja sen käsittely tehdään aina ja samalla tavalla.
Prosessi siis takaa, että pieni ja suuri ja keneltä tahansa tullut idea etenee tasa-arvoisesti ja varmasti eteenpäin. Näin jokaiselta tulevat kaikenlaiset ideat pääsee etenemään ja joukosta voi löytyä niitä oikeita timantteja, joita voi sitten alkaa hioa. Selvityksessämme sanottiin yleisesti, että asioita tehdään miten, milloinkin ja ideoiden eteneminen saattoi riippua ihan siitä, kenelle se ehdotus oli esitetty.
[Haastattelija]
Vielä ehkä haluan tätä pemmastaa vähän syvemmälle. Eli prosessien merkitykseen liittyy läheisesti myös myyntikuntoisuus. Ja tästä haluaisinkin kysyä, että miksi myyntikuntoisuus on tärkeä niin prosessien kuin innovaatiotoiminnankin näkökulmasta.
[Aila]
Mieluummin kaikkiin yrityksen toimintoihin olisi hyvä kirjoittaa ja ottaa käyttöön prosessikuvaus eikä pelkästään innovointiin. Näin kaikilla erilaisilla asioilla on mahdollisuus toimia silloinkin, kun joku tietty henkilö ei ole työssä, työntekijä vaihtuu tai kun yritys myydään seuraavalle yrittäjälle. Kun ostaja ehdokas tutustuu yritykseen, niin jo silloin hän pystyy muodostamaan käsityksen yrityksen toiminnoista ja sen voimavaroista.
Kun on olemassa ne dokumentoidut prosessit, niin sieltä ne on helppo tarkistaa. Vain silloin voi olla mahdollista jatkaa samalla tavalla ja hyötyä lentävästä lähdöstä, kuten yritysostossa kuuluu tapahtua. Myös yrityksen toiminnan heikkoudet voi todeta lukemalla niitä prosessikuvauksia.
Sieltä voi huomata kehityskohdat ja kehittää toimintaa uuden ostajan oman osaamisen avulla.
[Haastattelija]
Eli voidaan varmaan todeta, että prosessit eivät saisi olla vain päässä, vaan ne tulisi olla myös ihan ylöskirjoitettuina.
[Aila]
Kyllä. Näin sitä tietoa voidaan jakaa ja normaalia toimintaa jatkaa silloinkin, kun joku sairastuu tai on ansaitulla lomallaan tai tosiaan se yritys on myyty uusille tekijöille.
[Haastattelija]
Yksi tärkeä näkökulma, mikä tuosta selvityksestä myös nousi esiin, on budjetointi ja aika laajassa merkityksessä. Voitko Aila kertoa vielä tähän liittyen, että miksi budjetointi on tärkeä yrityksen kasvun ja kehittämisen näkökulmista?
[Aila]
Tämä on minun lempiaiheeni. Jos ei ole budjettia, niin ei voi tietää, milloin joku on liian kallista tai sitten turhan kevyesti suunniteltu, vaikka taloudellisia resursseja olisikin. Ilman budjettia ei myöskään välttämättä huomata sitä, jos jokin osa-alue ei tuotakaan odotettua tulovirtaa tai oikeassa aikataulussa. Budjetointihan siis tarkoittaa sitä, että ennakkoon suunnitellaan ja dokumentoidaan, paljonko rahaa tulee sisään luultavasti ja paljonko rahaa voi sitten käyttää mihinkin tarkoitukseen.
Budjetointihan tehdään aina edellisten vuosien talouslukujen pohjalta ja näin ollen sitä tietenkin pitää tarkistaa sitten kesken meneillä olevaa kautta. Välillä pitää tarkistaa, onko tulovirta sellainen kuin ennustettiin ja voiko siis rahaa käyttää kuten suunniteltiin. Budjetointi eli etukäteen suunnittelu auttaa varmistamaan, että talous pysyy tasapainossa, ettei vahingossa investoida tai kuluteta rahaa johonkin yhteen osa-alueeseen suhteettoman paljon, kun taas jollekin toiselle tärkeälle asialle ei jäiskään varoja käytettäväksi ollenkaan.
Budjetointi siis helpottaa luonnollisesti ulkopuolisen rahoituksen tarpeen suunnittelua, ettei tarvitse päätyä äkkiratkaisuihin, koska ne ei yleensä ole niitä edullisimpia. Selvityksessä me vastattiin usein näin, että kyllä meillä on rahaa, sitä löytyy tärkeisiin hankkeisiin tai kyllä me teemme laskelmia, mutta nämä ei jatkuvana toimintatapana ole ihan niitä kestävimpiä ratkaisuja. Tämä olisi paljon hyödyllisempää, kun kaikki organisaatiossa tietäisivät, paljonko rahaa on käytettävissä mihinkin, niin jokainen tietäisi, mitä on mahdollista toteuttaa ja mihin täytyy vielä vaurastua tai kerätä rahaa muutama vuosi.
Vastausten mukaiset laskelmathan tehdään vasta sitten, kun pöydällä on jo se valmis ehdotus ja olisihan helpompaa, kun sitä voisi verrata budjettiin. Selvityksessämme budjetoinnin ja tiedon jakamisen puute tuli esiin myös koulutuskysymyksissä. Tämähän on yksi innovoinnin alue ja kehittämisen osa-alue tämä henkilöstön kouluttautuminen.
Olisi hyvä, kun henkilöt tietäisivät, minkä arvoisiin ja kuinka paljon aikaa vieviin koulutuksiin on mahdollista ylipäätään suunnitella lähteä mukaan itseään ja organisaatiota kehittämään.
[Haastattelija]
Eli tässä nyt kuulostellen voi todeta, että budjetoinnissakin korostuu tuo tiedon jakamisen tärkeys ja oikeastaan tästä päästäänkin omaan lempiaiheeseen eli viestinnän merkitykseen. Mihin kaikkeen viestintä yrityksen prosesseissa liittyy ja mihin asioihin kommunikaation kehittämisessä kannattaa kiinnittää huomiota?
[Salla]
Nyt on sen verran laaja kysymys, että keskitytään noihin havaintoihin, mitä nyt saatiin tuolta haastatteluista, mutta tämä on tosi tärkeä asia. Viestintä vaatii ihan jatkuvaa huomiota. Ja haastatteluja tehtäessä sellainen mielenkiintoinen huomio, joka tuli monta kertaa esiin, oli, että nämä yritysedustajat huomasivat ymmärtävänsä jonkun asian eri tavoin.
Tai saattoi käydä niin, että joku dokumentti tai vastaava oli sellainen, että toinen ei tiennytkään sen olemassaolosta. Näissä kohdissa on tosi iso merkitys sillä, että vastataanko tyyliin, että on hyvä, kun tämä asia tuli esiin, että nyt saadaan tietoa eteenpäin. Vai jotain tyyliin, että olisihan sinun pitänyt tuo tietää.
Koska just viestinnällisesti tällaiset toisen ihmisen kohtaamiset, pienet hetket, ovat tosi tärkeitä ja luovat sitä ilmapiiriä, että onko se sellainen salliva vai muuttuuko se sitten sellaiseksi syyttäväksi tai torjuvaksi. Vaan siinä sallivassa ja hyväksyvässä ilmapiirissä ne innovaatiot lähtevät syntymään. Toisena sitten isompi kokonaisuus oli, että kun näitä kehitysideoita, ituja, tulee esimerkiksi sieltä asiakasrajapinnasta, niin onko jokaisella yrityksessä tiedossa, että mitä minä teen sille idealle, jonka joku asiakas tai jostain palautteesta sain tietää.
Mikä on se prosessi? Mitä tehdään? Mitä kautta se viedään eteenpäin?
Eli tullaan sitten oikeastaan sellaisiin viestintäkanava-asioihin, että onko jotain totuttuja kanavia, mitä kautta saadaan asioita eteenpäin. Se voi olla ilmoitustaulu, se voi olla joku viestiryhmä, WhatsApp tai jotain vastaavaa, tai se voi olla sitten hienompaa Teamsia, jotain sovellusta tietokoneessa. Sillä ei ole niinkään väliä, mutta sillä, että kaikki käyttäisivät sitä, niin se on se avainasia.
Sitten pitää jossain vaiheessa miettiä sitäkin, että tarvitaanko jotain uusia viestintäväyliä? Onko jotkut jääneet vanhaksi? Onko meillä jotain päällekkäisyyksiä?
Nämä ovat aika arkisia asioita, mutta nämä vaikuttavat paljon.
[Haastattelija]
Näistä uudenlaisista kanavista ja teknologioista voisikin sitten vielä vähän jatkaa. Miten yritykset voivat teknologian avulla tukea kehittymistä?
[Salla]
Teknologialla on hyvinkin erilaisia merkityksiä, myös riippuen siitä, että minkälaisella alalla nämä yritykset työskentelevät. Ihan yleispätevää vastausta ei pysty antamaan. On aloja, joilla tietoturva ja asiakasturvallisuus esimerkiksi ovat niitä aivan ykkösasioita, jolloin ehkä ne uusimpien sovellusten kokeilut ei tule kysymykseen.
Toisena voi olla, että ollaan alihankkijana jollekin suurelle yritykselle tai joku asiakas on tosi suuri ja käyttää tiettyä järjestelmää, edellyttää sen järjestelmän käyttöä myös alihankkijoiltaan, jolloin se tulee oikeastaan saneltuna. Se, minkä huomasin myös näissä haastatteluissa, oli, että oman toiminnan kehyksen sallimisrajoissa kyllä sitä teknologiaa kannattaa hyödyntää. Valtaosa haastateltavista oli kiinnostuneita vähintäänkin seuraamaan oman alansa teknologista kehitystä.
Omaa toimintaa halutaan pitää kilpailukykyisenä, ja teknologia on siinä kiistatta yksi hyvin olennainen tekijä. Toinen näkökulma on työntekijä ja työn mielekkyys ja sujuvuus. Onko mahdollista vaikka karsia, jos on jotain päällekkäisyyksiä?
Joudutko se syöttää samoja tietoja useisiin eri paikkoihin? Pysytäänkö sopivasti alan teknologian kehityksen mukana sillä tavalla, että se oma ammattitaito on kohillaan ja kilpailukykyinen, mutta ei vaadita mitään älyttömän mahottomia ponnistuksia kuitenkaan koko ajan arjessa? Sitten tuli vielä kolmantena näkökulmana asiakkaan näkökulma.
Minkälainen se yrityksen käyttämä teknologia on asiakkaan näkökulmasta? Onko sillä merkitystä? Esimerkiksi jos asiakas tekee suoraan tilauksia, onko se tilausohjelma semmoinen, että se palvelee asiakasta helppoudellaan, kätevyydellään?
Pystyykö siellä seurata, mitä tapahtuu? Jos yrityksen toiminnassa on sellaisia juttuja, mitkä tarvitsee ohjeistaa. Toimiiko ohjeiden antaminen asiakkaalle edelleen paperilla?
Pitäisikö ne olla tiedostoina? Tarvitseeko ne olla jo videoina tai vielä jotain muuta? Asiakkaan tarve pitää huomioida.
Monet yritykset seuraavat, mitä isot markkinajohtajat tekevät, minkälaista teknologiaa siellä käytetään. Nyt käytetyt kalliit teknologiat, jotka ovat vain isoilla käytössä, saattavat olla täysin saatavilla muutaman vuoden sisällä näille pienemmillekin yrityksille. Sitten ehkä sellaisena huomiona voisi vielä sanoa, että voi myös miettiä ja laskea, että tarvitseeko niitä laitteita hankkia itselle vai voisiko saada jotain ostopalveluna.
Jos ei tarvitse tehdä mitään isoja laiteinvestointeja, niin silloin voisi olla matalampi kynnys kokeillakin ehkä niitä uusia juttuja ja jos ei toimi, niin sitten voi vaihtaa helpommin johonkin muuhun.
[Haastattelija]
Tuolla aikaisemmin me jo puhuttiin myös prosesseista ja tähän liittyen mietinkin, että miten teknologian avulla voidaan parantaa erityisesti prosessin hallintaa. Olisiko sinulla muutama esimerkki tähän Aila?
[Aila]
Esimerkiksi erilaisten ohjausjärjestelmien avulla on mahdollista päätellä nopeastikin, että miten se yrityksen eri toiminnot tuottaa tuloa tai menoa eri aikoihin tai paljonko ne sitoo tila- tai henkilöstöresursseja eri aikoihin. Järjestelmästä voi siis jokainen, jolla on käyttöoikeus, nähdä reaaliaikaisesti, miten asia kehittyy. Myyjät näkee, mitäkin on varastossa, että osaavat luvata oikeita toimitusaikoja.
Näin vältytään yllätyksiltä tai ainakin kovasti pyritään hallittuun tekemiseen ja talouteen. Ajanvarausjärjestelmä tai sähköinen kalenteri on yksinkertaisinta teknologiaa, mitä yrityksissä voidaan käyttää. Ne mahdollistavat vakaan häiriöttömän toiminnan, kunhan ne on nähtävänä kaikille niille, jotka sitä tietoa tarvitsevat.
Silloin kun eri teknologiat vielä keskustelevat keskenään, saadaan huomattavia kehitysmahdollisuuksia työn rytmittämisessä eli prosessien etenemisessä.
[Haastattelija]
Voidaan todeta, että teknologia on monellakin tavalla helpottava tuki tai apuväline. Silti toisaalta varmasti voidaan myös todeta, että kuten kaikessa kehittämisessä, myös innovaatioiden kehittäminen kohtaa yrityksissä erilaisia esteitä ja haasteita. Miten esteet ja haasteet voitaisiin voittaa, Salla?
[Salla]
Haastattelujen perusteella yksi tosi tärkeä asia on hyväksyä, että kehittämistoiminnassa ei voi aina onnistua. Sellainen ajattelumalli, että virheet sallitaan ja niistä opitaan, on tosi tärkeä. Se oli monessa yrityksessä mainittuna.
Sitten oikeastaan tuo innovaatio jo sanana voi olla vähän sellainen pelottava, että tosi hieno sana, mutta arkisimmillaan se on kuitenkin jatkuvaa parantamista. Mietitään, että miten me voitaisiin tehdä asioita tavalla, joka helpottaa meitä ja helpottaa asiakasta. Siitä siinä on perimmiltään kyse.
Sitten kannattaa muistaa myös vähän näitä verkostoja. Ihan kaikkea ei tarvitse osata itse. Joskus oman verkoston yrityksistä löytyy niitä, joiden kanssa on hyvä lähteä kehittämään jotain asiaa eteenpäin.
Sen lisäksi kaikissa maakunnissa löytyy paljon organisaatioita, jotka voivat auttaa tässä. On meitä ammattikorkeakouluja, on kehittämisyhtiöitä kunnilla ja sitten on ELY:llä yrityspalveluita, mitkä kannattaa myös muistaa. Ehkä tuolta rivien välistä, kun tulkitsee haastateltavia, niin sanottaisi, että jos on joku idea tai tarve, jota sinä ajattelet, että tähän minä tarvitsen jotain apua, niin rohkeasti vaan kysymään.
Se avun kysyminen ei tarkoita vielä sitä, että heti ensimmäisenä on julkistettava se suuri oma innovaatio, ajatus ja voittajaidea kaikkien käyttöön.
[Haastattelija]
Ihan loistavaa, kiitos Salla. Tuossa tuli erinomaisia ja konkreettisia vinkkejä. Nyt voisin vielä tähän lopuksi kuulla lyhyesti ajatuksenne siitä, että mihin asioihin innovaatioiden kehittämisessä erityisesti kannattaisi kiinnittää huomiota.
Kerrotko vaikka sinä Salla ensin ajatuksesi ja sitten Aila.
[Salla]
Minä sanoisin, että annetaan tilaa niille lennokkaillekin ideoille. Järjestetään myös sellaisia väyliä, että saadaan niitä ideoita haaviin kuvattua kirjalliseksi, ettei ne unohdu. Ja vielä ehkä seurattaisi, että onko ne edennyt vai mitä niille on tapahtunut.
Kukaan ei jaksa ideoida loputtoman kauan, jos ne vain menee jonnekin unhoillaan ne ideat. Se osoittaa ideoinnin arvostusta, kun kerrotaan mitä niille on tapahtunut. Kyllä me tarvitaan innostusta, uteliaisuutta, rohkeutta kokeilla uusia tapoja tehdä ja jatkuvaa eri osa-alueiden kehittämistä ja etenkin keskeneräisyyden sietämistä.
Työyhteisössä voi olla hyvinkin erilaisia persoonia. Jos me pystytään tunnistamaan niiden eri ihmisten vahvuuksia ja saadaan heidät sinne oikeaan paikkaan tekemään sitä asiaa, missä he ovat vahvoja. Sitten me ollaan tosi pitkällä.
[Aila]
Salla kyllä oikeastaan putsasi tuossa pöydän. Jos tuon omaksuu, niin pääsee kyllä pitkälle. Mä koitan kiteyttää vielä tähän.
Kolme sanaa. Ennakointi, toteutus, analysointi. Niistä syntyy jo hyvä prosessi, josta tässä on nyt paljon puhuttu.
Aivan ymmärrettävästi pienissä yrityksissä eletään tiukasti tässä hetkessä ja sitä, mitä nyt just pitää tehdä, eikä niin hirveästi tunnu olevan aikaa miettiä menneitä tai sitten varsinkaan tulevia. Mutta kun tutkii tarpeita ja mahdollisuuksia, suunnittelee reittiä ja resurssien käyttöä, on suurempi mahdollisuus käyttää se arvokas aika tehokkaammin ja itse asiassa säästeliäämmin. Kun asettaa mittareita, niin tapahtumien analysointi onnistuu nopeammin.
Pystyy vertaamaan, mitä piti tapahtua ja mitä nyt tapahtui. Kun analysoi, voi oppia ja asettaa paukut sinne, missä niistä on eniten hyötyä. Nykyään on valtavan paljon erilaisia mahdollisuuksia dokumentoida.
Voi kirjoittaa, puhua, piirtää, kuvata tai videoida. Kaikenlaisen dokumentoinnin avulla kokemusta ja tietoa voi jakaa ja sitenhän se viisaus lisääntyy.
[Haastattelija]
Hyvä, hienoa, kiitos. Nämä ajatukset varmasti kiteytti hyvin koko keskustelun teemat ja tähän on hyvä lopettaa. Kiitokset teille kuuntelijoille sekä haastateltaville mielenkiintoisesta keskustelusta.
Tämä podcast on tehty osana Innovaatiosilta-hanketta, jonka toteutuksesta vastaavat kolme korkeakoulua, Centria, SeAMK ja SAMK. Hanke rahoitetaan työ- ja elinkeinoministeriön toimintaympäristön kehittämisavustuksesta Keski-Suomen ELY-keskuksen kautta.